راهنمای جامع چگونگی گزارش گیری در MSP

MSP یا MS Project یکی از پرکاربردترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است. بنابراین، اگر از این نرم‌افزار برای مدیریت پروژه‌هایتان استفاده می‌کنید، باید با روش گزارش گیری در MSP آشنا شوید.

 مدیران پروژه‌ها از نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت پروژ‌هایشان استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها به شما در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کمک می‌کنند. یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه MSP است. این نرم‌افزار، محیط گرافیکی بی‌نظیری را برای برنامه‌ریزی، مدیریت، کنترل، گزارش‌دهی و … فراهم کرده است. به‌خاطر همین، آشنایی با شیوه‌ی گزارش گیری در MSP برای تمام مدیران پروژه‌ای که از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند، ضروری است.

معرفی نرم افزار Microsoft Project

مایکروسافت پروجکت (Microsoft Project)، ام‌اس پروجکت یا ام‌اس‌پی (MSP) نرم‌افزاری است که برای زمان‌بندی، برنامه‌ریزی، مدیریت منابع و پیگیری عملکردهای پروژه استفاده می‌شود. این نرم‌افزار امکاناتی را مانند نمودار گانت، تابلوهای کانبان و تقویم پروژه در اختیار مدیران می‌گذارد. برخی از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه msp عبارتند از:

• درک و کنترل برنامه‌ها و امور مالی پروژه
• برقراری ارتباط و ارائه‌ی اطلاعات توسط اعضای پروژه
• سازمان‌دهی و زمان‌بندی کار، منابع و هزینه‌ها برای اطمینان از پیشرفت پروژه
• پیگیری و گزارش پیشرفت پروژه با توجه به برنامه‌ریزی کلی

همان‌طور که می‌بینید، مایکروسافت پروجکت امکانات بسیار خوبی را در اختیار شما می‌گذارد. بنابراین، با آموزش نرم‌افزار msp می‌توانید به‌طور کامل با این نرم‌افزار مدیریت پروژه آشنا شوید تا پروژه‌ی موردنظر را به‌خوبی به‌سمت اهداف نهایی رهبری کنید.

انواع گزارش گیری در msp چگونه است؟

نرم‌افزار MS Project مجموعه‌ای کامل را از انواع گزارش‌های آماده در اختیار شما می‌گذارد. با استفاده از این ابزار، می‌توانید انواع گزارش‌ها را تهیه کنید و از روند پیشرفت پروژه‌تان آگاه شوید. برای گزارش گیری در MSP باید به سربرگ‌های مختلف بروید تا بتوانید از انواع گزارش استفاده کنید. به‌خاطر همین، در این بخش شیوه‌های مختلف گزارش گیری در MSP را به شما معرفی می‌کنیم.

داشبورد گزارش ها

برای مشاهده‌ی همه‌ی گزارش‌ها، از سربرگ گزارش (Report) به بخش داشبوردها (Dashboards) بروید. در این بخش، گزارشات زیر را می‌توانید ببینید:

• Burndown (برن داون): نمایشی گرافیکی از مقدار کار انجام شده و میزان کار باقی‌مانده است.
• Cost Overview (بررسی هزینه): وضعیت فعلی هزینه‌ی پروژه شما را نشان می‌دهد. در این قسمت، می‌توانید هزینه‌های برنامه‌ریزی شده، هزینه‌های باقی مانده و … را ببینید تا وضعیت بودجه‌ی پروژه را متوجه شوید.
• Project Overview (بررسی پروژه): در این قسمت مقدار کار تکمیل‌شده، نقاط عطف آینده و کارهای به تأخیر افتاده دیده می‌شوند.
• Upcoming Tasks (وظایف آتی): کارهای انجام‌شده در هفته‌ی جاری و وظایف هفته‌ی آینده را نشان می‌دهد.
• Work Overview (بررسی کار): نمایش کار انجام‌شده و وظایف سطح بالا است تا درصد کار تکمیل‌شده و باقی‌مانده را بدانید.

گزارش منابع

با گزارش گیری در MSP می‌توانید وضعیت منابع را هم بدانید. برای این کار، به قسمت منابع (Resources) بروید. در این قسمت، گزارش‌های زیر ارائه می‌شوند:

• Overallocated Resources (مازاد تخصیص منابع): وضعیت کار انجام‌شده و کار باقی‌مانده را بر اساس منابع نشان می‌دهد.
• Resource Overview (بررسی منابع) وضعیت کاری همه‌ی افراد و منابع پروژه را در این قسمت می‌بینید. بنابراین، متوجه می‌شوید که چه مقدار کار انجام شده و چقدر باقی مانده است.

