تعریف مدیریت پروژه و بررسی روش‌های انجام آن
وقتی نوبت به انجام یک پروژه می‌رسد هر فردی باید عهده‌دار مسئولیتی باشد. در این میان مهم‌ترین فرد، مدیر پروژه است که باید بتواند قطعات مختلف پروژه را در زمان درست در کنار هم قرار دهد و آن را به نتیجه برساند. شاید در تئوری، این کار به سادگی قابل انجام باشد ولی وقتی نوبت به عملی شدن آن برسد بخصوص زمانی‌که پروژه عظیمی در دست است مشکلات و پیچیدگی‌های این کار نیز نمایان می‌شود. اینجاست که لازم است رهبر این گروه بتواند اطلاعاتی درباره این‌که مدیریت پروژه چیست و چطور انجام می‌شود داشته باشد. دانستن کاربرد مدیریت پروژه و نحوه انجام آن موجب می‌شود پروژه‌های بزرگ نیز با سهولت و سرعت بیشتری انجام شوند.
مدیریت پروژه چیست؟
برای این‌که درک کامل‌تری از این‌که مدیریت پروژه چیست داشته باشیم لازم است عمیق‌تر به مفهوم «پروژه» نگاه کنیم. در اصل پروژه‌ها تلاش‌های موقت برای ایجاد ارزش از طریق یک محصول خدمات یا عملکرد هستند. به‌عنوان مثال ساخت یک بزرگراه یک پروژه است که نیاز به زمانبندی و برآوردهای دیگر دارد اما در نهایت این بزرگراه نیز قرار است ارزشی را برای عبور کنندگان ایجاد کند. این می‌تواند سهولت در رانندگی آن‌ها یا سرعت در رسیدن به مقصدشان باشد. نکته دیگری که درباره تعریف پروژه وجود دارد این است که یک پروژه ممکن است در زمانبندی مشخص شده به اتمام برسد اما دیگری پس از اتمام همچنان نیاز به پیگیری‌هایی نظیر مراقبت و نگهداری یا تعمیر داشته باشند.
این امر در مورد همه نوع فعالیتی از توسعه نرم‌افزار جدید گرفته تا برنامه‌ریزی امدادرسانی در بلایای طبیعی صدق می‌کند. با این حال این تعارف درباره چیستی پروژه بسیار کلی هستند. هنگامی که آن‌ها را به طور دقیق تر تجزیه می‌کنیم می‌بینیم که پروژه ها ترکیبی از وظایف فعالیت‌ها و محصولات قابل تحویل هستند که باید برای دستیابی به یک نتیجه دلخواه به شکلی ساختار یافته و با دقت اجرا شوند. اینجاست که مدیریت پروژه نقش خودش را ایفا می‌کند چرا که این دانش می‌تواند به مدیر پروژه کمک کند به درستی تمامی مراحل یک پروژه را از ابتدا تا انتها برنامه‌ریزی کرده و اجرا کند.
مدیریت پروژه (که به اختصار PM به معنای Project Management خوانده می‌شود) استفاده از اصول، روش‌ها، سیاست‌ها و برنامه‌ریزی‌های مختلف است که برای هدایت موفقیت‌آمیز یک پروژه از ابتدا تا انتهای آن طرح‌ریزی می‌شود.
روش مدیریت پروژه
روش‌های مختلفی وجود دارد که مدیران پروژه می‌توانند برای ارائه یک پروژه موفق به کار گیرند. این روش‌ها عبارتند از:
- چابک (Agile)- این روش برای سرعت و انعطاف‌پذیری که دارای چرخه‌های تحویل کوتاه است استفاده می‌شود.
- مدیریت پروژه زنجیره بحرانی (CCPM)- در این رویکرد تمرکز به روی استفاده از منابع است به جای زمانبندی.
- روش مسیر بحرانی (CPM)- این روش پیش بینی می‌کند چه کارهایی امکان به تعویق افتادن دارند و چه کارهایی باید بر طبق زمانبندی انجام شوند.
- پرنس 2 (PRINCE2)- این تکنیک از گذشته تا به امروز در مدیریت پروژه‌های دولتی انگلستان استفاده می‌شده است که امروزه کاربرد بسیار موثری در پروژه‌های IT دارد.
- آبشار (Waterfall)- این روش مدیریت پروژه شبیه به یک آبشار طبقه بندی شده است. در روش آبشار همه چیز بهم متصل هستند تا کارهای طبقات بالا انجام نشود مرحله بعدی قابل اجرا نخواهد بود.
