تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه

معمولا دو اصطلاح مدیریت پروژه و کنترل پروژه را در کنار هم استفاده می‌کنیم. حتی گاهی کار را ساده‌تر می‌کنیم و از اصطلاح “مدیریت و کنترل پروژه” صحبت می‌کنیم. اما لازم است بدانیم این دو فرایند هرکدام مراحل و ویژگی‌های خاص خودش را دارد. هرچند هر دو فرایند برای موفقیت هر پروژه بزرگ یا کوچکی ضروری است. در این مقاله با تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه آشنا می‌شویم. اما برای این کار لازم است ابتدا به صورت جداگانه هر کدام از این اصطلاحات را تعریف کنیم.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه فرآیندی شامل برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت منابع است. این منابع می‌توانند شامل افراد، پول، تجهیزات و مواد باشند. مدیریت پروژه جهت دستیابی به اهداف خاص در یک بازه زمانی مشخص انجام می‌شود. با خواندن مقاله مدیریت پروژه چیست می‌توانید به طور جامع با آن آشنا شوید. در این‌جا به طور خلاصه مراحل مدیریت پروژه را معرفی می‌کنیم.

آغاز: این مرحله شامل تعریف اهداف و دامنه پروژه است. همچنین شامل شناسایی ذینفعان و تعیین نیازها و انتظارات آن‌ها است.

برنامه‌ریزی و اجرا: در این مرحله یک برنامه پروژه دقیق ایجاد می‌شود. این برنامه فعالیت‌ها، منابع و زمان‌بندی لازم برای دستیابی به اهداف پروژه را شرح می‌دهد. همچنین در این مرحله برای بودجه، اختصاص وظایف به اعضای تیم و شناسایی خطرات بالقوه برنامه‌ریزی می‌کنیم. در ادامه در روند اجرای پروژه، مدیر پروژه بر بهره‌وری اعضای تیم نظارت می‌کند.

نظارت و کنترل: مرحله نظارت و کنترل شامل پیگیری پیشرفت پروژه، مطابق با برنامه‌ریزی انجام شده است. درصورتی‌که تناقض‌هایی با برنامه‌ریزی اولیه پیدا کنیم، لازم است اقداماتی جهت اصلاح روند پروژه اتخاذ کنیم. همچنین این مرحله شامل مدیریت تغییرات در پروژه، بودجه یا زمان است.

خاتمه: مرحله خاتمه شامل تکمیل تمامی فعالیت‌های پروژه، تحویل خروجی‌ها یا تایید گرفتن از ذینفعان است.

کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه فرآیند نظارت و کنترل روند پروژه است. این کار از این جهت انجام می‌شود که مطمئن شویم روند پروژه مطابق با برنامه‌ریزی و بودجه است. کنترل پروژه بخشی از مدیریت پروژه است. این اصلی‌ترین تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه است. در اصل می‌توان گفت کسی که مسئول مرحله چهارم مدیریت پروژه است، کار کنترل پروژه را انجام می‌دهد. مسئول کنترل پروژه وظایف زیر را بر عهده دارد:

نظارت بر پیشرفت: مسئول کنترل پروژه نظارت می‌کند که آیا روند پیشرفت پروژه با طرح اولیه مطابقت دارد یا خیر. در اصل مهم است که روند پیشرفت پروژه از مسیر اصلی خود خارج نشود.

کنترل هزینه‌ها: مدیریت بودجه پروژه و اطمینان از حفظ هزینه‌ها در محدوده برنامه‌ریزی شده وظیفه دیگر مسئول کنترل پروژه است.

مدیریت ریسک: در فرایند کنترل پروژه خطرات بالقوه را شناسایی می‌کنیم. همچنین در صورت لزوم، اقداماتی را در جهت کاهش یا حذف ریسک‌ها انجام می‌دهیم.

مدیریت تغییرات: معمولا در روند اجرا، نمی‌توانیم صد در صد به طرح اولیه پایبند بمانیم. گاهی لازم است تغییراتی در بودجه، زمان‌بندی و… ایجاد شود. این‌جا مسئول کنترل پروژه این تغییرات را به اطلاع ذینفعان می‌رساند.

گزارش دهی: طی انجام یک پروژه لازم است وضعیت و روند پیشرفت به طور مستمر به اطلاع ذینفعان برسد. همچنین لازم است مدیران، اعضای تیم و حامیان مالی پروژه نیز گزارش‌هایی را دریافت کنند. مسئول کنترل پروژه با این کار به هماهنگی نظرات افراد موثر در روند انجام پروژه کمک می‌کند.

روند کنترل پروژه نیازمند نظم بسیار زیادی است. برای این کار، می‌توانیم از نرم‌افزارهای مختلفی کمک بگیریم. اگر به کار کنترل پروژه علاقه‌مند هستید، به شما توصیه می‌کنیم مقاله آموزش نرم افزار کنترل پروژه را مطالعه کنید.