گزارش هزینه

برای درک هزینه‌ها با گزارش گیری در MSP باید به بخش هزینه‌ها (Costs) بروید. در این بخش، گزارشات زیر دیده می‌شوند:

• Cash Flow (جریان نقدینگی): هزینه‌ها و هزینه‌های تجمعی را با تقسیم‌بندی سه‌ماهه برای همه‌ی وظایف پروژه ارائه می‌کند.
• Cost Overruns (سرریز هزینه): نشان می‌دهد که کجا هزینه‌های واقعی از بودجه‌ی پایه بیشتر شده است.
• Earned Value Report (گزارش ارزش کسب‌شده): در این قسمت ارزش به دست آمده، مغایرت‌ها، شاخص‌های عملکرد در طول زمان و مقایسه‌ی هزینه‌ها ارائه می‌شود تا میزان انحراف پروژه از برنامه‌ریزی را ببینید.
• Resource Cost Overview (بررسی هزینه‌ی منابع): این بخش، جزئیات هزینه و وضعیت توزیع منابع را با استفاده از جدول و نمودار نشان می‌دهد. از این طریق، وضعیت هزینه بر اساس منابع مشخص می‌شود.
• Task Cost Overview (بررسی هزینه‌ی کار): هزینه را بر اساس وظایف و فعالیت‌ها در جدول و نمودار ارائه می‌کند.

گزارش پیشرفت

برای مشاهده‌ی گزارش‌های پیشرفت پروژه به سربرگ پیشرفت (In Progress) بروید. در این بخش، گزارش‌های زیر وجود دارند:

• Critical Tasks (وظایف حیاتی): در این قسمت میزان پیشرفت تمام وظایف حیاتی ارائه می‌شوند. این فعالیت‌ها را باید از قبل به‌عنوان حیاتی مشخص کرده باشید. فعالیت حیاتی، کاری است که هرگونه لغزشی در آن، باعث انحراف پروژه می‌شود.
• Late Tasks (فعالیت‌های معوقه): تمام کارهایی که پس از موعد مقرر شروع شوند و به تعویق افتاده باشند، در این قسمت دیده می‌شوند.
• Milestone Report (گزارش مایلستون): تمام کارهای انجام‌شده، معوقه و آن‌هایی را که در زمان دقیقی شروع شده‌اند، نشان می‌دهد.
• Slipping Tasks (لغزش در فعالیت‌ها): کارهایی را نشان می‌‌دهد که بیش از حد طول کشیده‌‌اند.

گزارش خوب چه ویژگی هایی دارد؟

حالا که گزارش گیری از MSP را یاد گرفتید، باید بدانید که یک گزارش خوب چه ویژگی‌هایی دارد. یک گزارش‌ دقیق، ابزار مهمی برای برقراری ارتباط موثر با مدیران رده‌بالا است. بنابراین، این گزارش‌ها باید به‌دقت طراحی شوند، تا تمام جزئیات و پیشرفت پروژه را به‌خوبی ارائه کنند. در نتیجه، برای اینکه یک گزارش خوب داشته باشید، باید ویژگی‌های زیر را رعایت کنید:

• ساختار منطقی: یک گزارش خوب، باید دسترسی سریع و آسان را به تمام اطلاعات موردنیاز فراهم کند. بنابراین، اطلاعات موجود در پروژه باید مرتبط بوده و بر اساس اهمیت داده‌ها مرتب شوند. این مسئله باعث می‌شود که مدیران به‌سرعت از تمام جزئیات آگاه شده و میزان پیشرفت را درک کنند.
• ارائه‌ی منابع: زمانی که یک مدیر پروژه گزارشی را ارائه می‌کند، باید صحت اطلاعات را با ارائه‌ی منبع معتبر تأیید کند. برای مثال، گزارش گیری از MSP یک روش خوب برای ارائه‌ی منبع است. این نرم‌افزار، گزارش‌ها را بر اساس اطلاعات حقیقی تنظیم کرده و در نتیجه صحت گزارش تأیید می‌شود.
• وضعیت‌گرا بودن: فرقی نمی‌کند که گزارش پس از پایان پروژه یا در میانه‌ی آن ارائه شود. یک گزارش خوب باید وضعیت پروژه را به‌خوبی نشان دهد. این مسئله باید شامل شرایط مختلفی مانند پیشرفت، منابع، بودجه و … باشد تا بر این اساس، مدیران بتوانند تصمیمات بهتری بگیرند.
• مشخص کردن ریسک: تقریباً تمام پروژه‌ها ریسک‌هایی دارند. بنابراین، هرچه ریسک‌های احتمالی مشخص شوند، احتمال لغزش کمتر می‌شود. پس، در گزارشتان نباید فقط به‌سراغ نقاط قوت بروید، بلکه با مشخص‌کردن ریسک‌ها، می‌توانید جلوی اشتباهات آینده را بگیرید.
• دعوت به عمل: بسیاری از گزارش‌ها، فقط برای توضیح شرایط و وضعیت پروژه ارائه می‌شوند. با این حال، اگر پروژه‌ی شما به اقدام خاصی نیاز دارد، باید نیاز پروژه را به‌دقت بیان کنید.

سخن پایانی

همه‌ی پروژه‌ها نیاز به ارائه‌ی گزارش دارند. این گزارش‌ها، مدیران اصلی را از روند پیشرفت پروژه آگاه می‌کنند. بنابراین، در ارائه‌ی گزارشی خوب و جامع باید دقت زیادی داشته باشید. یکی از بهترین روش‌های ایجاد گزارش، گزارش‌گیری در MSP است. این نرم‌افزار مدیریت پروژه نه‌تنها در گرفتن گزارش به شما کمک می‌کند بلکه ابزار بسیار خوبی برای برنامه‌ریزی، کنترل و مدیریت پروژه است. در نتیجه، شما با استفاده از بهترین نرم افزار مدیریت پروژه می‌توانید پروژه‌هایتان را در مسیر دقیقی قرار دهید.