چطور ریسک را در پروژه های سازمانی مدیریت کنیم؟
ریسک یک اتفاق گریزناپذیر در اکثر پروژه‌ها است که می‌تواند نتایج مثبت یا منفی را برای پروژه به همراه داشته باشد. در چنین زمانی مدیریت ریسک کمک می‌کند تا با شناسایی انواع ریسک پروژه بتوانید با آمادگی قبلی با آن‌ها مقابله کنید.
همه پروژه‌ها دارای ریسک ذاتی هستند. بنابراین این سوال پیش می‌آید که شما به‌عنوان یک مدیر، با چه چالش‌های ریسکی مواجه خواهید شد و چطور باید آن‌ها را در پروژه‌های سازمانی خود مدیریت کنید؟ برای دریافت پاسخ آن تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
تاریخچه مدیریت ریسک
اگر به‌دنبال تاریخچه‌ای برای مدیریت ریسک باشیم، احتمالا به تمدن‌های باستانی برخواهیم خورد. یعنی زمانی که اولین بازی‌ها با تاس و استخوان شکل گرفتند و به دنبال آن‌ها ریسک پدیدار شد. یکی از اولین نظریه‌ها در رابطه با نحوه کنترل ریسک، مربوط به دست نوشته‌های دانته و گالیله است که درباره مدیریت این اتفاق در بازی نوشته‌اند.
نظریه دیگری که در رابطه با تاریخچه ریسک و مدیریت آن وجود دارد، مربوط به مکاتبات ریاضیدانان معروفی مانند پاسکال و فرما است. این دو فرد در دهه 1600 با یکدیگر در رابطه با بازی‌های شانسی گفتگوهایی داشتند که از نظر بسیاری از افراد باعث پیدایش نظریه احتمالات مدرن امروزی شده است.
بنابراین به احتمال زیاد می‌توانیم بازی و ریسک‌های دنبال آن را سر منشا پیدایش مدیریت در ریسک بدانیم. اما مدیریت این اتفاق به شکل امروزی و در پروژه‌های سازمانی به چه شکل است؟
مدیریت ریسک
مراحل مدیریت ریسک در پروژه شامل چند مرحله است: شناسایی، ارزیابی و پیشگیری یا کاهش خطرات یک پروژه که می‌توانند بر نتایج فرآیند تاثیر بگذارند. نقش مدیران در این فرآیند نظارت بر نحوه مدیریت انواع ریسک است که در طول مدت یک پروژه خاص رخ خواهند داد.
مدیران پروژه باید برای مدیریت موثر ریسک، درک روشنی از اهداف خود داشته باشند. این کار کمک می‌کند تا بتوانند موانع احتمالی را به‌موقع شناسایی کنند و در نتیجه اثر موثری بر توانایی تیم تولید بگذارند.
«کانی امرسون» یکی از اساتید مدیریت پروژه می‌گوید: «مدیریت ریسک در واقع این است که به اهداف پروژه خود نگاه کنید و بفهمید که چه چیزهایی این اهداف را تهدید می‌کنند تا بتوانید برای رفع آن‌ها برنامه داشته باشید.»
انواع ریسک پروژه بسته به رویدادها و سناریوهای هر پروژه با دیگری متفاوت است و طیف گسترده‌ای از آن‌ها وجود دارد. این گستردگی باعث می‌شود تا گاهی برداشت افراد در مورد نحوه کنترل آن‌ها اشتباه باشد که در چنین زمانی نحوه مدیریت ریسک مدیران اهمیت پیدا می‌کند. مدیران گاهی ممکن است که تمام خطرات را تهدیدی برای پروژه به‌حساب بیاورند، در صورتی که همیشه اینطور نیست.
انواع ریسک پروژه
ریسک فارغ از معنای مشخص و ثابت اولیه خود، انواع گسترده‌ای دارد که باعث شده است مدیران در هر پروژه با خطرات و تهدیدهای متفاوتی مواجه شوند. بنابراین بسته به نوع پروژه، مدیران باید عوامل مختلفی را برای مدیریت در نظر بگیرند. به‌طور کلی انواع مختلفی از ریسک وجود دارد که احتمال وقوع آن‌ها بیش از دیگر انواع آن است. این نوع از ریسک‌ها را در بخش بعد معرفی می‌کنیم.
1) هزینه
بودجه بیشترین تاثیر را بر پروژه می‌گذارد که می‌تواند ریسک تکمیل یک پروژه یا ناتمام ماندن آن را به همراه داشته باشد. اشتباهاتی که در برآورد هزینه وجود دارند، بیشترین ریسک منفی و تهدید را برای پروژه رقم خواهند زد.
