نقش مثلث استعداد PMI در مدیریت پروژه چیست؟
حضور یک مدیر پروژه حرفه‌ای، می‌تواند بخش زیادی از خطرات شکست پروژه را از بین ببرد و باعث موفقیت پروژه شود. البته که گاهی اوقات، مدیریت پروژه تنها بر عهده یک فرد نیست و یک مجموعه کامل، وظیفه مدیریت را بر عهده دارند. در هر صورت، همیشه این سوال مهم وجود دارد که مدیر موفق را بر اساس چه مهارت‌هایی می‌توانیم بسنجیم؟ در جواب این سوال، باید بگوییم که مثلث استعداد PMI روش کارآمد و منطقی برای سنجیدن مدیریت یک پروژه است. حالا اگر دقیقا نمی‌دانید PMI چیست، چه اهمیتی دارد و نقش آن در مدیریت پروژه چیست، همراه ما بمانید که در ادامه این مطلب، همه این موارد را با هم بررسی کنیم.
مثلث استعداد PMI چیست؟
احتمالا اغلب ما در جواب سوال «مدیر خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟»، انواع جواب‌های کوتاه و بلند را ارائه خواهیم داد. با وجود همه تنوع‌ها، همه پاسخ‌ها در یک بخش اشتراک خواهند داشت: مدیر خوب کسی است که «پروژه» را با موفقیت به اتمام برساند.
پروژه‌ها می‌توانند شامل هر نوع فعالیتی باشند و در مطلب «پروژه چیست»، این موضوع را به‌دقت بررسی کردیم. برای موفق‌شدن پروژه‌ها، نیازمندی‌های مختلفی وجود دارند که یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین آن‌ها، یک مدیریت قوی، حرفه‌ای و توانا است. حالا این مدیریت کارآمد باید چطور تعیین و انتخاب شود؟ بر اساس همه تعریف‌ها، تحقیقات و نظرسنجی‌های مختلف، ایده اولیه مثلث استعداد PMI به‌وجود آمد.
مثلث استعداد PMI شامل سه بخش مهارت و توانایی است که مدیران با داشتن آن‌ها، احتمال موفقیت‌شان به شکل قابل توجهی بیشتر می‌شود. به عبارت دیگر می‌توانیم بگوییم که افرادی می‌توانند در مدیریت پروژه موفق شوند، که هر سه مهارت موجود در اصول سهگانه PMI را داشته باشند که این سه بخش مهم، شامل این موارد هستند:
- تواناییهای فنی و تکنیکال
- تواناییهای رهبری
- تواناییهای استراتژیک و مهارتهای کسبوکار
نکته مهم و اصلی در مثلث استعداد PMI این است که تنها با داشتن ترکیبی متوازن و متعادل از این سه مهارت در کنار هم، مدیران می‌توانند به موفقیت مورد نظر دست پیدا کنند. حالا و با توجه به این توضیح کوتاه، این سوال مطرح می‌شود که هر کدام از این سه مهارت، دقیقا شامل چه چیزهایی هستند؟ در ادامه، به بررسی اجزای سهگانه مثلث استعداد PMI می‌پردازیم.
سه گانه مهم مثلث استعداد PMI
بخش‌های مختلف مثلث استعداد شامل موارد زیر هستند:
تواناییهای فنی و تکنیکال مدیر پروژه
بدون شک مدیر پروژه باید اطلاعات دقیق و کاملی از حوزه کاری خود داشته باشد. تصور کنید که یک مدیر پروژه در حوزه کامپیوتر، اصول اولیه کار خود را نداند. تفاوت بخش‌های مختلف برنامه‌نویسی، طراحی رابط‌کاری، برنامه‌نویسی فرات‌اند و بک‌اند یا عبارت‌های رایج این حوزه مثل سرور، کلاینت، شبکه و… را متوجه نشود.
بدون شک این فرد نمی‌تواند برای تخصیص و اجرای کارهای پروژه و بخش‌های متنوع آن، برنامه‌ریزی کند. مشکلات اعضای تیم را رفع کرده و به هر فرد ماموریت‌ها و فعالیت‌های اختصاصی بدهد. به همین دلیل، هر مدیر پروژه باید اطلاعات دقیق و کامل درباره حوزه کاری خود داشته و بخش‌های تکنیکال و فنی پروژه فعلی را هم به‌خوبی متوجه شود. در برخی حوزه‌ها، در صورت نداشتن سابقه تحصیلی مرتبط، تجربه کاری قابل سنجش، داشته باشد.
