تعریف کنترل پروژه و بررسی مراحل آن
هر پروژه‌ای برای باقی ماندن در شرایط ایده‌آل و از پیش برنامهریزی شده نیاز به کنترل دارد. صرف این‌که شما برای شروع تا خاتمه یک پروژه برنامهریزی داشته باشد نمی‌تواند تضمین کننده رسیدن به اهداف باشد. کنترل پروژه (Project Controls) ضرورتی است که از شروع تا پایان باید در یک پروژه به آن پرداخته شود تا در نهایت تمام اجزا بتوانند در راستای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده بهترین عملکرد را داشته باشند. بدون طی کردن مراحل کنترل پروژه عملا امکان پیش برد اهداف وجود نخواهد داشت.
به عنوان یک مثال: بسیار ساده می‌توانیم همین پروژه‌های ساختمانی موجود در سطح شهر را عنوان کنیم که معمولا از همان ابتدا یک تاریخ مشخص برای اتمام آن‌ها روی تابلو مشخصات درج می‌شود. اما از طرف دیگر شاهد هستیم که بعد از 20 ماه از گذشت تاریخ مورد نظر هنوز هم پروژه ادامه دارد. به نظر شما دلیل چیست؟ وقتی یک برنامه زمان‌بندی برای پروژه تعریف می‌شود، چرا بعد از گذشت ماه‌ها هنوز پروژه خاتمه نیافته و ادامه دارد؟
کنترل پروژه حلقه گمشده چنین پروژه‌هایی است. بدون در نظر گرفتن اصول آن به هیچ وجه حتی به اهداف از پیش تعیین شده نیز نخواهیم رسید. در این مقاله در کنار شما هستیم تا به زبان ساده اما کاربردی به تعریف مراحل گام به گام کنترل پروژه پرداخته و یک قدم بزرگ شما را به رسیدن به اهداف خود در زمان‌بندی و بودجه‌بندی پروژه‌ها نزدیک‌تر کنیم. با ما همراه باشید.
کنترل پروژه چیست؟
به تمام اقداماتی که در راستای تبیین شرایط فعلی پروژه و مقایسه با شرایط از پیش تعیین شده انجام شده و راه‌حل‌هایی برای بازگشت به مسیر اصلی ارائه می‌شود کنترل پروژه می‌گویند. فرآیندهای مدیریتی برای یک پروژه را می‌توانیم در سه زیرگروه مدیریت یا برنامهریزی، اجرا و کنترل دسته‌بندی کنیم. در مرحله مدیریت و برنامهریزی تمام اهداف پروژه از نظر زمان‌بندی و بودجه‌بندی تعیین می‌شود.
اما تمام این اتفاقات هنوز روی کاغذ هستند و هیچ چیزی به واقعیت تبدیل نشده است. در مرحله اجرا است که مدیریت زمانی و هزینه‌ای از پیش مشخص شده به واقعیت تبدیل می‌شود. آیا همیشه همان برنامه و اهداف مشخص شده از نظر زمان و هزینه به همان ترتیب اجرا می‌شوند؟
آمارها نشان می‌دهد که بیش از 89 درصد از پروژه‌های بزرگ بیش از یک سال بعد از تاریخ از پیش تعیین شده برای خاتمه هنوز هم ادامه دارند و بعد از صرف چندین برابر هزینه‌های از پیش تعیین شده هنوز هم نیاز به هزینه بیشتر دارند. حلقه گم شده چنین پروژه‌هایی کنترل است. کنترل پروژه در واقع مرحله بسیار مهمی است که باید همیشه به آن دقت شود. در واقع شما باید همیشه از خود بپرسید که:
- در حال حاضر در کجای پروژه هستیم؟
- طبق برنامهریزی باید در کجای پروژه باشیم؟
- چرا عقبیم و چه راهکارهایی وجود دارد که ما را به مسیر اولیه باز می‌گرداند؟
این سوالات در واقع همان کنترل پروژه است که باید مرحله به مرحله در یک پروژه از خود بپرسید و پاسخی برای آن‌ها پیدا کنید. دقت کنید که گاهی اوقات درمان یک مشکل در پروژه در مرحله اول هزینه چندان زیادی برای شما نداشته و تاثیر خاصی روی برنامه زمان‌بندی پروژه نیز ندارد؛ اما عدم رفع مشکل پیش آمده تا مراحل بعدی هم هزینه‌های چند برابری را روی دست شما باقی می‌گذارد و هم دیگر امکان بازگشت به همان برنامه زمان‌بندی از پیش تعیین شده نیز وجود نخواهد داشت. مراحل کنترل پروژه را جدی بگیرید.
