کانبان چیست و چه کمکی به مدیریت پروژه می‌کند؟

مدیریت پروژه و استفاده از روش درست برای انجام آن یکی از شرط‌های اساسی برای موفقیت آن کار به حساب می‌آید. روش چابک بهترین راه برای انجام این کار است که یکی از روش‌های اجرای آن متدولوژی کانبان است. این روش انعطاف‌پذیری بسیار بالایی دارد و در هنگام برنامه‌ریزی دست شما را باز می‌گذارد. با استفاده از آن می‌توانید صرفه‌جویی مناسبی در منابع مختلف خودتان داشته باشید و روند خدمت‌رسانی به مشتریان خودتان را بهبود ببخشید. همچنین به کارگیری آن باعث می‌شود تا روند اجرای پروژه چهارچوب خاصی به خودش بگیرید و منظم‌تر شود.

در ادامه این مطلب قصد داریم برای شما تعریف متدولوژی کانبان روش اجرای آن انواع کانبان مزیت‌های این روش مدیریت پروژه و تعریف دقیق تخت کانبان را بیان کنیم تا با آن‌ها آشنا شوید و بتوانید به خوبی از این روش برای مدیریت‌کردن پروژه‌های مختلف خودتان بهره ببرید.

متدولوژی کانبان چیست؟

متدولوژی کانبان به طور مشخص به شما می‌گوید چه محصولی باید در کدام زمان و چقدر تولید شود. هدف اصلی استفاده از این روش ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان با انجام کم‌ترین میزان هزینه است که برای اولین‌بار توسط شرکت تویوتا به وجود آمد.

 در این روش از کارت‌ها برای نشان‌دادن به حرکت درآمدن جریان کارها استفاده می‌کنند و در واقع آن‌ها نشانه‌های بصری این موضوع هستند. کارها به بخش‌های کوچک تقسیم‌بندی می‌شود و مقدار مشخصی از آن‌ها در سیستم وجود دارد. کارت‌های موجود در متدولوژی کانبان برای برنامه‌ریزی هدایت و زمان‌بندی تولید محصول موردنظر به کار می‌رود.

امروزه از این روش تنها در کارخانه‌ها استفاده نمی‌شود و برای تولید محصولات نرم‌افزاری نیز آن را به کار می‌برند. استفاده از متدلوژی کانبان در تیم‌های تولید نرم‌افزار باعث می‌گردد تا میزان کار در حال انجام با ظرفیت تیم‌های مختلف درگیر به طور کامل هماهنگ باشد.

تخت کانبان چیست؟

تخت کانبان ابزاری برای پیاده‌سازی فیزیکی این روش مدیریت پروژه به شمار می‌آید. این نوع ابزار فلزی است و دارای آهن‌ربا یا برگه‌های چسب‌دار رنگی است که به شما امکان می‌دهد تا بتوانید فعالیت‌های مختلف خودتان را بنویسید و روی آن بچسبانید. در سال‌های اخیر انواع الکترونیکی این نوع ابزار نیز به وجود آمده است و شما می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.

هر تخت کانبان به سه قسمت اصلی زیر تقسیم‌بندی می‌شود:

• ستون انجام‌دادن (To Do)
• ستون در حال پیشرفت (In Progress)
• ستون انجام شده (Done)

روی هر کارت یک فعالیت نوشته می‌شود و در یک ستون مشخص از تخت کانبان آن را می‌چسبانند. به این صورت شما می‌توانید متوجه شوید روند انجام کارهای مختلف در چه حالتی قرار دارد و چه کارهایی به طور کامل انجام شده‌اند.

متدولوژی کانبان را به چه شیوه‌ای باید اجرا کرد؟

برای اجرای متدولوژی کانبان باید یکسری گام‌ها را به خوبی انجام داد و بدون انجام آن‌ها رسیدن به تولید بیشتر با هزینه کم‌تر ممکن نیست. در ادامه این مطلب این کارها را برای شما شرح می‌دهیم تا آن‌ها را بشناسید و متدولوژی کانبان را به درستی اجرا کنید.

