تحلیل SWOT چیست و چه زمانی از آن استفاده کنیم؟

عبارت تحلیل SWOT مخفف کلمات Strength (نقاط قوت)، Weakness (نقاط ضعف)، Opportunities (فرصت‌ها) و Threats (تهدیدها) است، یک روش تحلیلی که بسیاری از صنایع و شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند.

این تحلیل برای بررسی مزایا، معایب داخلی و خارجی یک سازمان یا یک پروژه به‌کار می‌رود. در این تحلیل، نقاط قوت و ضعف داخلی یک سازمان (مثل منابع، فناوری، کارکنان و ساختار سازمانی) همراه با فرصت‌ها و تهدیدهای خارجی (مثل رقبا، تغییرات بازار و قوانین) بررسی می‌شود.

در این مطلب به بررسی بیشتر این روش تحلیل می‌پردازیم. پس تا انتها همراه ما باشید.

تحلیل SWOT چیست چه زمانی و چگونه از آن استفاده کنیم؟

با توجه به نتایج تحلیل SWOT، سازمان‌ها می‌توانند استراتژی‌های خود را برای بهره‌برداری از نقاط قوتشان و مقابله با تهدیدهای خارجی بهبود بخشند. همچنین این تحلیل به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌های بهتری درباره سیاست‌ها، ساختار سازمانی، بازاریابی و مدیریت منابع انسانی اتخاذ کنند.

به‌طور کلی، تحلیل SWOT به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دقت بیشتری روی فرآیند مدیریت داخلی و خارجی خود داشته باشند.

تحلیل SWOT می‌تواند در شرایط گوناگون مفید باشد و در بسیاری از صنایع و سازمان‌ها قابل استفاده است. در زیر تعدادی از کاربردهای تحلیل SWOT را توضیح داده‌ایم:

برنامه‌ریزی استراتژیک

تحلیل SWOT یکی از بهترین ابزارها برای برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان و کنترل پروژه است و می‌تواند به مدیران کمک کند تا استراتژی‌های موثری را برای بهره‌برداری از نقاط قوت و مقابله با تهدیدهای خارجی ابداع کنند.

شناسایی فرصت‌ها

تحلیل SWOT به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرصت‌های جدید را در بازارهای جدید یا در بازارهای موجود شناسایی کنند.

بهبود کیفیت و عملکرد

تحلیل SWOT می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا نقاط قوت و نقاط ضعفشان را شناسایی کنند و اقدامات لازم را برای بهبود عملکرد و کیفیت کار خود انجام دهند.

برای شناسایی تهدیدها

تحلیل SWOT به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تهدیدهای خارجی را شناسایی کنند و برای مقابله با آن‌ها اقدامات لازم را انجام دهند.

تصمیم‌گیری

تحلیل SWOT به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌های بهتری در مورد سیاست‌ها، ساختار سازمانی، بازاریابی و مدیریت منابع انسانی اتخاذ کنند.

عکس 2

تحلیل SWOT در هر زمانی که نیاز به بررسی مزایا و معایب داخلی و خارجی یک سازمان یا انواع پروژه و تصمیم‌گیری موثر در مورد آن وجود داشته باشد، می‌تواند مفید واقع شود.

به گفته «اندرو شریگ»، مدیر عامل شرکت Money Crashers، تحلیل SWOT یکی از بهترین راه‌های بهبود عملکرد تجاری است. با انجام این تحلیل، می‌توانید حوزه‌های کلیدی که شرکتتان در آن‌ها عملکرد خوبی داشته است و همچنین نقاطی را که باید بیشتر روی آنها تمرکز داشته باشید، شناسایی کنید.

این تحلیل به‌صورت رسمی و دقیق باید انجام شود و برای بهبود نقاط ضعف و حذف آن‌ها و همچنین سرمایه‌گذاری در نقاط قوت شرکت، بسیار مفید است. برخی از صاحبان کسب و کارهای کوچک این تحلیل را به صورت غیررسمی انجام می‌دهند که ممکن است اشتباه بزرگی مرتکب شوند. بهتر است بیشترین زمان را برای انجام تحلیل SWOT در نظر بگیرید و آن را به‌طور دقیق و رسمی انجام دهید.