وظایف کنترل پروژه چیست؟
اگر بخواهیم اهداف اصلی از اجرای ساختارها و روش‌های کنترل پروژه را تنها در سه بخش تقسیم‌بندی کنیم به سه بخش مهم:
- کنترل زمان‌بندی
- کنترل بودجه‌بندی
- کنترل عملکرد کارکنان
خواهیم رسید. در واقع تیم مدیریت کنترل باید در هر لحظه پروژه را از نظر شرایط بالا مورد بررسی قرار دهند. البته در تبیین وظایف کنترل پروژه وظایف دیگری مانند:
- کنترل کیفیت
- پیگیری میزان پیشرفت
- ارزیابی هزینه‌ها و زمان
- مدیریت منابع
- به روزرسانی زمان‌بندی و بودجه‌بندی از ابتدا تا انتها
- برنامهریزی برای مشکلات احتمالی پیش رو و برون رفت از آن‌ها
- ارائه گزارشات پیشرفت و توسعه
را نیز می‌توانیم اضافه کنیم که همگی در راستای رسیدن به همان اهداف اولیه این واحد هستند.
ابزارهای کنترل پروژه چیست؟
برای کنترل هر چه بهتر روی پروژه ها می‌توان از ابزارهای مختلفی استفاده کرد. ابزارهای سنتی رایج برای رسیدن به اهداف این بخش از مدیریت روش‌هایی مانند ماتریس RACI ساختار شکست کار (WBS) روش مسیر بحرانی (CPM) و روش‌های این چنینی هستند. همچنین در سال‌های اخیر از نرم افزارهای مدیریتی مانند Project Manager نیز برای اجرای هر چه بهتر کنترل پروژه استفاده می‌شود.
زمان ارجای کنترل پروژه
در بند قبلی سعی کردیم تا به زبان ساده تعریف کنترل پروژه و اهمیت آن را برای شما مشخص کنیم. در دنیای اقتصادی امروز نداشتن یک دید کنترلی از همان ابتدا می‌تواند بار هزینه‌ای بسیار سنگینی را روی دوش هر مدیری داشته باشد. بنابراین هر چند کنترل پروژه یک وظیفه مدیریتی (Managerial Function) محسوب می‌شود اما حتی لازم است تا از افراد متخصص و آشنا با مؤلفه‌ها و مراحل کنترل پروژه برای پیش برد هر چه بهتر آن استفاده شود. در همین راستا بر آن شدیم تا مراحل کنترل پروژه را از ابتدا تا انتها با هم مرور کنیم. و همچنین دوره‌های آموزش برنامهریزی و کنترل پروژه با Microsoft Project را با شما به اشتراک بگذاریم.
به صورت کلی کنترل پروژه در 4 مرحله انجام می‌شود و در طول پروژه نیز ممکن است چندین بار نیاز به ارجای این 4 مرحله داشته باشید. یک پروژه خود به 4 مرحله مختلف تقسیم می‌شود. مرحله اول برنامهریزی، مرحله دوم توسعه، مرحله سوم اجرا و مرحله چهارم خاتمه پروژه مراحل آن هستند. در هر یک از این مراحل وظایف‌های برای تیم کنترل پروژه تعریف می‌شوند. سوالات مشخصی وجود دارند که باید به آن‌ها پاسخ داده شود و راهکارهای لازم برای پیش برد هرچه بهتر پروژه در لحظه نیز نتایج حاصل از این آنالیزها خواهند بود.
برنامهریزی
محدودیت‌ها و رویدادهای پیش رو باید در این مرحله به صورت دقیق مشخص شوند. حداکثر بودجه‌ای که می‌توانیم برای پروژه تعریف کنیم چقدر است؟ از چه زمانی به بعد دیگر پروژه همان کیفیت و نتیجه اولیه را برای ما ندارد؟ چه اهدافی را از این پروژه دنبال می‌کنیم و چه باید کرد که این اهداف به خطر نیفتند؟ پاسخ به این سوالات اولین قدم از مراحل کنترل پروژه را شامل می‌شوند.
توسعه
در قدم دوم نوبت به توسعه است. در این مرحله شما باید به صورت دقیق برنامهریزی هزینه‌ای و زمانی را برای پروژه انجام دهید. این مرحله اهمیت بسیار زیادی دارد و حتما باید به صورت کاملا دقیق و با در نظر گرفتن تمام رویدادها و شرایط احتمالی انجام پذیرد. اگر مانعی در راستای اجرای پروژه وجود دارد در این مرحله باید مشخص شود. برآورد هزینه و ریسک‌ها و همچنین برآورد زمان از جمله اصلی‌ترین بخش‌های در این مرحله از مراحل کنترل پروژه است.
اجرا
در مرحله سوم نوبت به کنترل کیفیت اجرا و همچنین آنالیز راندمان کارکنان و اعلام وظایف آن‌ها می‌شود. همه چیز به اجرا بستگی دارد و اگر اجرا مطابق با برنامهریزی انجام شده پیش نرود هم هزینه‌ها افزایش خواهند یافت و هم دیگر نمی‌توان به همان زمان‌بندی مشخص رسید. در این مرحله نیاز است تا تیم کنترل ساعات کاری و راندمان کارکنان را به صورت دقیق آنالیز نماید و راهکارهای کنترلی برای رساندن شرایط به شرایط اولیه پروژه را در پیش بگیرید.
