سیستم اطلاعات مدیریت پروژه PMIS
هر لحظه‌ای که صرف گشتن به‌دنبال اطلاعات جهت تکمیل پروژه‌تان می‌کنید، زمان از دست رفته است. اسکرول کردن بین تعداد زیادی ایمیل یا از برنامه‌ای به برنامه دیگر مراجعه کردن جهت جمع‌آوری اسناد و داده‌ها کار خسته کننده‌ای است که زمانتان را گرفته و سرعت کارتان را کاهش می‌دهد. برای این‌که بتوانید یک پروژه را به خوبی به نتیجه برسانید باید کارهای زیادی انجام دهید که بخشی از آن ارتباطات متعددی است که با افراد مرتبط خواهید داشت. این‌طور که تخمین زده شده تقریبا 41% شرکت‌هایی که از یک برنامه مدیریت پروژه استفاده نمی‌کنند، نمی‌توانند پروژه‌شان را سر وقت به اتمام برسانند. به همین دلیل است که استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است.
PMIS چیست؟
شاید شما بارها با این کلمه اختصاری برخورد کرده باشید و با خود فکر کرده باشید، PMIS چیست؟ و چه کاربردی دارد؟ PMIS متخصر کلمات project management information system به معنای سیستم اطلاعات مدیریت پروژه است. این سیستم قرار است چطور به شما کمک کند؟ سیستم مدیریت پروژه در حقیقت روشی برای سازماندهی، نحوه ارائه و دریافت اطلاعات و داده‌های پروژه در طول عملیاتی کردن آن پروژه است.
استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK) سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را این‌طور توصیف می‌کند:
PMIS یک سیستم اطلاعاتی است که شامل ابزار و تکنیک‌هایی می‌شود که برای جمع‌آوری ادغام و انتشار خروجی فرآیندهای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در حقیقت به شکل ساده‌تر می‌توان گفت PMIS یک هسته مرکزی برای جمع‌آوری اطلاعات اساسی و مهم پروژه شما است که اطلاعات را از جاهای مختلف از جمله ابزاری که تیم شما در حال حاضر استفاده می‌کند جمع‌آوری می‌کند. نرم‌افزار مدرن و مبتنی بر ابر PMIS می‌تواند اسناد لینک‌ها، اعلان‌ها، ایمیل‌ها، طرح‌ها، محتوای نوشته شده، پیام‌های تیمی، کدها و سایر اطلاعات پروژه محور را ذخیره و پردازش کرده و آن را به صورت خودکار و بدون اشتباه توزیع کند. از برنامه‌ریزی و کنترل پروژه با Microsoft Project (MSP) در مدیریت پروژه هم می‌توانید استفاده کنید.
ویژگی های سیستم مدیریت پروژه
یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه خوب همه چیز را از محدوده پروژه پیگیری می‌کند. که این شامل طرح پروژه؛ زمان‌بندی پروژه؛ هزینه‌ها؛ مدیریت زمان؛ کیفیت و ریسک؛ تدارکات؛ و ذی‌نفعان مربوطه می‌شود. برای انجام این کار باید داده‌ها و اطلاعات زیادی از چندین مکان مختلف جمع‌آوری شده، مورد پردازش قرار گرفته و با آنها ارتباط برقرار شود. این اطلاعات باید به راحتی بازیابی جستجو و دسته بندی شوند. علاوه بر این‌ها کاربران سیستم هم باید بتوانند به راحتی آنها را تحلیل کرده و نظراتشان را به اشتراک بگذارند. به همین جهت ویژگی‌های اصلی یک سیستم PMIS شامل موارد زیر می‌شود:
- برنامه ریزی و زمان‌بندی: جدول‌های زمانی ارائه وظایف هر فرد ایجاد گردش کار و یادآوری‌ها باید قابل مشاهده و دسترسی باشند.
- اتوماسیون: آپدیت کردن اطلاعات اعضا بدون ارسال ایمیل و دریافت اطلاعاتی که فقط مرتبط به فرد است.
- مدیریت منابع: برای یک PMIS مهم است که عملکردی برای مدیریت فرآیند تدارکات داشته باشد زیرا منابع و اقلام خریداری شده بخش بزرگی از هزینه و بودجه اولیه پروژه هستند.