جدول SWOT

هنگام انجام تحلیل SWOT، افراد معمولا یک جدول با چهار ستون رسم می‌کنند تا عوامل موثر را در آن بنویسند و با هم مقایسه کنند. نقاط قوت و ضعف با لیستی که از فرصت‌ها و تهدیدها تشکیل شده‌اند با هم هماهنگی ندارند. باید این موارد به طریقی با هم ارتباط پیدا کنند، زیرا به هر حال به‌نوعی به هم گره خورده‌اند.

«بیلی بوئر»، مدیر شرکت Royce Leather، عقیده دارد که پیدا کردن ارتباطی بین تهدیدهای بیرونی و نقاط ضعف داخلی جدی‌ترین مشکلاتی را که شرکت با آنها روبرو است، برای مدیران مشخص می‌کند.

بعد از شناسایی خطرات، می‌توانید تصمیم بگیرید که آیا حذف نقاط ضعف داخلی از طریق افزایش منابع شرکت برای اصلاح مشکل، بهترین است یا کاهش تهدیدات خارجی با کنار گذاشتن مناطق تهدیدآمیز برای فعالیت تجاری بهترین روش خواهد بود.

عوامل داخلی

دو حرف اول از لغت SWOT به نقاط قوت (S) و ضعف (W) اشاره دارند که به عوامل داخلی مربوط می‌شوند و منابع و تجربیاتی را که در دسترس شما قرار دارند، مشخص می‌کنند. مثال‌هایی از حوزه‌هایی که شامل این دو مورد می‌شوند، در فهرست زیر آورده‌ایم:

• منابع مالی مثل بودجه، منابع درآمدی و فرصت‌های سرمایه‌گذاری
• منابع فیزیکی مثل مکان شرکت، امکانات و تجهیزات
• منابع انسانی مثل کارکنان، داوطلبان و مخاطبان هدف

عوامل خارجی

نیروهای خارجی بر همه قسمت‌ها و افراد شرکت تاثیر می‌گذارند. این عوامل به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم بر فرصت‌ها و تهدیدها اثرگذار هستند و باید به طور کامل بررسی شوند. عوامل خارجی معمولا شامل مواردی هستند که شما و شرکتتان کنترلی روی آن‌ها ندارید. در ادامه مثال‌هایی از این موارد را مشاهده می‌کنید:

• گرایش بازار، مثل محصولات و فناوری‌های جدید یا تغییر نیازهای مشتریان
• گرایش اقتصادی مثل گرایش مالی محلی، ملی یا بین‌المللی
• عوامل جمعیتی مثل سن، نژاد، جنسیت و فرهنگ مشتریان هدف

شکل ماتریس SWOT

این ماتریس با نام ماتریس سوات نیز شناخته می‌شود. ماتریس SWOT در قالب یک ماتریس چهارچوبی با دو ستون و دو ردیف است که نقاط قوت و ضعف در ردیف اول و فرصت‌ها و تهدیدها در ردیف دوم قرار می‌گیرند. ردیف اول برای تحلیل عوامل داخلی و ردیف دوم برای تحلیل عوامل خارجی به‌کار می‌رود.

شکل کلی این ماتریس را می‌توانید در جدول زیر مشاهده کنید:

نمونه ماتریس سوات

در جدول زیر می‌توانید مثالی از ماتریس سوات یا همان ماتریس SWOT را مشاهده کنید. این ماتریس مربوط به یک شرکت فرضی است:

نمونه تحلیل SWOT

برای درک بهتر روش به‌کارگیری این تحلیل در ادامه مثالی می‌زنیم:

• Bryan Weaver، یکی از شرکای شرکت حقوقی ساخت‌وساز Scholefield، مسئول تهیه‌ی تحلیل SWOT برای شرکت بود. در ادامه مواردی را که در جدول SWOT قرار داده است، آورده‌ایم.

نقاط قوت

این شرکت حقوقی از کارکنانی تشکیل شده است که هم در زمینه‌ی حقوق آموزش دیده‌اند. همچنین این کارکنان مهندس یا پیمان‌کار ساختمانی حرفه‌ای هستند. آن‌ها تجربیات منحصر به‌فردی در اختیار شرکت قرار می‌دهند.