علاوه بر این‌ها، هر مدیر پروژه باید دیگر تواناییهای فنی و تکنیکال مثل نحوه مدیریت چرخه حیات پروژه، مدیریت زمان، مدیریت بودجه پروژه، مدیریت ریسک و… را هم بداند. مهارت مهم بعدی این است که باید نحوه استفاده از ابزارها و سیستم PMIS یا همان سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را هم بلد باشد. برای درک بهتر PMIS، می‌توانید نیم‌نگاهی به مطلب «سیستم اطلاعات مدیریت پروژه» بیندازید و با بخش‌های اولیه آن آشنا شوید.
تواناییهای رهبری
همه ما می‌دانیم که به صرف داشتن تحصیلات یا تجربه کاری موفق، افراد نمی‌توانند مدیرهای خوبی هم باشند. دلیل این موضوع، نداشتن تواناییهای رهبری است. البته شاید بپرسید که تواناییهای رهبری چیست و چه اهمیتی دارند؟
توانایی رهبری، شامل همه مهارتهای مختلف مثل راهنمایی افراد، آموزش به آن‌ها، توانایی برقراری ارتباط با اعضای تیم، ترغیب افراد به مشارکت در فعالیت‌های مختلف، مذاکره با مدیران و شرکا یا حتی رقبا، مدیریت اختلافات در محیط کار و تشویق افراد به انجام کارها به‌بهترین شکل است.
یک مدیر پروژه موفق با مهارتهای رهبری، می‌تواند الگوی مثبتی برای اعضای تیم خود باشد. آن‌ها را به‌پذیرش تغییرات و سازگاری با آن‌ها، ترغیب کند. به‌راحتی می‌تواند به اعضای تیم یاد بدهد که مشکلات خود را به شکل قابل قبولی حل کنند. فضای پر فشار و استرس را به یک محیط آرام تبدیل کند و میزان بازدهی افراد را افزایش دهد. همه این موارد، بخشی از تواناییهای رهبری مدیر پروژه هستند و بر طبق مثلث استعداد PMI، مدیر گروه باید این توانایی‌ها را داشته باشد.
تواناییهای استراتژیک و داشتن مهارتهای کسبوکار
با وجود دو بخش پیشین، اگر یک مدیر پروژه تواناییهای فنی داشته باشد، رهبری را هم به‌صورت ذاتی و حتی آکادمیک، بلد باشد، باز هم نمی‌توان گفت که او یک مدیر کامل است. یک مدیر موفق علاوه بر دو اصل پیشین، باید فضای کسبوکار را هم به‌خوبی درک کند.
دلیل این موضوع این است که یک مدیر پروژه باید بتواند تصمیم‌های مهمی بگیرد. ریسک هر تصمیم را بداند. بتواند با سایر افراد حاضر در حوزه کاری خود مذاکره کرده و با تحلیل تغییرات بازار، یک مسیر جدید برای اجرای پروژه ترسیم کند.
بنابراین مدیران باید بتوانند اهداف سازمان را به‌خوبی درک کنند، با استفاده از تواناییهای فنی خود، بخش‌های مختلف پروژه را برنامه‌ریزی نمایند. اعضای تیم را به مسیر اجرای آن اهداف راهنمایی کرده و با تحلیل بازار و بررسی احتمال سود یا ضرر، مسیر جدید را مشخص کنند.
مهارت استفاده از ابزارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه هم بخشی از این نیازمندی است. یکی از ابزارهای کارآمد این حوزه، ابزار مایکروسافت پروژه است. شما هم در صورت نیاز می‌توانید با آموزش Microsoft Project، بخشی از مهارتهای اولیه مدیریت پروژه را فرا بگیرید.