- مدیریت بودجه و هزینه‌ها: یکی از اجزای مهم سیستم مدیریت پروژه قابلیت مدیریت بودجه و هزینه‌های پروژه است. هزینه‌های برنامه ریزی شده هزینه‌های انجام شده و درآمد به دست آمده از جمله مواردی هستند که باید در یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه به طور کامل ارزیابی و محاسبه شوند تا وضعیت فعلی پروژه از نظر بودجه و زمان‌بندی مشخص شود.
- گزارش عملکرد پروژه: برای این‌که در زمان مدیریت پروژه صرفه جویی شود بسیار مهم است که یک سیستم مدیریت پروژه به خوبی بتواند گزارشاتی را به مدیر پروژه ارائه دهد که با توجه به نیاز افراد تجزیه و تحلیل شده‌اند.
- یکپارچه سازی سیستم و داده‌ها: برای سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه مهم است که تمام داده های پروژه را با هم جمع کرده و داده‌های اضافی را حذف کنند. همچنین یک PMIS باید بتواند با سایر برنامه‌ها یا سیستم‌های نرم افزاری (مانند حقوق و دستمزد موجودی و غیره) یکپارچه شود. این یکپارچه‌سازی سیستم امکان دسترسی به داده‌های پروژه‌های مختلف را به افراد می‌دهد در نتیجه امکان تجزیه و تحلیل چند پروژه مشابه بوجود می‌آید.
مزایا سیستم اطلاعات مدیریت پروژه
استفاده از یک سیستم PMIS یا مدیریت پروژه مزایای بسیار خواهد داشت که در ادامه به برخی از آنها اشاره خواهیم کرد:
پروژه را در مسیر خود نگه می دارد
یکی از مهم‌ترین نکاتی که در اجرای یک پروژه اهمیت پیدا می‌کند، داشتن اطلاعات درباره تمامی جوانب آن است. مدیر پروژه باید از بودجه و هزینه‌ها گرفته تا زمان‌بندی و مراحل انجام کار هر فرد در جریان همه چیز قرار بگیرد و این مساله می‌تواند پروژه را در مسیر خودش نگه دارد و همه چیز به درستی طبق برنامه ریزی و بودجه تنظیم شده پیش برود. با این روش دیگر هزینه اضافه زمان هدر رفته و کار بیهوده وجود نخواهد داشت.
هماهنگی بین تیم پروژه بهتر می‌شود
تصور کنید یکی از اعضای تیم هنوز مشغول کار به روی نسخه اولیه یک سند است. در حالی‌که نسخه ثانویه آن توسط کل تیم بررسی و اجرا شده است. این یعنی هماهنگی بین اعضای یک گروه وجود نداشته است. چنین مشکلی با وجود سیستم مدیریت پروژه حل خواهد شد چرا که همه از مراحل انجام کار آگاه خواهند بود. دیگر کسی زمان اضافه صرف کار بیهوده نمی‌کند و اگر آپدیتی به روی یک فایل و سند به‌وجود بیاید همه به طور همزمان از آن آگاه شده و ادامه پروژه را بر اساس اطلاعات به روز شده اجرا خواهند کرد.
مزایای رقابتی ایجاد می‌کند
داده‌ها و اطلاعات هسته اصلی هر سیستم اطلاعات مدیریت پروژه هستند. سازمان‌هایی که پروژه‌هایشان را با استناد به داده‌ها پیش می‌برند 23 برابر بیشتر از سایر کسب و کارها مشتری کسب خواهند کرد. داشتن اطلاعات تحلیل و به کار گیری آنها در پروژه‌ها شما را یک قدم از رقبا پیش می‌اندازد و این مزیت رقابتی است که به کمک PMIS کسب خواهید کرد.
تصمیم گیری باکیفیت‌تری انجام می‌شود
اطلاعات صحیح و دقیق می‌تواند به روی تصمیم‌گیری نهایی تاثیر بگذارد. با PMIS دسترسی به این اطلاعات برای همه اعضای تیم فراهم است. با تحلیل این اطلاعات تیم پروژه می‌تواند تصمیم بهتر و باکیفیت‌تری اتخاذ کند.
