نحوه تهیه منشور پروژه و بررسی اجزای آن
مدیرهای اجرای پروژه‌های مختلف برای رسمی کردن پروژه و شروع به‌کار روی آن به یک سند رسمی نیاز دارند. این سند که شامل موارد مختلی است، منشور پروژه نام دارد. سند منشور محدوده و توسعه اهداف، منابع مورد نیاز و مسئولیت افراد را مشخص می‌کند. تا انتهای این مطلب همراه ما باشید تا این سند منشور و نکته‌های کلیدی مربوط به آن را بررسی کنیم.
منشور پروژه چیست؟
یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت پروژه را سند منشور تشکیل می‌دهد. این سند در برنامه‌ریزی برای پیشرفت پروژه نقشی اساسی دارد و ارجاع به آن حین پیشرفت پروژه به جلو به حل کردن مشکلات احتمالی کمک می‌کند.
این سند با توجه به حجم و اهمیت انواع پروژه ممکن است بین چند پاراگراف یا حتی چندین صفحه باشد. منشورهای پروژه خطرهای احتمالی را نیز برای طرف قرارداد یا پروژه شرح می‌دهند. منشوری که طراحی می‌کنید به‌عنوان قراردادی رسمی بین حامی پروژه و مدیر آن عمل می‌کند و یک نمای کلی از اهداف و انتظارات پروژه را ارائه می‌دهد.
کاربرد منشور پروژه و هدف از طراحی آن
به‌شکل کلی، کاربرد این سند رسمی در چند مورد اصلی خلاصه می‌شود که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم:
- اهداف اصلی پروژه را مشخص می‌کند.
- امکان اخذ مجوز و شروع کار پروژه تنها با ارائه منشور پروژه امکان‌پذیر است.
- قبل از شروع کار، درک کلی و مشترکی از اهداف و منابع مورد نیاز اجرای پروژه را ارائه می‌دهد.
- ارائه این سند به ذی‌نفعان پروژه به آن‌ها امکان می‌دهد تا با برآورد بازده سرمایه، با خیال راحت روی پروژه سرمایه‌گذاری کرده و مجوزهای لازم برای ادامه کار را دریافت کنند.
- تهیه و استفاده از این سند دیدی کلی نسبت به پروژه به شما می‌دهد و باعث می‌شود در آینده در زمان صرفه‌جویی کنید.
- مدیر پروژه با توجه به منشور پروژه می‌تواند راحت‌تر برنامه‌ریزی کند و با توجه به اهداف آن نقش و مسئولیت افراد شرکت‌کننده را روشن کند.
همه این موارد نقشی کلیدی در موفقیت پروژه شما دارند. در واقع بدون تهیه سند منشوری دقیق و صحیح حتی نمی‌توانید روند کاری آن را آغاز کنید. منشور در واقع پروژه شما را تعریف می‌کند.
مشخص کردن موارد ذکر شده در این سند به مدیر پروژه کمک می‌کند تا چالش‌های احتمالی را به حداقل برساند و هنگام مواجه شدن با آن‌ها با ارجاع به منشور، بهترین تصمیم‌ها را بگیرد.
اجزای منشور پروژه چه چیزهایی هستند؟
یک سند منشور کارآمد بهتر است شامل موارد زیر باشد:
- نام پروژه
- اهداف اجرای پروژه
- شرح کلی پروژه
- بودجه
- خروجی‌ها
- دامنه پروژه
- محدودیت‌ها و خطرهای احتمالی
- بازه یا نقاط زمانی کلیدی
- ذی‌نفعان اصلی
- نقش‌ها و مسئولیت‌های گروه
- روش ارتباطی
- تاییدیه‌ها
نحوه تهیه منشور پروژه چگونه است؟
برای تهیه یک منشور کارآمد، باید تمامی اجزای منشور پروژه را با دقت و به‌شکل کامل پر کنید. برای راحتی بیشتر می‌توانید قالبی را طراحی کنید و از همان قالب در پروژه‌های بعد استفاده کنید. در ادامه هر یک از موارد را بررسی می‌کنیم:
1. نام پروژه
اولین چیزی که پروژه شما را معرفی می‌کند، نام آن است. نامی که انتخاب می‌کنید باید هدف شما را از اجرای پروژه تا حدودی نشان دهد. بنابراین از انتخاب نام‌های کلی بپرهیزید و با توجه به هدفی که دارید آن را انتخاب کنید.
- 2. اهداف اجرای پروژه
اهداف ذکر شده در منشور پروژه باید بتوانند موارد زیر را توضیح دهند:
- دلیل اجرای این پروژه چیست.