اهمیت مثلث استعداد در مدیریت پروژه
مدیریت پروژه یک فعالیت مستقل و مجزا نیست و شامل بخش‌های مختلفی می‌شود. در مطلب «مدیریت پروژه چیست»، این موضوع را به‌خوبی بررسی کردیم. به همین خاطر و با توجه به بخش‌های متنوع، متفاوت و در عین حال مشترک یک پروژه، مدیریت پروژه باید دارای چندین توانایی و مهارت باشد تا بتواند تمام نیازمندی‌های این کار را به‌صورت هم‌زمان پاسخ دهد.
مثلث استعداد PMI یک طرح کلی از تواناییهای مهم، حیاتی و کلیدی یک مدیر را ترسیم می‌کند. با کمک این اصول سهگانه، سازمان‌ها می‌توانند افراد واجد شرایط را بررسی کرده و با توجه به هر ضلع این مثلث، مهارتهای فرد منتخب خود را تحلیل کنند.
از سوی دیگر، افرادی که قصد دارند در مسیر شغلی خود به جایگاه‌های بالاتر برسند، با کمک مثلث استعداد PMI، درک بهتری نسبت به نیازمندی‌های این جایگاه خواهند داشت. با بررسی اضلاع مختلف این مثلث، افراد می‌توانند نقاط ضعف و قوت خود را متوجه شده و در راستای تقویت نقاط ضعف خود و بهبود نقاط قوت‌شان، برنامه‌ریزی کنند.
مزایای مثلث استعداد چیست؟
مهم‌ترین مزیت‌های مثلث استعداد شامل این موارد هستند:
کاهش احتمال شکست
مهم‌ترین و اصلی‌ترین هدف هر مجموعه و سازمان، کاهش احتمال شکست و در عین حال افزایش احتمال موفقیت در انواع پروژه‌ها است. با حضور مدیرانی که دارای هر سه مهارت اصول سهگانه PMI هستند، احتمال شکست‌خوردن پروژه‌ها به شکل قابل توجهی کم می‌شود. یکی از مهم‌ترین دلایل این موضوع، درک درست این‌گونه مدیران نسبت به تحلیل بازار و توانایی مدیریت خطرات است. در مطلب «مدیریت ریسک»، مهم‌ترین جنبه‌های این کار و نحوه انجام آن را بررسی کرده‌ایم و با مطالعه آن می‌توانید بخشی از نیازمندی‌های اصلی مدیریت ریسک را متوجه شوید.
کمک به انتخاب بهترین افراد
PMI را می‌توان به‌عنوان یک چارچوب در نظر گرفت که سازمان‌ها با کمک آن می‌توانند تواناییهای افراد را بررسی کرده و با هم مقایسه کنند. بدون مثلث استعداد PMI، اغلب سازمان‌ها درک درستی از نیازمندی‌های یک مدیر پروژه نداشتند. به همین خاطر، معمولا افرادی انتخاب می‌شدند که دارای همه مهارتهای ضروری و لازم نبودند. در این حالت، سازمان‌ها افرادی را انتخاب می‌کردند که بهترین تجربه کاری یا آکادمیک را داشته باشند و به دیگر بخش‌ها توجهی نمی‌شد. مهم‌ترین مزیت مثلث استعداد PMI، ترسیم یک چارچوب کلی برای سنجیدن مهارتهای افراد است.
سخن آخر
مثلث استعداد PMI مجموعه‌ای از مهارت‌ها، توانایی‌ها و استعدادها است که یک مدیر خوب و کارآمد، باید همه آن‌ها را در کنار هم داشته باشد. بر طبق مثلث استعداد PMI، یک مدیر باید تواناییهای تکنیکال و فنی داشته، دارای مهارتهای رهبری بوده و هم‌زمان درک درستی از کسبوکار و محیط پر از چالش آن هم داشته باشد. داشتن توازن و ترکیب متعادل از همه این توانایی‌ها و مهارت‌ها، مهم‌ترین اصل در این سهگانه است. حالا شما برای انتخاب مدیر پروژه سازمان خود باید ببینید که متقاضیان فعلی، کدام مهارت‌ها را دارند؟ خود شما برای رسیدن به موقعیت مدیریت پروژه، کدام یک از این مهارت‌ها را ندارید و باید کدام توانایی خود را تقویت کنید؟
دیدگاهتان را بنویسید