خاتمه
در انتها نیز تمام اسناد و نمودارها باید دوباره کنترل شوند. همه چیز باید در انتها مشخص باشد. هزینه‌ها و زمان در گزارش نهایی تیم کنترل باید لحاظ شوند.
پروسه کنترل پروژه چطور انجام می‌شود؟
پروسه کنترل پروژه برای هر 4 مرحله بالا در یک ساختار کاملا مشخص باید انجام پذیرد. در هر چهار مرحله باید تیم کنترل برای اجرای وظایف باید 4 گام زیر را بردارد:
- مشخص کردن شاخص‌های عملکردی کارکنان
- نظارت بر نحوه اجرا و رصد کردن نحوه پیاده‌سازی وظایف توسط تیم‌های مختلف
- تحلیل و آنالیز داده‌ها و تهیه گزارشات
- انجام اقدامات اصلاحی برای پیش برد هرچه بهتر اهداف
در نهایت تمام این اقدامات باعث می‌شود تا در مرحله چهارم یعنی خاتمه، همان اتفاقی رخ دهد که از ابتدا به دنبال رسیدن به آن بودیم. دقت کنید که این وظایف باید به صورت گام به گام از ابتدا تا انتهای پروژه انجام شوند. اگر قرار بر اصلاح رفتاری است باید در زمان مناسب انجام شود.
تفاوت مدیر پروژه با کنترل پروژه در چیست؟
وقتی صحبت از وظایف کنترلی می‌شود ذهن‌ها همیشه معطوف به مدیریت پروژه بوده و چنین وظایفی معمولا به عهده مدیر پروژه می‌افتد. البته همان‌طور که در بالا اشاره کردیم اگر بخواهیم وظایف کنترل پروژه را در میان تیم‌های مختلف درگیر تقسیم کنیم این وظیفه یک وظیفه مدیریتی است و به عهده تیم مدیریت پروژه است. اما مدیریت پروژه با کنترل تفاوت‌هایی با هم دارند و نمی‌توان این دو را یکی دانست.
در حقیقت کنترل پروژه تنها یکی از ده‌ها وظیفه‌ای است که مدیریت به عهده دارد. از این رو کنترل را می‌توان زیر مجموعه‌ای مهم از مدیریت پروژه در نظر گرفت که باید برای اجرای آن حتی از افراد متخصص در زمینه پیاده‌سازی روش‌های مختلف کنترلی مانند رفت و برگشتی عملکرد و حتی سایبرنتیک استفاده شود. در همین راستا تفاوت‌های زیر را می‌توان میان مدیریت پروژه و کنترل آن در نظر گرفت:
- کنترل کردن پروژه در مراحل مختلف تنها یکی از وظایف مدیران است و آن‌ها وظایف دیگری هم دارند.
- مدیریت پروژه وظیفه تامین هزینه‌ها را به عهده دارند در حالی که کنترل پروژه در بهینه‌سازی هزینه‌ها و پیش برد شرایط پروژه در رسیدن به همان برنامهریزی اولیه انجام می‌شود.
- مدیری پروژه در واقع مشاور تیم کنترل نیز است.
- تیم کنترل باید دائما داده‌ها را تحلیل کرده و همراه با راهکارهای پیشنهادی در اختیار مدیریت قرار دهد تا بهترین تصمیم در این راستا انجام پذیرد.
مزایا انجام کنترل پروژه
البته که احتمالا تا اینجا خود شما نیز می‌توانید مزایای انجام مراحل کنترل پروژه را تشخیص دهید. این مزیت‌ها به شرح زیر هستند:
- پیش برد پروژه در راستای اهداف از پیش تعیین شده
- بهینه‌سازی حداکثری زمان و هزینه‌ها
- رساندن پروژه در تاریخ مشخص به مرحله خاتمه
- افزایش راندمان کارکنان بدون نیاز به اعمال فشار بیشتر
- ایجاد سلامت مالی در پروژه‌ها
- ایجاد بهترین شرایط برای مدیریت صحیح روی تمام بخش‌های پروژه توسط مدیریت
جمع‌بندی
یک اشتباه کوچک در مرحله ابتدایی پروژه می‌تواند هزینه سرسام‌آوری را در انتها روی دست شما باقی بگذارد. واقعاً کمتر کسی را می‌توان پیدا کرد که در جامعه کنونی روی دارایی‌ها و نقدینگی خود ریسک بزرگ عدم استفاده از کنترل پروژه را بپذیرد؛ زیرا عملا عدم استفاده از مزیت‌های آن، می‌تواند فاجعه بار باشد. اجرای دقیق پروسه کنترل در پروژه‌ها نشان از یک مدیریت عالی دارد. مدیران آگاه امروزی به بهترین روش‌ها باید مراحل اجرای کنترل پروژه را در دستور کار خود قرار دهند. برای کنترل هر چه بهتر پروژه بایستی نکانی را بدانیم، به مجله دانش مدیریت پروژه سری بزنید.
دیدگاهتان را بنویسید