روش مدیریت پروژه چابک agile چیست؟
در بین انواع روش‌های مدیریت پروژه چابک یا Agile بسیار پرکاربرد است. اگر بخواهیم به تاریخچه روش مدیریت چابک بپردازیم به اوایل دهه 1990 باز می‌گردیم. در آن دوره بحرانی که به اصطلاح «بحران توسعه برنامه» خوانده می‌شد در توسعه نرم افزار وجود داشت که به موجب آن فاصله زمانی قابل توجهی بین نیاز تجاری به یک برنامه کاربردی و تحویل واقعی نرم افزار وجود داشت که گاهی تا سه سال می‌رسید.
این مدت زمان گاهی به قدری طولانی بود که هنگام عرضه محصول نهایی نیازهای مشتری به شدت تغییر کرده بود. بنابراین پروژه با شکست و از دست رفتن هزینه مواجه می‌شد. همین امر موجب بوجود آمدن متد مدیریت پروژه چابک شد. در ادامه توضیح بیشتری درباره این روش خواهیم داد.
مدیریت پروژه چابک چیست؟
در هسته مدیریت پروژه Agile کلمهAgility نهفته است که به معنای “تحرک چابکی” است. این نشان دهنده توانایی حرکت دادن چیزی به سمت جلو به روشی سریع است که امکان تغییر جهت آسان را فراهم می‌کند. بنابراین از نظر مدیریت پروژه “چابکی” دارای پنج ویژگی اساسی است که بلوک های سازنده روش مدیریت چابک را تشکیل می دهند:
- شفافیت – همه افراد می‌توانند پیشرفت کار خود را با سایرین به اشتراک بذارند و از وظایف مابقی اعضا نیز مطلع باشند. این یعنی پیشرفت کار به صورت آشکار و شفاف برای اعضای تیم مشخص است و همه گروه می‌دانند هر کار در چه مرحله‌ای است. علاوه بر اینها امکان گفتگو در مورد چگونگی انجام بهتر آن نیز فراهم می‌شود.
- تمرکز بر مشتری- در روش مدیریت پروژه چابک تمرکز بسیار زیادی به روی درک نیازهای مشتری وجود دارد. هدف اینکار این است که نه تنها به مشتری چیزی را که درخواست کرده ارائه داده شود بلکه محصول نهایی آنچه باشد که مشتری واقعا نیاز دارد.
- تطبیق پذیری- ایده اصلی دیگر در مدیریت پروژه چابک این است که تیم‌ها را قادر می‌سازد به تغییرات احتمالی پروژه واکنش بهتری نشان دهند. به منظور رسیدن به این هدف پروژه به قسمت‌های مختلف تقسیم می‌شود و پس از تایید هر قسمت توسط مشتری به سراغ بخش بعدی می‌روند بنابراین اگر تغییری در مسیر وجود داشته باشد تطبیق آن با مراحل کار ساده‌تر خواهد بود.
- احساس مالکیت (رهبری موثر)- ویژگی دیگری که این روش برای مدیریت پروژه به ارمغان می‌آورد القای حس مالکیت در تیم‌ها است که به رهبری مؤثرتر کمک می‌کند. به عنوان مثال در مدیریت پروژه سنتی تمام اطلاعات از طریق مدیر پروژه به اعضای مختلف تیم اختصاص داده می‌شود. این می‌تواند به دلیل افزایش احتمال گم شدن برخی از اطلاعات بی‌اثر باشد.
- پیشرفت مداوم- یکی از مهمترین ویژگی‌های مدیریت پروژه Agile این است که محیطی را برای بهبود مستمر ایجاد می‌کند. تیم ها به طور منظم در چرخه‌های یادگیری مکرر و جلساتی درباره آنچه در طول پروژه آموخته‌اند شرکت می‌کنند و این مساله می‌تواند به پیشرفت کل گروه منجر شود.
مدیریت پروژه چابک چگونه کار می کند؟
در این روش ابتدا پروژه به قسمت‌های مختلفی تقسیم می‌شود و زمانبندی برای انجام این مرحله مشخص می‌گردد. پس از اتمام این فاز از پروژه همه چیز با مشتری مجدد بررسی می‌شود تا اگر تغییر نظری درباره ادامه پروژه دارد اعمال شود. در این مرحله مشتری کارهای انجام گرفته تا این مرحله از پروژه را تایید کرده و برای ادامه آن نظراتش را بیان می‌کند. با توجه به آنچه مشتری درخواست می‌کند فاز دوم پروژه آغاز می‌شود و همانند فاز اول تقسیم بندی و زمانبندی می‌شود. بدین ترتیب تمامی مراحل پروژه قدم به قدم انجام می‌شوند تا محصول نهایی به مشتری ارائه شود و پروژه خاتمه یابد.