مدیریت چند پروژه همزمان را ممکن می‌سازد
در برخی از شرکت‌ها معمولا اعضا فقط درگیر یک پروژه نیستند، بلکه باید با پروژه‌های مختلفی سر و کله بزنن و جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل اطلاعات هر پروژه بدون استفاده از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه به سختی امکان پذیر خواهد بود. اما وقتی از PMIS استفاده شود اطلاعات مربوط به هر پروژه جداگانه در اختیار اعضا قرار می‌گیرد و آنها می‌توانند زمان‌بندی بهتر و دقیق‌تری برای به نتیجه رساندن تمامی پروژه‌ها داشته باشند.
معایب سیستم اطلاعات مدیریت پروژه
نمی‌توان معایبی را برای استفاده از سیستم PMIS برشمرد. اما ممکن است این سیستم به‌همراه داشته باشد که آگاه بودن از آنها می‌تواند به جلوگیری از رخ دادنشان کمک کند:
عدم هماهنگی
ارتباط و هماهنگی بین تیم‌ها هنگام معرفی PMIS برای موفقیت آن بسیار مهم است. اما گاهی ممکن است پراکندگی تیم‌ها در سطح جهانی و مشغول بودن به کار روی پروژه‌های مختلف به طور همزمان موجب شود اطلاعات مهم از بین بروند و اولویت هر تیم متفاوت باشد. این ناهماهنگی گاهی ممکن است به یک چالش در تیم پروژه تبدیل شود. باید به این چالش توجه داشت تا بتوان مدیریت همزمان چند پروژه را با دقت و صحت بیشتری پیش برد.
هدر رفتن منابع
ناهماهنگی بین اعضای تیم پروژه اغلب به هدر رفتن منابع ختم می‌شود چرا که گاهی این ناهماهنگی زمان‌بندی انجام کارها را بر هم زده و موجب می‌شود اطلاعات به‌دست آمده دیگر کارایی نداشته باشد. مدیران پروژه باید برای چنین شرایطی آماده باشند و از هدر رفتن زمان و منابع جلوگیری کنند.
نبود علاقه بین اعضای تیم
هر تغییری در سازمان شما نیازمند پذیرا بودن تیم‌تان است. این در حالیست که برخی از افراد تمایل دارند هنوز با روش‌های قدیمی کار را پیش ببرند. گاهی ممکن است این عدم هماهنگی فرهنگ ضعیف سازمانی و آموزش نادرست منابع انسانی موجب شود انگیزه افراد برای پیش بردن کار و طبق برنامه انجام دادنشان کاهش یابد که این مساله به پیش‌برد پروژه لطمه خواهد زد.
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه مناسب چه سازمان هایی است؟
مدیریت پروژه برای هر سازمانی لازم است. چه یک شرکت با پروژه‌های کوچک باشید، چه تعداد زیادی پروژه در دست داشته باشید، استفاده از سیستم مدیریت پروژه به پیش‌برد کار شما کمک خواهد کرد. معمولا کسب و کارهای زیر بدون هیچ تردیدی به یک مدیر پروژه که تسلط به سیستم PMIS داشته باشد نیاز خواهند داشت:
- شرکت‌های مهندسی و ساخت و ساز
- سیستم‌های مالی و خدمات بیمه
- شرکت‌های IT
- شرکت‌های تبلیغاتی
- اداره بهداشت و درمان
سخن پایانی
فرقی نمی‌کند در چه صنعت یا شرکتی مشغول به کار می‌شوید. داشتن دانش مدیریت پروژه و بررسی روش‌های آن و راه اندازی سیستم اطلاعات مدیریت پروژه همیشه می‌تواند عملکرد شما و همراهانتان را بهبود ببخشد. علاوه بر این‌ها تسلط در این زمینه به شما امکان به‌دست آوردن مشاغل بهتر با حقوق بالاتر را نیز خواهد داد. بنابراین کسب دانش در زمینه مدیریت پروژه را در لیست آموزش‌های لازم خود قرار دهید. به لینک درج شده در دوره‌های آموزش مدیریت پروژه مراجعه کنید تا دانش کافی را به‌دست آورید.
دیدگاهتان را بنویسید