- توسعه سریع برنامه (RAD)- این روش از جمله روش‌های مدیریت پروژه است که اختصاصا برای پروژه‌های خاصی قابل اجرا است. همان‌طور که از نامش پیداست این روش را می‌توان برای توسعه نرم افزار به کار گرفت.
- اسپیرال (Spiral)- روش مدیریت پروژه اسپیرال یا مارپیچ یک روش چرخشی محسوب می‌شود. بدین معنا که هر کاری با بازنگری و تکرار انجام می‌شود. این روش را برعکس روش CCPM می‌دانند.
- اسکرام (Scrum)- این روش به نسبت روش‌های دیگر این لیست متفاوت‌تر است چرا که می‌تواند در هر یک از این روش‌ها جای بگیرد. در حقیقت روش اسکرام بیشتر به روی کار گروهی و تقسیم وظایف تمرکز دارد. به همین منظور اگر می‌خواهید به صورت گروهی و با تقسیم وظایف کارهای خود را پیش ببرید، آموزش مدیریت پروژه چابک با اسکرام می‌تواند به شما کمک کند.
کاربرد مدیریت پروژه
برخی از کاربردهای مدیریت پروژه که می‌تواند به بهبود کسب و کارتان کمک کند شامل موارد زیر می‌شود:
1. مدیریت بودجه و زمانبندی
داشتن بودجه و زمان محدود برای انجام یک کار یکی از مشکلاتی است که سازمان‌ها برای به نتیجه رساندن یک پروژه با آن دست و پنجه نرم می‌کنند. از آن‌جایی که تمامی مراحل یک پروژه به یکدیگر متصل هستند اگر حتی جزیی‌ترین کار نیز پیش نرود به روی کل پروژه تاثیر می‌گذارد. بنابراین لازم است کارها اولویت بندی شوند و بودجه و زمانبندی هرکدام مشخص شود تا بتوان به موجب آن همه چیز را به درستی و طبقه‌بندی شده انجام داد. این کار به تیم مدیریت پروژه کمک می‌کند با بودجه کم و زمان محدود هم پروژه را با موفقیت به نتیحه برسانند.
2. بهبود بهره‌وری و کیفیت کلی کار
مدیران پروژه با پشت‌کار و تلاش سعی می‌کنند اهداف را بهتر تعریف کنند و گردش کار را برای بهبود بهره‌وری و کیفیت پروژه بهینه سازند. با در دست داشتن یک نقشه راه روشن، تیم‌ها می‌توانند پروژه را بهتر هدایت کرده و وظایف مورد نیاز را انجام دهند. در نهایت کیفیت کلی کار بهبود چشم‌گیری خواهد داشت و محصولی با کیفیت بالاتری تولید می‌شود.
3. کاهش خطرات پروژه
تمامی پروژه‌هایی که تعریف می‌شوند، ریسک‌ها و خطراتی دارند که می‌توانند بر روی هزینه‌ها برنامه‌ریزی و عملکرد یک پروژه تاثیر بگذارند. یافتن خطرات احتمالی تحلیل و برنامه ریزی برای ریسک‌های یک پروژه یکی دیگر از کاربرد مدیریت پروژه است که می‌تواند به مدیران پروژه در بهبود و موفقیت در کارشان کمک کند.
4. بهبود ارتباطات با سهام‌داران
زمانی که قرار باشد با افراد مختلفی سر و کله بزنید از سهام‌داران گرفته تا سرمایه گذاران مدیران اجرایی و فروشندگان اغلب احساس خواهید کرد که همه چیز با پیچیدگی خاصی همراه است و به اصطلاح چند آشپز در یک آشپزخانه دارید. این در حالیست که وقتی یک تیم مدیریت پروژه را شکل دهید این ارتباط با این افراد به درستی شکل می‌گیرد و دیگر احتمال این‌که یک کار را دو نفر به دو شکل مختلف انجام دهند به صفر می‌رسد.
5. افزایش رضایت مشتری
چه چیزی در یک پروژه از رضایت مشتری مهم‌تر است؟ در هر حال هر پروژه‌ای برای احتیاجات یک مصرف‌کننده برنامه‌ریزی می‌شود و نتیجه آن باید رضایت این افراد باشد. یک تیم مدیریت پروژه که بتواند پروژه را با برنامه‌ریزی صحیح تقسیم کار متناسب و کیفیت بالایی انجام دهد می‌تواند به خوبی این نیاز مشتری را نیز برطرف کند.