در طول این مسیر مدیر پروژه به صورت روزانه وظایف هر فرد را به او متذکر می‌شود. بنابراین در طول روز اعضای تیم می‌دانند به روی چه چیزی کار می‌کنند و قرار است به چه مرحله‌ای برسند. جلسات تیمی روزانه و برقراری ارتباط مداوم با مشتری و ذینفعان پروژه نیز از جمله مواردی است که به طور مستمر در طول پروژه انجام می‌شود.
مزایا مدیریت پروژه چابک
بدون شک برای اینکه روش مدیریت پروژه چابک را برای خود انتخاب کنید باید درباره مزیت‌های آن نیز بیشتر بدانید.
تطبیق پذیری بیشتر و کاهش ریسک
یکی از مهمترین مزایای مدیریت چابک قابلیت مدیریت اولویت‌ها در زمان تغییر است. شاید بتوان این قابلیت را دلیل اصلی شکل گیری چنین روشی در مدیریت پروژه دانست چرا که افراد درگیر پروژه را قادر می‌سازد بدون مشکل در هر مرحله که لازم بود مراحل کار را با توجه به نظر مشتری تغییر دهند.
رضایت بیشتر مشتری
ارتباط و تبادل اطلاعات با مشتری یکی از اصول مهم مدیریت پروژه چابک است. هرچه بتوانید در طول پروژه با مشتری بیشتر ارتباط داشته باشید نتیجه نهایی کیفیت مطلوب‌تری خواهد داشت و مشتری شما نیز از محصول دریافتی راضی خواهد بود.
رضایت تیم
افراد تیم پروژه در روش چابک اختیار بیشتری به روی کارها دارند. در حقیقت این آزادی عمل در ارائه نظرات نشان دادن خلاقیت و حل مشکل از جمله مشکلاتی بود که در روش سنتی مدیریت پروژه وجود داشت. هرچه اعضای تیم احساس کنند نقش مهمی در پروژه دارند و می‌توانند ابراز نظر کنند و یا تغییری در قسمتی از کار ایجاد کنند رضایت و انگیزه آنها برای ادامه کار بیشتر خواهد شد.
متد مدیریت پروژه چابک
به مرور که روش مدیریت پروژه چابک در آغاز قرن بیست و یکم به یک موضوع داغ تبدیل شد بسیاری از فریم ورک‌ها به دنبال ارائه متدهایی برای پیشبرد پروژه به این روش ارائه کردند. برخی از پرطرفدارترین و پرکاربردترین آنها شامل موارد زیر می‌شود:
کانبان (Kanban)
کانبان روشی است که یک دهه پیش تدوین شده است. این بر تغییر تکاملی و بهبود مستمر فرآیند تمرکز دارد.
این روش دارای شش اصل است:
- کار را تجسم کنید
- کارهای در حال انجام را به حداقل برسانید.
- جریان کار را مدیریت کنید.
- خط مشی های فرآیندی را صریح کنید
- پیاده سازی حلقه های بازخورد
- به صورت مشترک بهبود بخشد
متدولوژی کانبان پیشنهاد می‌کند که باید از کاری که اکنون انجام می‌دهید شروع کنید و به تدریج تکامل پیدا کنید. Kanban به یکی از سازگارترین روش های مدیریت پروژه Agile تبدیل شده است.
Kanban می‌تواند توسط هر تیمی در سازمان شما از فناوری اطلاعات گرفته تا بازاریابی اعمال شود. دلیل اصلی این است که کانبان:
- به فرآیندها و نقش‌های جاری احترام می‌گذارد.
- نیازی به تغییرات انقلابی نیست بلکه تکاملی است.
- به شما پیشنهاد می‌کند که تغییرات تدریجی و تکاملی را دنبال کنید و سعی کنید به طور مداوم پیشرفت کنید.
- مدیریت کار را تشویق می‌کند و به افراد اجازه می‌دهد تا پیرامون آن خودشان را هماهنگ کنند.
اسکرام (Scrum)
بسیاری معتقدند که اسکرام یک روش چابک است که در دوره آموزش مدیریت پروژه با اسکرام در این خصوص صحبت کرده‌ایم. اما در واقع یک چارچوب تجویزی است. این متد مدیریت پروژه چابک به این صورت عمل می‌کند که ابتدا پروژه را به قسمت‌های کوچک‌تر که اسپرینت نامیده می‌شود تقسیم کرده و سپس برای هر قسمت زمانبندی خاصی مشخص می‌کند. سه گروه نقش مهمی در این نوع متد دارند:
- صاحب پروژه
- اسکرام مستر
- تیم
مالک محصول نماینده مشتریان و سایر ذینفعان است. او بک لاگ محصول را سازماندهی و مدیریت می‌کند و به دنبال آن فهرست وظایف اولویت بندی شده را نیز تنظیم می‌کند.. از سوی دیگر اسکرام مستر بعنوان رهبر تیم این وظایف را به اعضای تیم منتقل می‌کند.