2) زمان‌بندی
ریسک مواجه شدن با اتفاقات برنامه‌ریزی نشده می‌تواند تکمیل یک پروژه را به تعویق بیندازد. بنابراین برنامه‌ریزی مناسب برای رویدادهای پروژه و زمان‌بندی مناسب برای آن‌ها، ریسک منفی آن را کاهش خواهد داد.
3) عملکرد
ریسک عملکرد به رسیدن به نتایجی اشاره می‌کند که با مشخصات پروژه مطابقت ندارند.
بسته به جزئیات پروژه، انواع دیگری از ریسک نیز ممکن است وجود داشته باشند. به‌عنوان مثال، مدیران پروژه ممکن است در زمان مدیریت ریسک با انواع ریسک مربوط به اجرا، آموزش، آزمایش و غیره مواجه شوند.
دسته‌بندی انواع ریسک توسط مدیران به آن‌ها کمک می‌کند تا انواعی از ریسک را که توجه به آن‌ها اهمیت دارد، شناسایی کنند. سپس در مرحله بعد آن‌ها شروع به درک تاثیر این ریسک‌ها بر نتایج پروژه خود می‌کنند و در نتیجه می‌توانند اقداماتی را برای کاهش این اثرات منفی انجام دهند.
آن‌ها برای انجام این کار نیاز خواهند داشت تا وسعت و عمق هر نوع ریسک را در زمینه پروژه کلی در نظر بگیرند.
مراحل مدیریت ریسک
مدیران معمولا برای محافظت از یک پروژه در برابر انواع ریسک برنامه ریزی نشده، یک فرآیند مدیریت ریسک مداوم را دنبال می‌کنند. این فرآیند به آن‌ها کمک می‌کند تا تهدیدها و فرصت‌ها را شناسایی و درک کرده و نسبت به آن‌ها واکنش نشان دهند.
قبل از شروع این فرآیند، مهم است که به‌طور کامل به اقدامات سازمان خود واقف باشید و بدانید چطور ریسک را بر اساس استانداردهای مدیریت پروژه مدیریت خواهید کرد. سپس خواهید توانست مراحل زیر را دنبال کنید:
1) شناسایی ریسک‌هایی که پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهند
شما به‌عنوان مدیر باید هر یک از اعضای تیم خود را مسئول نظارت بر یک ریسک شناسایی شده و تهدیدها و فرصت‌های آن قرار دهید. این کار ممکن است حس خطر به‌وجود آورد اما واگذاری مسئولیت‌ها بین افراد می‌تواند به دلیل قدرت تجزیه و تحلیل متفاوت آن‌ها بسیار سودمند باشد.
همچنین باید هر ریسک را تجزیه و تحلیل کنید تا بتوانید به‌طور کامل عوامل محرک درگیر و اثرات بالقوه آن را درک کنید. حتما در این مرحله وسعت و عمق هر تهدید را در نظر بگیرید تا بتوانید شدت هر ریسک را در چارچوب کلی پروژه ارزیابی کنید.
2) اولویت‌بندی ریسک‌های پروژه با توجه به فوریت و شدت تاثیر
در این مرحله از مدیریت ریسک باید به ریسک‌هایی که آن‌ها را شناسایی کرده‌اید، مطابق با رویکرد مدیریتی خود واکنش نشان دهید. کار دیگری که در این مرحله باید انجام دهید، اقداماتی است که از وقوع یک ریسک جلوگیری می‌کنند یا اثرات آن را به حداقل می‌رسانند. این مرحله شامل شناسایی و اقدام است.
3) در نظر داشتن استراتژی مدیریت ریسک و تغییر آن در صورت نیاز
مراحل فرآیند مدیریت کردن ریسک در پروژه واضح است اما شرایط ایده‌آل زمانی به‌وجود می‌آید که یک پروژه به‌صورت مداوم در جریان باشد. دلیل آن هم ماهیت ریسک و ذات غیرقابل پیش‌بینی آن است. بنابراین مدیران پروژه باید سرعت عمل و نظم داشته باشند تا به‌طور مداوم با تغییراتی که در طول یک پروژه خاص رخ می‌دهند، سازگار شوند.
4 مثال مدیریت ریسک پروژه
استراتژی‌های نشان دادن واکنش به ریسک راهی برای کاهش خطر شکست پروژه هستند. برای این‌که یک پروژه با موفقیت کامل شود، مدیر پروژه و اعضای تیم او باید مشخص کنند که از چه استراتژی یا استراتژی‌هایی باید برای برخورد با ریسک‌های پروژه خود استفاده کنند.
در ادامه چند نوع استراتژی واکنش نشان دادن به ریسک و نحوه مدیریت آن را مثال می‌زنیم.
