بررسی و انتخاب بهترین روش‌های مدیریت پروژه

یکی از چالش‌هایی که ممکن است مدیران پروژه با آن مواجه باشند، انتخاب بهترین روش مدیریت پروژه است چرا که انواع متدولوژی مدیریت پروژه متفاوت هستند و هر یک مناسب نوع خاصی از پروژه خواهد بود. بنابراین مدیر پروژه باید بتواند با توجه به اندازه پروژه تعداد افراد دخیل در پروژه، زمان‌بندی و میزان بودجه‌ای که دارد روشی را انتخاب کند که بتواند پروژه در دست او را به بهترین شکل تقسیم بندی کرده و به نتیجه برساند.

بنابراین شناخت انواع رویکردهای مدیریت پروژه و ابزاری که برای هر یک به کار گرفته می‌شود الزامی خواهد بود.

انواع متدولوژی مدیریت پروژه

روش‌های متنوعی برای اجرای یک پروژه وجود دارد که در ادامه برخی از پرکاربردترین‌ها را به شما معرفی خواهیم کرد.

1. روش اسکرام (Scrum)

اسکرام یکی از ساده‌ترین روش‌های مدیریت پروژه به شمار می‌رود که حتی می‌توان آن را در سایر متدهای مدیریت پروژه نیز ادغام کرد. این روش برای تیم‌هایی که حداکثر 10 نفر هستند ایده‌آل است و اغلب شامل دوره‌ها و جلسات کوتاه هفتگی یا روزانه می‌شود.

این جلسات یک رهبر دارد که اسکرام مستر خوانده می‌شود و وظیفه او تقسیم وظایف، گرفتن شرح وضعیت هر وظیفه و هدایت گروه به سمت انجام وظایف دیگر است. این وظایف معمولا کوتاه و روزانه هستند و در روز بعد مجدد وضعیت آن بررسی می‌شود. اسکرام یکی از انواع متدولوژی مدیریت پروژه است که برای سازمان‌های کوچک کاربرد دارد.

مانند روش مدیریت پروژه چابک (Agile) زمان استفاده از روش اسکرام هم عمدتا در توسعه نرم‌افزاری است. اما جدا از آن این روش در هر صنعت و تجارتی قابل اجرا است به‌خصوص پروژه‌هایی که نیاز به برنامه‌ریزی روزانه دارند. در آموزش راهنمای اسکرام کاملا به این روش تسلط میابید.

2. روش چابک (Agile)

رویکرد روش چابک به این صورت است که به تعاملات فردی بیش از فرآیندها و ابزارهای غیرفردی اهمیت می‌دهد که همین موجب می‌شود، نقطه قوت اصلی آن توانایی در سازگاری با شرایط در حال تغییر باشد. علاوه بر این‌ها همان‌طور که از نامش پیداست، چابک یک روش پرسرعت است. یعنی برنامه‌ریزی پروژه و مدیریت آن با توجه به تحویل زودهنگام پروژه انجام می‌شود. هرچند در این میان، همیشه پذیرای تغییر هم است اما این تغییر تاثیر منفی به روی پیشرفت پروژه نخواهد داشت.

به همین دلیل است که روش مدیریت چابک را یک روش سریع و انعطاف پذیر می‌دانند.

علاوه بر این‌ها روش چابک (Agile) یکی از بهترین روش‌های مدیریت پروژه برای توسعه نرم‌افزاری و توسعه محصول است. این متد در سال 2001 توسط 17 توسعه دهنده نرم‌افزاری به‌وجود آمده است به همین دلیل است که بهترین متدولوژی مدیریت پروژه‌های این‌چنینی به شمار می‌رود. از کجا بدانید چابک روش مناسبی برای مدیریت پروژه شماست؟

اگر به طور کلی بخواهیم پاسخ این سوال را بدهیم باید بگوییم چابک یک روش مدیریت پروژه مناسب برای پروژه‌هایی است که به دنبال پیشرفت و نوآوری هستند ولی عدم قطعیت نیز دارند این بدین معناست که ممکن است هر چیزی به روی یک مرحله از پروژه از قبل برنامه‌ریزی شده، تاثیر بگذارد بنابراین باید آماده تغییر آن باشند. بازاریابی تولید وسایل نقلیه موتوری، تولید دستگاه‌های پزشکی حتی خوراک پوشاک و موسیقی از جمله مواردی هستند که می‌توانند از این رویکرد برای مدیریت پروژه‌هایشان استفاده کنند.