• جریان کارهای مراحل مختلف را تصویر‌سازی کنید

در هر مرحله از این روش شما یکسری کارها را به انجام می‌رسانید تا بتوانید به هدف نهایی آن مرحله برسید. در اولین گام اجرای متدولوژی کانبان باید این کارها را به صورت دقیق تصویر‌سازی کنید. برای این کار می‌توانید از تخت کانبان فیزیکی یا الکترونیکی بهره ببرید. به این صورت می‌توانید به طور دقیق مشاهده کنید که کدام کارها در حال انجام است و در چه مرحله‌ای قرار دارد. نحوه چینش و دسته‌بندی این بورد نیز به سلیقه و خلاقیت شما بستگی دارد و به همین دلیل برای هر پروژه‌ای به طور کامل متفاوت است.

• کارهای مراحل متفاوت را اولویت‌بندی کنید

انجام کارها در کنار هم باعث می‌شود تا انرژی افراد هدر رود و هیچکدام از آن‌ها به سرانجام مشخصی نرسد. به همین دلیل باید کارهای خودتان در مراحل مختلف کانبان را دسته‌بندی و اولویت‌بندی کنید. به این صورت ابتدا کارهای مهم توسط تیم شما به اتمام می‌رسد و سپس آن‌ها به سراغ کارهای دیگر می‌روند. همچنین این کار کمک می‌کند تا از نظر زمانی نیز با محدودیتی روبه‌رو نباشید و همه کارها در سر وقت دقیق خودشان به انجام برسند. به طور معمول اعضای جلسه کانبان میزان فعالیت‌های هر مرحله 1 تا 1.5 برابر تعداد اعضای تیم مورداشاره در نظر می‌گیرند و به این صورت نظم درستی به فعالیت‌ها می‌دهند.

• مدیریت انجام کارها را به خوبی انجام دهید

پس از انجام دو مرحله قبل باید به طور مناسبی روی انجام آن‌ها نظارت کنید و مدیریت این فعالیت‌ها را به انجام برسانید. هرچه دو مرحله قبلی را بهتر به انجام برسانید در این بخش راحت‌تر خواهید بود و این کار را آسان‌تر می‌توانید انجام دهید. در هنگام مدیریت باید دقت کنید کارها با سرعت خوبی انجام شوند تا در آخر کار روی یکدیگر انباشته نشوند. با استفاده متدلوژی کانبان می‌توانید مراحل قبلی کار را به خوبی تجزیه و تحلیل کنید و نقاط ضعف و قوت کار خودتان را راحت‌تر بیابید. به این صورت می‌توانید مدیریت بهتری را نیز انجام دهید.

•  قوانین مربوط به مراحل را به طور دقیق شفاف‌سازی کنید

شما باید برای تمامی اعضای تیم شرکت‌کننده در جلسات کانبان دستورالعمل‌ها و قوانین را شفاف‌سازی کنید این کار باعث می‌شود تا اعضا به خوبی متوجه این موارد شوند و آن‌ها را رعایت کنند. این قوانین یک چهارچوب مشخص برای تمامی کارکنان تعیین می‌کند که به آن‌ها می‌گوید باید به چه نحوی کار خودشان را انجام دهند. به این صورت نظم مشخصی در انجام کارها به وجود می‌آید و خود به خود هدف تولید بیشتر با هزینه کم‌تر به واقعیت می‌پیوندد.

• حلقه‌های دریافت و پیاده‌سازی بازخوردها را ایجاد کنید

بدون ارائه بازخورد مناسب هیچکدام از اعضای تیم شما نمی‌توانند متوجه شوند که آیا کار خودش را به خوبی انجام داده است یا نیاز به تلاش بیشتری برای بهبود آن دارد. بنابراین باید در روند استفاده از متدلوژی کانبان برگزاری حلقه‌های پیوسته بازخورد را در دستور کار خودتان داشته باشید. شما می‌توانید از انواع مختلف روش‌ها برای ارائه بازخورد استفاده کنید. به عنوان مثال می‌توانید از معیارها و متریک‌ها مختلف برای این هدف استفاده کنید. به این صورت هرکس می‌تواند با اندازه‌گیر آن متریک متوجه درستی یا نادرستی مسیر انجام وظیفه خودش بشود.

انواع کانبان شامل چه مواردی است؟

کانبان نیز مانند دیگر روش‌های مدیریت پروژه انواع دارد که شما می‌توانید وابسته به نوع فعالیت خودتان یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. در ادامه انواع کانبان را به شما معرفی می‌کنیم و شرح لازم پیرامون آن‌ها را می‌دهیم تا به آگاهی کامل در این زمینه برسید.