اسکرامبان (Scrumban)
همانطور که کانبان روز به روز محبوب تر می‌شد برخی از افراد فرصتی را یافتند تا روش جدیدی را توسعه دهند که به تیم‌های اسکرام کمک می‌کند به جلو حرکت کنند و بهبود مستمری در عملکردشان داشته باشند. بدین شکل اسکرامبان بوجود آمد. جالب است که بدانید تقریبا 80% از اسکرام مسترها از کانبان در کنار اسکرام استفاده می‌کنند.
اسکرامبان با استفاده از اصول و شیوه‌های کانبان اسکرام را به سطح بالاتری می‌برد. این کار به تیم‌ها اجازه می‌دهد خروجی را افزایش دهند و ضایعات را کاهش دهند و در عین حال دید و بهره وری بهتری داشته باشند.
اجزا مدیریت پروژه چابک
روش چابک شامل 5 جز است که فرآیند چابک را به هم می چسباند.
- داستان کاربر- توضیحات و دیدگاه نهایی کاربر درباره محصول نهایی که می‌خواهد به شکل کامل در اختیار تیم قرار می‌گیرد که به آن داستان کاربر گفته می‌شود. این داستان‌های کاربری به فازهای کوچک تقسیم می‌شوند و سپس توسط تیم‌های Agile در اسپرینت‌های تکی توسعه می‌یابند.
- اسپرینت – اسپرینت‌ها دوره‌های محدود زمانی کوتاهی هستند که پس از اتمام کارها بین 1 تا 4 هفته طول می‌کشد.
- جلسات استندآپ روزانه- برای اینکه همه تیم از اتفاقاتی که درباره پیشرفت پروژه درحال رخ دادن است باخبر شوند جلسات روزانه شکل می‌گیرد که در آن هر کسی وظایفی که در روز دارد و کارهایی که تا این لحظه پیش برده را به طور خلاصه و لیست بیان می‌کند.
- تخته‌ی کانبان- بُرد یا تخته کانبان یک ابزار مدیریت پروژه چابک است که برای کمک به مشخص شدن گردش کار در سازمان ایجاد می‌شود.
- بک لاگ محصول- این جزء از مدیریت چابک لیستی است که شامل اولویت بندی جزئیات تمام کارهایی است که باید در محصول خود بگنجانید. اگر می‌خواهید هر گونه تغییری در محصول خود ایجاد کنید بک لاگ محصول تنها منبع نیاز است.
اصول مدیریت پروژه چابک
روش مدیریت پروژه چابک بر مبنای 12 اصول طرح ریزی می‌شود:
- بالاترین اولویت جلب رضایت مشتری است که اینکار با تحویل به موقع پروژه صورت می‌گیرد.
- باید از تغییر الزامات در فرآینده توسعه پروژه استقبال کرد. امکان تغییر روش است که یک مزیت رقابتی محسوب می‌شود.
- نرم افزار کاربردی باید به طور مکرر در فاصله زمانی کم به مشتری تحویل داده شود. اولویت با کوتاهتر کردن زمانبندی است.
- افراد تجاری و توسعه دهندگان نرم افزار باید روزانه در طول پروژه با هم کار کنند.
- پروژه ها را حول افراد با انگیزه بسازید. به آنها محیط و حمایت لازم را بدهید و برای انجام کار به آنها اعتماد کنید.
- کارآمدترین و مؤثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم توسعه و درون آن گفتگوی رو در رو است.
- عملکرد نرم افزار معیار اولیه پیشرفت است.
- فرآیندهای چابک توسعه پایدار را ترویج می کنند. حامیان مالی توسعه دهندگان و کاربران باید بتوانند به طور نامحدود یک سرعت ثابت را حفظ کنند.
- توجه مداوم به برتری فنی و طراحی خوب چابکی را افزایش می دهد.
- سادگی ضروری است. این یعنی هنر به حداکثر رساندن مقدار کار انجام نشده.
- بهترین معماری‌ها نیازمندی‌ها و طرح‌ها از تیم‌های خودسازمان‌دهنده پدید می‌آیند.
- در فواصل زمانی منظم تیم در مورد چگونگی موثرتر شدن فکر می کند سپس رفتار خود را بر اساس آن تنظیم و تنظیم می کند.
مدیریت چابک برای چه پروژه های مناسب است؟
در شرایط زیر روش مدیریت پروژه چابک بهترین گزینه برای شما خواهد بود:
- پروژه‌هایی که در آنها نیاز و سلیقه مشتری تغییر می‌کند.
- اولویت‌های شرکت تغییر می‌کند.
- همیشه از جدیدترین تکنولوژی‌های مارکتینگ استفاده می‌شود.
سخن پایانی
اگر هنوز در تلاش هستید تصمیم بگیرید که کدام روش مدیریت پروژه را انتخاب کنید، روش مدیریت پروژه چابک با آزادی عمل و تطبیق پذیری که در حین انجام پروژه در اختیارتان قرار می‌دهد می‌تواند انتخاب مناسبی باشد. با دانستن اصول و نحوه کار با این متد مدیریت پروژه می‌توانید عملکرد مناسبی در اجرا و تحویل پروژه‌ها داشته باشید.
دیدگاهتان را بنویسید