1) اجتناب یا خودداری
این استراتژی زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که امکان خودداری از ریسک وجود ندارد. ادامه پروژه مورد نظر بیش از حد ریسکی است یا اگر کامل شود، سودده نخواهد بود. در چنین مواردی، مدیر شرکت ممکن است تصمیم به توقف کلی پروژه بگیرد.
خودداری، استراتژی است که نه تنها به فاصله گرفتن از عواقب بالقوه منفی ریسک‌های پروژه کمک می‌کند، بلکه در جلوگیری از هزینه‌های غیرضروری نیز مفید خواهد بود.
یک راه برای اجتناب از ریسک‌های پروژه شناسایی و مدیریت انواع ریسک پروژه است. به‌عنوان مثال اگر یک شرکت با پروژه‌های با ریسک بالا سروکار دارد، این شرکت باید استفاده از یک طرح کاهش ریسک را در نظر بگیرید.
این طرح قبل از شروع پروژه می‌تواند به‌کار گرفته شود و به کاهش ریسک شکست پروژه یا ضرر آن کمک خواهد کرد.
2) کاهش ریسک
این ریسک زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که یک نوع خاص از ریسک را می‌توان با استفاده از یک عمل یا تاکتیک مشخص، مدیریت کرد یا کاهش داد. به‌عنوان مثال اگر یک شرکت به وقت بیشتری برای توسعه نیاز دارد، می‌تواند به کمک این استراتژی مطمئن شود که وقت کافی برای توسعه و تحویل پروژه در مهلت مشخص شده، دارد.
3) انتقال
انتقال زمانی است که یک تیم پروژه ریسک را به حوزه یا فرد دیگر مسئول در پروژه انتقال می‌دهد. این کار معمولا به دلیل نبود منابع پروژه یا تخصص در تیم مسئول فعلی انجام می‌شود. یک نوع از مثال چنین نوع مدیریت ریسکی برای زمانی است که یک شرکت پروژه‌های آی تی خود را برونسپاری می‌کند. شرکت مورد نظر با این کار در هزینه‌های خود صرفه‌جویی می‌کند و خدمات بهتری نیز دریافت خواهد کرد.
4) پذیرش
پذیرش ریسک پروژه به این معنا است که پروژه مورد نظر با وجود ریسک‌ها پیش خواهد رفت و تحت نظارت قرار می‌گیرد تا این اطمینان به‌وجود آید که ریسک‌ها به‌درستی مورد مدیریت قرار می‌گیرند. مدیر پروژه باید مطمئن شود که برنامه‌ها طبق چیزی که مشخص شده‌اند پیش می‌روند و همچنین نظارت کاملی روی پیشرفت پروژه داشته باشد.
این استراتژی ممکن است برای پروژه‌های کوچک با منابع محدود مناسب باشد یا زمانی که ریسک را می‌توان به طریقی دیگر کاهش داد یا مدیریت کرد. بسیاری از شرکت‌ها از این استراتژی برای حفظ برتری خود در حوزه فعالیتشان استفاده می‌کنند.
موارد زیر بعضی از مثال‌های ریسک پروژه هستند که مورد پذیرش قرار گرفته‌اند:
- حوزه پروژه یا بودجه تغییر می‌کند.
- اعضای تیم پروژه در دسترس بودن خود را تغییر می‌دهند.
- زمان تحویل پروژه از سوی مشتری تغییر می‌کند.
همچنین باید بگوییم بعضی از ریسک‌ها به این دلیل پذیرفته می‌شوند که تاثیر بالقوه کمی دارند. در مقابل ریسک‌های دیگر به این علت پذیرفته می‌شوند که بخشی از برداشتن یگ گام مثبت برای یک کسب‌وکار یا یک فرد هستند. این ریسک‌های مثبت، فرصت‌ها نام دارند.
مدیریت موثر ریسک پروژه ما چطور موثر خواهد بود؟
همان‌طور که اشاره کردیم ریسک در هر پروژه متفاوت از پروژه دیگر است. بنابراین موفقیت یا شکست یک سازمان و پروژه سازمانی، در گروی شناخت درست یا نادرست پروژه و فرآیندهای پیش روی آن است. هزینه، زمان و عملکرد سه مورد از رایج‌ترین انواع ریسک پروژه هستند که در اکثر پروژه‌ها ایفای نقش می‌کنند.
ما در این مطلب مراحل مدیریت ریسک پروژه را بررسی کردیم اما در پایان، همه چیز وابسته به تصمیم‌های شما و شناختتان از چالش‌های پروژه به‌عنوان یک مدیر خواهد بود. نظر شما در مورد راهکارهای آن و اینچه سوالی در این زمینه دارید که می‌توانید با ما در میان بگذارید.
دیدگاهتان را بنویسید