• متدولوژی کانبان برگشتی

در روش کانبان برگشتی چرخه‌ای بین فرآیندهای مختلف ایجاد می‌شود و فروشنده لیستی از کالاهای به فروش رفته را تحویل می‌دهد. فروشندگان برای تهیه این لیست متدلوژی کانبان را به کار می‌بندند.

• متدولوژی کانبان تولید

در این نوع از متدولوژی کانبان لیستی از کالاهای موردنیاز برای تولید از بالا به پایین فرستاده می‌شود و برای تهیه این لیست این روش را به کار می‌برند.

کاربرد متدولوژی کانبان در مدیریت پروژه چیست؟

از این روش می‌توان برای مدیریت پروژه‌های مختلف سخت‌افزار و نرم‌افزار مانند کارخانه‌ها و تولید نرم‌افزارهای مختلف استفاده کرد فقط نیاز است تا اصول متدولوژی کانبان در هنگام پیاده‌سازی به طور کامل رعایت شود. با استفاده از متدولوژی اسکرام هم می‌توانید مدیریت پروژه خودتان را انجام دهید.

در ادامه مهم‌ترین اصل‌های روش کانبان را برای شما بیان می‌کنیم. در لینک درج شده آموزش مدیریت پروژه چابک با اسکرام را کامل توضیح داده‌ایم.

• تغییرات را باید به تدریج انجام شود

در متدلوژی کانبان اصل بر این است که کارهای در حال انجام متوقف نشوند و تغییرات موردنیاز به صورت تدریجی در طول مدت زمان مشخصی به انجام برسد. این کار باعث می‌شود تا افراد به مرور با آن‌ها ارتباط برقرار کنند و بتوانند آسان‌تر آن‌ها را به انجام برسانند. همچنین کمک می‌کند تا نظم و چهارچوب فعلی تیم موردنظر به هم نخورد و فعالیت‌ها به درستی و بادقت زیادی انجام شود.

• نیازی به تغییر عناوین شغلی فعلی نیست!

در هنگام استفاده از متدولوژی کانبان نیازی نیست که عناوین شغلی و بخش‌هایی پربازده را تغییر بدهید یا حذف کنید. زیرا تغییرات خود به خود و به مرور در این قسمت‌ها به وقوع می‌پیوندد و نیازی به کارهای ناگهانی نیست.

• به افراد مختلف اجازه ارائه ایده‌های خودشان را بدهید

در این روش بهبود باید در سطح‌های مختلف سازمان و توسط افراد متفاوت صورت بگیرد. رهبران به طور معمول نسبت به بخش‌های پایین‌دستی دید کلی دارند و جزییات کارکرد آن‌ها را نمی‌دانند اما مدیران این قسمت‌ها از این موارد مطلع هستند. بنابراین شما باید به این افراد اجازه دهید تا ایده‌های خودشان برای اجرای بهتر کارها در بخش موردنظر را ارائه دهند به این صورت می‌توانید بهبود بسیار زیادی در بخش‌های مختلف تیم‌ها ببنید.

همچنین باید دقت کنید که این متدولوژی باید سطح به سطح انجام شود و فقط مختص مدیران نباشد. زیرا کمک می‌کند تا انجام کارهای پیچیده تیم‌های متفاوت آسان‌تر شود.

مزایا مدیریت پروژه به روش کانبان شامل چه مواردی است؟

مزایا روش کانبان بسیار است و نمی‌توان همه آن‌ها را در این متن بیان کرد؛ اما در ادامه برخی از مهم‌ترین آن‌ها را به شما معرفی می‌کنیم.

• انعطاف‌پذیری بالایی دارد

متدلوژی کانبان انعطاف‌پذیری بسیار بالایی دارد و به شما اجازه می‌دهد تا در صورت دریافت اطلاعات جدید بتوانید برنامه خودتان را مورد ارزیابی قرار بدهید و آن را اصلاح کنید.

• به راحتی قابل اجرا است

هرچه روش مدیریت پروژه ساده و قابل‌فهم‌تر باشد اجرایش راحت‌تر است. زیرا روند انجامش را به آسانی تمام اعضای تیم متوجه می‌شوند. روش مدیریت پروژه کانبان به خاطر تصویر‌ی‌بودنش از این ویژگی برخوردار است و همه اعضا به خوبی می‌توانند آن را اجرا کنند.