3. روش اکستریم (XP)

روش اکستریم که به اختصار آن را XP (مخفف Extreme Programming) می‌خوانند یک روش مدیریت پروژه با تمرکز به روی توسعه نرم‌افزاری است. در این روش همانند روش چابک سرعت عمل اهمیت دارد. از سوی دیگر، اکستریم شامل سیکل‌های توسعه کوتاه مدت و چند ارائه مختلف جهت ارتقاء بهره‌وری می‌شود. در حقیقت مسیر پروژه بر اساس نیاز مشتری ممکن است تغییر کند. بنابراین هربار نیاز مشتری جستجو می‌شود و پروژه با آن تطبیق پیدا می‌کند.

چه زمانی از این روش استفاده می‌شود؟ زمانی‌که در پروژه شما الزامات و نیازمندی‌ها به طور مکرر تغییر می‌کنند و یا مشتری شما هنوز ایده روشنی از آنچه می‌خواهد ندارد اکستریم بهترین روش مدیریت پروژه برای شما خواهد بود.

4. روش زنجیره بحرانی (CCPM)

در روش زنجیره بحرانی که به اختصار آن را CCPM (مخفف Critical Chain Project Management) می‎‌نامند. تمرکز اجرای پروژه به روی منابع است یعنی اعضای تیم تجهیزات فضای اداری و غیره. CCPM یک روش کمتر فنی در مدیریت پروژه است که در آن تاکید زیادی به روی توالی کارها یا زمان‌بندی وجود ندارد.

چه زمانی از این روش استفاده می‌شود؟ روش زنجیره بحرانی هم برای شرکت‌های بزرگ و هم شرکت‌های کوچک قابل اجرا است. اغلب پروژه‌هایی که شامل صنایعی همانند ساخت‌و‌ساز توسعه نرم‌افزار تحقیق و توسعه فناور هستند این روش را از بین انواع متدولوژی مدیریت پروژه انتخاب می‌کنند.

5. روش کنبان (Kanban)

روش کنبان یک رویکرد بصری برای مدیریت پروژه است. یعنی گردش کار پیشرفت کار و هر مرحله از آن برای تمامی اعضای تیم واضح است و همانند یک تابلو جلوی چشمشان خواهد بود. این روش به مدیریت گردش کار کمک می‌کند و بدون این‌که زمانی از افراد بگیرد آن‌ها را نسبت به نحوه انجام کار و پیشرفت آن مطلع می‌شوند همین مساله موجب می‌شود ناکارآمدی در کار کاهش یابد و همه خودشان را با سرعت و دقت یکدیگر هماهنگ کنند.

روش مدیریت پروژه کانبان تقریبا برای تمامی پروژه‌ها و شرکت‌ها قابل اجرا است. از جمله بهترین کاربردهای آن می‌توان به استراتژی سازمانی فرآیند اجرایی و حساب‌های دریافتی و پرداختی و بازاریابی اشاره کرد. از مزیت‌های این روش این است که تقریباً هر کسی می‌تواند با تابلوهای Kanban برنامه‌ریزی کند کارت‌هایی را برای نمایش مراحل پروژه ضرب‌الاجل‌های کار افراد ایده‌ها و موارد دیگر اضافه کند.

6. روش آبشار (Waterfall)

این روش یکی از ساده‌ترین روش‌های مدیریت پروژه است که به صورت خطی شکل می‌گیرد. برخی آن را روشی سنتی می‌دانند چرا که در آن همه چیز به مرحله قبل وابسته است و در صورت انجام نشدن یک مرحله از کار مراحل دیگر قابل اجرا نخواهند بود. خطی بودن و مرحله‌ای بودن این روش موجب شده نام آبشار برای آن انتخاب شود.