- این پروژه چه نفعی برای افراد و سازمان‌های دخیل دارد.
- خروجی و دستاوردهای آن چه خواهند بود.
- این پروژه چگونه با سایر اهداف سازمان مطابقت دارد.
- برای عملی شدن آن به چه مواردی نیاز است.
انتخاب هدف شما باید هوشمندانه، قابل اندازه‌گیری، قابل دست‌یابی، واقع‌بینانه و با توجه به محدودیت زمانی انتخاب شود. این هدف ممکن است تولید کالا، ارائه خدمات، افزایش سرمایه یا مواردی از این قبیل باشد.
3. شرح کلی پروژه
در این بخش می‌توانید با توجه به اهدافتان از اجرای پروژه، چگونگی رسیدن به آن‌ها را به‌شکل مختصر بر اساس استانداردهای مدیریت پروژه شرح دهید. اگر موضوع خاصی در انتخاب هدفتان تاثیرگذار بوده است، آن را در این بخش عنوان کنید.
4. بودجه
یکی از مهم‌ترین اجزای منشور پروژه، بخش تعیین بودجه آن است. در این بخش باید مشخص کنید که بودجه مورد نیاز برای اجرای پروژه چقدر است و از کجا تامین خواهد شد. می‌توانید فهرست منابع اضافی را نیز که به اجرای پروژه کمک می‌کند، عنوان کنید.
برنامه مالی دقیق به شما نشان می‌دهد که قرار است در هر بخش حداکثر چه سرمایه‌ای را صرف کنید. در نتیجه در پایان پروژه با کمبود بودجه مواجه نخواهید شد.
5. خروجی‌ها
چه محصول، خدمات یا نتیجه‌ای قرار است بعد از تکمیل پروژه حاصل شود؟ پاسخ این سوال یکی از اصلی‌ترین اجزای منشور پروژه را تشکیل می‌دهد. می‌توانید عنوان کنید که از چه معیارهایی برای سنجش موفقیت استفاده می‌کنید. این خروجی‌ها از نظر مشتری معیار موفقیت پروژه هستند.
6. دامنه پروژه
در بخش دامنه باید مشخص کنید چه چیزهایی بخشی از پروژه هستند و چه مواردی در آن سهمی ندارند. برای مثال می‌توانید برای تکمیل این بخش به سوال‌های زیر پاسخ دهید:
- چه مواردی ممکن است در مسیر اجرای پروژه تغییر کنند؟
- چه بخش‌ها و مکان‌هایی پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهند؟
- پروژه ممکن است چه داده‌هایی را تغییر دهد؟
- چه کسی یا چه چیزی به‌شکل مستقیم تحت تاثیر این پروژه قرار می‌گیرد؟
7. محدودیت‌ها و خطرهای احتمالی
با کاهش محدوده پروژه در همان ابتدا می‌توانید بسیاری از خطرها را کاهش دهید. خطرهای احتمالی، انواع محدودیت‌ها و هر ابزار یا روشی که به کاهش، تجزیه و تحلیل و مدیریت آن‌ها کمک می‌کند، باید در منشور پروژه عنوان شود.
این محدودیت‌ها می‌توانید شامل محدودیت‌های مالی و بانکی، سرمایه‌ای، مشاوره‌ای، منابع، مهارت و سطح دانش افراد دخیل در پروژه باشد.
8. بازه یا نقاط زمانی کلیدی
تاریخ شروع و پایان پروژه از مهم‌ترین مواردی هستند که باید در این بخش عنوان کنید. می‌توانید بخش‌های مختلف پروژه را از هم جدا کرده و زمان آغاز و پایان هر یک از آن‌ها را مشخص کنید.
این بخش‌ها می‌تواند شامل توسعه، برنامه‌ریزی، انتقال، ساخت‌وساز و زمان تحویل باشند. مشخص کردن نقاط زمانی کلیدی دید کامل‌تر و واضح‌تری به افراد دخیل در پروژه می‌دهد.
9. ذی‌نفعان اصلی
هر پروژه‌ای ممکن است با افرادی خارج از پروژه مانند مشتری‌ها، سهامداران و حتی مدیران پروژه مختلف ارتباط داشته باشد. در این شرایط ممکن است موظف باشید که به آن‌ها از روند پروژه گزارشی ارائه دهید.
پس معرفی کردن آن‌ها در منشور پروژه همراه با نام، شماره تلفن و ایمیل به کارکنان کمک می‌کند تا این افراد را که تحت تاثیر پروژه هستند، بشناسند و در صورت لزوم اطلاعات لازم را به آن‌ها منتقل کنند.
10. نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای گروه
فهرستی از افراد دخیل در پروژه و مسئولیت‌هایشان را تهیه کنید. سعی کنید مسئولیت هر فرد را از دیگری تفکیک کنید تا مشکلی در روند تکمیل پروژه پیش نیاید.
11. روش ارتباطی
روشی را که برای ارتباط با افراد پروژه در نظر دارید، مشخص کنید. این روش‌ها می‌توانند شامل مکاتبه، جلسه حضوری یا موارد دیگر با حامیان مالی، ذی‌نفعان و اعضای گروه پروژه باشند.
12. تاییدیه‌ها
توجه داشته باشید که تاریخ، نام و امضای افراد دخیل در پروژه به این سند رسمیت می‌بخشد. این افراد می‌توانند حامی اجرایی، حامی بخش و مدیر پروژه باشند.
شما باید به توجه به نوع و هدفتان از اجرای پروژه بخش‌هایی را که معرفی کردیم، تکمیل کنید. اگر احساس کردید منشور پروژه شما به بخش دیگری نیز نیاز دارد، حتما آن را اضافه کنید.
نکاتی برای تهیه منشور پروژه
رعایت نکات زیر به شما کمک می‌کند در تهیه این منشور عملکرد بهتری داشته باشید.
1. کوتاه بنویسید
این سند باید یک نمای کلی از پروژه ارائه دهد. بنابراین نوشتن همه جزئیات در آن لزومی ندارد. هر بخش از منشور حتی می‌تواند به کوتاهی چند جمله باشد.
2. از نظرات افراد گروه استفاده کنید
ارتباط موثر با افراد گروه در تهیه منشور به شما کمک می‌کند تا مسائل موجود را از دیدگاه‌های مختلف بررسی کرده و خطرات احتمالی را با نگاهی دقیق‌تر شناسایی کنید.
3. از قالب منشور مناسب استفاده کنید
انتخاب و استفاده از یک قالب مناسب به شما کمک می‌کند تا در زمانی کوتاه‌تر و البته به‌شکلی کارآمدتر، منشورتان را تهیه کنید. از یک قالب می‌توانید در پروژه‌های آینده خود نیز استفاده کنید.
4. همه چیز را واضح بیان کنید
سعی کنید منشور را به‌شکلی طراحی کنید که تمامی اجزای آن در یک نگاه مشخص و واضح باشند.
5. نمونه اجرایی را آماده کنید
مرحله آخر پس از طراحی منشور، برنامه‌ریزی برای اجرای پروژه است. این برنامه‌ریزی شامل گفتگو با اعضا و ذی‌نفعان پروژه و جمع‌آوری بودجه و منابع موردنیاز است. منشوری که تهیه می‌کنید در تمامی مراحل اجرای پروژه برای شما مفید خواهد بود. شما می‌توانید با مراجعه به منشور پروژه به راحت‌تر شدن مدیریت پروژه کمک کنید.
در ادامه مطلب برای درک بهتر شما از این سند منشور و چگونگی تهیه آن نمونه‌ای را اضافه کردیم. شما می‌توانید هر یک از قسمت‌های آن را با توجه به پروژه خود تکمیل کنید.
منشور پروژه
| شماره پروژه:
| عنوان پروژه: |
| تاریخ:
|
| اهداف پروژه
| ||||
| اقلام قابل تحویل
| ||||
| تعریف محدوده
| ||||
| نقاط عطف پروژه
| ||||
| فرضیات، محدودیت‌ها و وابستگی‌ها
| ||||
| اسناد مرتبط
| ||||
| ساختار سازمانی پروژه
| ||||
| نقش | نام | وظیفه | ||
| مجوز پروژه
| ||||
| تاریخ | مدیر کسب و کار | تایید شده توسط: | ||
| تاریخ
| مدیر پروژه | تایید شده توسط:
| ||
در پایان قطعا یکی از مواردی که در موفقیت پروژه شما نقش دارد، تهیه سند منشوری کامل و مناسب است. منشور پروژه یکی از اسناد کلیدی است که باید آن را قبل از شروع روند کاری پروژه آماده کنید. شما بدون این سند حتی نمی‌توانید مجوزهای لازم را از نهادهای مربوطه دریافت کنید.
آیا شما از منشور پروژه برای مدیریت پروژه‌های خود استفاده می‌کنید؟ نکته خاصی در مورد این سند وجود دارد که ما مطرح نکرده باشیم؟ نظر خود را با ما در میان بگذارید.
دیدگاهتان را بنویسید