• به صرفه‌جویی در منابع مختلف کمک می‌کند

هر پروژه‌ای یکسری منابع محدود دارد که به درستی استفاده شود تا در حین انجام آن به اتمام نرسد. تمرکز متدلوژی کانبان بر کاهش هدررفت منایع است و به همین دلیل کمک می‌کند تا بتوانید در مصرف آن‌ها صرفه‌جویی خوبی به انجام برسانید.

• روند خدمات‌رسانی به مشتریان را منظم‌تر می‌کند

سیستم‌هایی که از کانبان برای مدیریت پروژه خودشان استفاده می‌کنند دارای نظم و چهارچوب خاصی هستند. این موضوع باعث می‌شود تا محصولات یا خدمات در موعد مشخصی آماده شود و به دست مشتری نهایی برسد. به این صورت روند خدمت‌رسانی به این افراد نیز بهبود قابل‌توجهی خواهد داشت.

معایب مدیریت پروژه به روش کانبان چیست؟

این روش علاوه بر مزیت‌هایی که بیان کردیم یکسری معایب کوچک نیز دارد. شما باید نسبت به آن‌ها آگاهی داشته باشید تا بتوانید در هنگام استفاده از آن احتمال بروز این موارد را به حداقل برسانید. به همین دلیل در ادامه معایب روش کانبان را برای شما بیان می‌کنیم و در مورد آن‌ها شرح مختصری می‌دهیم.

• امکان بروز مشکل در صورت عدم به روز‌رسانی تخت کانبان وجود دارد

اگر تخت کانبان به روز نشود می‌تواند مشکلات زیادی را به وجود بیاورد. زیرا اطلاعات موجود روی آن ناقص یا نادرست هستند و اعضا براساس این داده‌ها کارهای خودشان را به انجام می‌رسانند. بنابراین باید تخت کانبان را همواره به روز نگه دارید.

• ساده‌نبودن اطلاعات موجود روی تخت کانبان می‌تواند مشکل‌ساز شود

تخت کانبان باید تمیز باشد و بتوان اطلاعات موجود روی آن را به سادگی خواند و درک کرد. اگر پیچیدگی زیادی روی این ابزار وجود داشته باشد اعضای تیم دچار سردرگمی و گیجی می‌شوند و نمی‌توانند کار خودشان را به درستی انجام دهند.

تفاوت متدولوژی کانبان با اسکرام در چه چیزهایی است؟

اسکرام نیز یکی دیگر از روش‌های مدیریت پروژه چابک است که تفاوت‌های با کانبان دارد. در این بخش مهم‌ترین فرق‌های این دو روش مدیریت پروژه را برای شما بیان می‌کنیم.

• در زمان‌بندی و نوع برنامه‌ریزی تفاوت دارند

زمان‌بندی روش اسکرام دقیق و بدون تغییر است؛ در حالی که متدولوژی کانبان در این زمینه انعطاف‌پذیری دارد. در اسکرام کل تسک‌های به صورت دسته‌ای لیست می‌شوند و در پایان هر اسپرینت تیم‌ها باید آن‌ها را تحویل دهند. اما در روش کانبان هر تسک تنها پس از انجام‌شدن وظیفه قبلی و خالی‌شدن ظرفیت تیم موردنظر قابل انجام است.

• معیارهای و ارزش‌های متفاوتی را در بطن خودشان دارند

در روش اسکرام تیم به موفقیت کامل در اسپرینت متعهد است؛ در حالی که افراد استفاده‌کننده از کانبان تنها به انجام تسک خود را متعهد می‌دانند. در اسکرام موفقیت با معیار« سرعت تعیین شده برای هر اسپرینت و ظرفیت تیم » تعیین می‌شود؛ اما معیار پیروز‌‎شدن در کانبان « زمان مورد نیاز برای تکمیل یک کار منحصر‌به‌فرد » است.

کلام آخر

متدولوژی کانبان روشی برای مدیریت پروژه است که جزو راهکارهای پیاده‌سازی رویکرد چابک به شمار می‌آید. این روش بسیار انعطاف‌پذیر است بهره‌وری را بالاتر می‌برد نظم تیمی را افزایش می‌دهد و به صرفه‌جویی در مصرف منابع نیز کمک بسیار بزرگی می‌کند. بنابراین استفاده از آن برای هر تیمی می‌تواند مفید و کاربردی باشد؛ البته اگر به اصول آن پایبند باشد. در هندبوک مدیریت پروژه کامل درباره مدیریت و کنترل پروژه صحبت شده است و این کتاب می‌تواند راهنمای خوبی برای شما باشد.