6. کسب مزیت رقابتی
سازمان شما به احتمال زیاد رقبایی دارد که برای شما جایی برای خطا کردن نمی‌گذارند. در سازمان‌های بزرگ یک خطا به منزله چند پله پایین‌تر قرار گرفتن از رقباست. به همین دلیل است که مدیریت پروژه اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. کاربرد مدیریت پروژه در بازارهای رقابتی بسیار موثر است چرا که می‌تواند به شما کمک کند با شناخت ریسک‌ها برنامه ریزی صحیح و زمانبندی مناسب از رقبا پیشی بگیرید و به نسبت آن‌ها در بازار مرتبط برتری داشته باشید.
آموزش مدیریت پروژه
همانند هر آموزش دیگری دانش مدیریت پروژه نیز به شما کمک خواهد کرد شغل بهتر در یک سازمان بزرگ و نام‌دار پیدا کنید چرا که این موقعیت شغلی یکی از مهم‌ترین موقعیت‌های شغلی در شرکت‌ها محسوب می‌شود. بنابراین با داشتن دانش مدیریت پروژه می‌توانید نقشی کلیدی در یک سازمان ایفا کنید. دوره‌های آموزش مدیریت پروژه شامل موارد زیر می‌شود:
برنامه مدیریت پروژه
برای مدیریت پروژه لازم است با ابزار و نرم افزارهای مختلفی آشنا باشید چرا که اجرای یک پروژه و طبقه‌بندی آن بدون استفاده از نرم افزار کار بسیار دشواری خواهد بود. ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه تیم‌ها، کسب‌و‌کارهای کوچک و افراد را قادر می‌سازد تا پروژه‌ها را در تمام مراحل آن پیگیری کنند. این ابزارهای نرم‌افزاری را می‌توان برای کار مشترک و از راه دور روی یک پروژه اضافه کردن یادداشت‌ها و ضرب الاجل‌ها پیگیری پیشرفت و به روز رسانی استفاده کرد. برخی از ابزارهای نرم‌افزاری شامل توابع جستجو و ادغام ایمیل و همچنین نکات سازمانی هستند. برخی از این نرم افزارها عبارتند از:
- ترلو (Trello)- ترلو یک ابزار ساده و کاربردی مدیریت پروژه است که بر اساس کارت تعریف می‌شود. رابط کاربری ساده‌ای که ترلو دارد آن را به مکانی ایده آل برای افراد و تیم‌های کوچک برای شروع مدیریت پروژه اولیه تبدیل می‌کند. در ترلو وظیفه هر شخص به شکل یک کارت به او ارائه می‌شود و زمانبندی آن نیز در کارت قابل مشخص شدن است.
- اسمارت شیت (Smartsheet)- این برنامه نماهای مشترک تاریخچه‌های دقیق گزارش‌های فعالیت اعلان‌های خودکار، یادآوری‌ها و گزارش‌های وضعیت را فراهم می‌کند تا همه را در جریان مراحل انجام کار قرار دهد. تغییرات مهم نیز به سرعت به اعضای تیم اطلاع داده می‌شود.
- آسانا (Asana)- آسانا به کاربران اجازه می‌دهد بیش از صد برنامه را در این نرم افزار استفاده کنند. از جمله دریافت ایمیل تیکت و فایل‌های اساسی دیگر که همه یک‌جا انجام می‌شود. برخی از برنامه‌هایی که می‌توانند با Asana همگام شوند عبارتند از: Google Drive Dropbox Trello MailChimp Microsoft Office 365
- مایکروسافت پروژه (Microsoft Project)- بدون شک نام برنامه مدیریت پروژه مایکروسافت به گوش بسیاری از افراد خورده است. این نرم افزار را می‌توان قدیمی‌ترین ابزار مدیریت پروژه دانست که از سال 1984 وجود داشته است. امروزه این نرم افزار هنوز هم به خوبی در پروژه‌های بزرگ کارایی دارد.
سخن پایانی
مدیریت پروژه یک پروسه پیچیده و پرکار است که با داشتن دانش و استفاده از نرم افزارهای کاربردی مرتبط می‌توان آن را به سهولت پیش برد. با کسب اطلاعات کامل درباره این‌که مدیریت پروژه چیست و چه کاربردهایی دارد می‌توانید شغل پردرآمدتری برای آینده خودتان متصور شده و به یک مهره کلیدی در یک سازمان بزرگ تبدیل شوید.
دیدگاهتان را بنویسید