روش آبشار رو کجا به کار ببریم؟ این روش یکی از بهترین روش‌های مدیریت پروژه برای پروژه‌های تولیدی و ساخت و ساز است چرا که در این پروژه‌ها تا هر مرحله به سرانجام نرسد مرحله بعدی آغاز نمی‌شود. همین متصل بودن مراحل انجام کار موجب شده تا روش آبشار بتواند به خوبی در چنین پروژه‌ای نقش ایفا کند.

7. روش هرمس (Hermes)

هرمس یکی از انواع متدولوژی مدیریت پروژه است که اغلب برای سازمان‌هایی که در زمینه فناوری اطلاعات فعالیت دارند کاربرد دارد. این روش با سناریوها و فرآیندهای مختلف برنامه‌ریزی می‌شود و معمولا انجام هر مرحله به شکل چک لیست مشخص می‌شود. این روش بسیار ساده و قابل فهم است و پیچیدگی خاصی ندارد شرح وظایف مراحل انجام کار توضیحات و نحوه همکاری در این متد مدیریت پروژه کاملا مشخص است که این مساله شفافیت پروژه را برای تمامی افرادی که در آن مشغول هستند بیشتر می‌کند.

8. روش فرایند محور (PBM)

روش مدیریت پروژه فرآیند محور (Process-based Management) یک رویکرد مدیریتی است که برای بهبود عملکرد و فرآیندهای یک شرکت به منظور رسیدن به سطوح بالاتر و اهداف مورد انتظار طراحی شده است. در این روش یک کسب و کار به صورت یک مجموعه از عملکردها و فرآیندها در نظر گرفته می‌شود که هر کدام از آن‌ها با مدیریت صحیح ارتقا یافته و در مجموع به روی سایر تاثیر می‌گذارد. این روش برای مدیریت پروژه‌هایی که هدف اصلی آن برآورده کردن نیازهای کالایی یا خدماتی یک مشتری با بودجه محدود است کاربرد دارد.

انتخاب بهترین روش مدیریت پروژه

احتمالا برای به نتیجه رساندن یک پروژه به دنبال بهترین روش مدیریت پروژه می‌گردید. اما در بین انواع متدولوژی مدیریت پروژه نمی‌توان بدون در نظر گرفتن نوع پروژه بودجه آن تعداد افراد درگیر در پروژه و زمان‌بندی که برای آن وجود دارد بهترین روش را انتخاب کرد چرا که روش‌های مختلف برای پروژه‌های مختلف کاربرد دارند و شما باید ببینید پروژه شما تا چه حد بزرگ است و چه پیچیدگی‌هایی دارد که بتوانید بر اساس آن بهترین روش را انتخاب کنید.

به‌عنوان مثال: شما می‌توانید یک پروژه کوچک که فقط پنج نفر درگیر آن هستند را با روش‌های ساده مثل اسکرام و کنبان به بهترین شکل به نتیجه برسانید اما وقتی این پروژه بیست نفر را درگیر خود کند احتمالا لازم است از روش دیگری برایّ رسیدن به هدفتان کمک بگیرید.

سخن پایانی

دانش مدیریت پروژه یکی از مهم‌ترین دانش‌های مورد‌نیاز در کسب‌و‌کارهای مختلف است. فرقی نمی‌کند یک شرکت کوچک باشد یا یک سازمان بزرگ برای این‌که بتوانید یک پروژه را به بهترین شکل به نتیجه برسانید لازم است بتوانید آن را به درستی مدیریت کنید.

بنابراین شناخت انواع متدولوژی مدیریت پروژه و انتخاب بهترین روش مدیریت پروژه از میان آن‌ها می‌تواند سرعت و کیفیت کار را افزایش داده و به شما کمک کند با بودجه محدود بهترین عملکرد را ارائه دهید. آموزش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه با Microsoft Project (MSP) به شما کمک می‌کند تا راحت‌تر پروژه‌های خود را مدیریت کنید.