نقاط ضعف

هیچ کس تا به حال به عنوان میانجی حقوقی فعالیت نکرده است و هیچ فردی آموزش حرفه‌ای در زمینه‌ میانجی‌گری ندیده است. البته یکی از کارکنان در بخش میانجی‌گری فعالیت داشته اما فقط به‌عنوان یک فرد بی‌طرف است.

فرصت‌ها

اکثر قراردادهای ساخت‌وساز نیاز به میانجی دارند ولی تعداد کمی از میانجی‌ها در این زمینه تجربه دارند. اعضای شرکت Scholefield با تجربه و تخصص خود می‌توانند گروهی از افراد بی‌طرف را برای رفع اختلاف‌ها در شرکت‌های دیگر به‌کار بگیرند.

تهدیدها

هر کسی می‌تواند به عنوان میانجی فعالیت کند و شرکت‌های حقوقی ساخت‌و‌ساز دیگر نیز می‌توانند خدمات مشابهی ارائه دهند. بیشتر مشتریان احتمالا نگرش منفی‌ نسبت به میانجی‌گری دارند. زیرا فکر می‌کنند که میانجی‌ها مشکلات آن‌ها را درک نمی‌کنند یا به آن‌ها اهمیت نمی‌دهند و تنها می‌خواهند مشکلات را به‌سرعت حل کنند.

نتیجه تحلیل

برای برطرف کردن نقاط ضعف، باید دوره‌های میانجی‌گری برگزار شده و شرکت میانجی‌گری Scholefield راه‌اندازی شود که نشان دهد خدمات و تجارب سازمان در زمینه حقوق و قوانین ساخت‌و‌ساز منحصر به‌فرد است.

عکس 4

چند نمونه از استراتژی‌های حاصل از تحلیل SWOT

در زیر به چند نمونه از استراتژی‌های حاصل از تحلیل SWOT اشاره می‌کنیم:

استراتژی SO

• استفاده از فرصت‌های شغلی در بازار برای افزایش درآمد و رشد سازمان
• بهره‌مندی از نقاط قوت داخلی سازمان برای بهبود روند کاری و بهره‌وری

استراتژی WO

• توسعه روش‌های جدید و پایدار برای کاهش مصرف انرژی و افزایش کارایی سازمان
• استفاده از فرصت‌های جدید بازار و توسعه بیشتر فروش

استراتژی ST

• استفاده از قدرت‌های داخلی سازمان برای مقابله با تهدیدهای خارجی و رقبای بازار
• بهره‌مندی از تجربه‌های گذشته و استفاده از آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های آینده

استراتژی WT

• توسعه سیاست‌هایی برای بهبود شرایط کاری و ایجاد محیط کاری مناسب برای کارکنان
• تمرین‌ها و دوره‌های آموزشی برای افزایش آگاهی کارکنان در زمینه محیط زیست و حفاظت از آن

مزایا و محدودیت‌های تحلیل SWOT

در پایان باید بگوییم که تحلیل SWOT در کنار مزایای بسیاری که دارد، شامل محدودیت‌هایی نیز می‌شود. تعدادی از مزایا و محدودیت‌های آن به شرح زیر هستند:

مزایا

• اتخاذ استراتژی متناسب با اهداف واقع‌بینانه
• شناخت نقاط ضعف و قوت سازمان و بهره‌وری موثر از منابع سازمان بر این اساس
• تحلیل وضعیت موجود سازمان و ترسیم چشم‌اندازی روشن برای آینده آن
• بهره‌مندی از تمام فرصت‌های احتمالی
• مقابله با تهدیدها با کمک راهکارهایی که تحلیل SWOT ارائه می‌دهد.
• استفاده از توانمندی‌های سازمان برای پیشرفت در مسیر موفقیت
• غلبه بر ضعف‌ها با استفاده از فرصت‌ها

محدودیت‌ها

• ارزیابی‌های ذهنی
• دشواری تشخیص عوامل بیرونی به عنوان تهدید و فرصت (تشخیص ندادن آن‌ها از یکدیگر)
• ارائه استراتژی‌های متناقض در بعضی مواقع

شما در مورد تحلیل SWOT و استفاده از آن چه نظر یا تجربه شخصی دارید؟ آیا به پاسخ تمام سوال‌های خود رسیدید؟