5 تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه

همان‌طور که دیدیم، فرایند مدیریت پروژه و کنترل پروژه بسیار به هم نزدیکند. در اصل می‌توانیم بگوییم کنترل پروژه بخشی از مدیریت پروژه است. اما هر کدام از این دو، نیازمند تخصص‌های خاص خود هستند. در ادامه به صورت جزئی تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه را بررسی می‌کنیم.

1.تمرکز و اهداف

مدیریت پروژه بر برنامه‌ریزی و اجرای پروژه تمرکز دارد. در حالی‌که مسئول کنترل پروژه بر روند انجام پروژه نظارت می‌کند. او همچنین فعالیت‌های مختلف را کنترل می‌کند تا مطمئن شود روندها در مسیر درستی متمرکز هستند.

 2.زمان بندی ایفای نقش

مدیر پروژه در مراحل اولیه، بیش‌ترین نقش را ایفا می‌کند. او طرح اولیه و برنامه‌ریزی روند پروژه را انجام می‌دهد. گرچه روند مدیریت پروژه در کل طول عمر پروژه ادامه دارد، اما از اواسط پروژه، نقش مسئول کنترل پروژه بیش‌تر می‌شود. از زمانی که پروژه وارد مرحله اجرا می‌شود، مسئول کنترل پروژه نقش بسیار پر رنگی دارد. از این طریق می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که پروژه در مسیر درستی پیشرفت می‌کند.

3.دامنه ایفای نقش

یک تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه در دامنه ایفای نقش آن‌هاست. مدیر پروژه در تمام ابعاد پروژه و در طول کل پروژه ایفای نقش می‌کند. درحالی‌که فعالیت‌های کنترل پروژه بر جنبه‌های خاصی از پروژه مانند بودجه، زمان‌بندی و کیفیت تمرکز دارد.

4.مسئولیت

مدیر پروژه روند پروژه و تیم‌ها را مدیریت می‌کند. اما مسئول کنترل پروژه، بر این روند نظارت می‌کند. همچنین او به مدیر پروژه و اعضای تیم مشاوره می‌دهد که چطور روند پروژه را به گونه‌ای پیش ببرند که با بودجه و زمان‌بندی همخوانی داشته باشد.

5.خروجی

خروجی مدیر پروژه، پروژه تکمیل شده‌ای است که به اهداف برنامه‌ریزی شده رسیده است. اما خروجی مسئول کنترل پروژه این است که پروژه در مسیر برنامه‌ریزی شده، مطابق با زمان‌بندی و بودجه مورد نظر پیش رفته باشد. برای مثال ممکن است یک پروژه ساختمانی به طور کامل انجام شده باشد. اما اگر این پروژه به جای 1 سال طی 3 سال انجام شده باشد، نشان می‌دهد که بخش کنترل پروژه ضعیف عمل کرده است.

جمع‌بندی

به طور خلاصه، مدیریت و کنترل پروژه هر دو برای موفقیت هر پروژه ضروری هستند. کنترل‌کننده پروژه به عنوان یک مشاور عمل می‌کند که توصیه‌هایی را به مدیریت پروژه ارائه می‌دهد. همچنین  به تیم در مورد استراتژی‌های مختلف و برنامه‌های بازیابی مشاوره می‌دهد تا هزینه و برنامه پروژه را به مسیر درست برگرداند. مسئول کنترل پروژه اطلاعات، نمودارها، داده‌ها و گزارش‌هایی را ارائه می‌کند که نشان می‌دهد پروژه کجاست، به کجا می‌رود و در مورد بودجه و وضعیت زمان‌بندی پروژه چه کاری می‌توانیم انجام دهیم. بنابراین کنترل‌کننده پروژه فقط به عنوان مشاور عمل می‌کند. او به اعضای تیم پروژه نمی‌گوید که چه کاری انجام دهند.

از طرفی کنترل‌کننده پروژه اطلاعات هزینه/زمان پروژه را جمع‌آوری می‌کند. در حالی که مدیر پروژه از این اطلاعات در تصمیم‌گیری برای پروژه استفاده می‌کند. بنابراین، کنترل‌کننده پروژه در موقعیت تصمیم‌گیری برای پروژه نیست. او اطلاعات را در اختیار مدیر پروژه و تیم قرار می‌دهد. مدیر پروژه بر اساس اطلاعات ارائه شده و بر اساس پیشنهادات خود، برای پروژه تصمیم‌گیری می‌کند.

مدیران می‌توانند با درک تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه، پروژه‌های خود را به طور موثر مدیریت و کنترل کنند تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها به موقع، در چهارچوب بودجه و با رضایت ذینفعان به سرانجام می‌رسند.

اگر سوالی درباره این موضوع دارید، در کامنت‌ها بنویسید.