بررسی استاندارد ICB در مدیریت پروژه
وقتی نوبت به مدیریت یک پروژه می‌رسد باید همه چیز دست در دست هم بدهند تا یک پروژه با نتیجه مطلوبی به پایان برساند. به همین جهت است که استانداردهای مختلفی برای مدیریت پروژه معرفی شده است. یکی از آن‌ها که با نام استاندارد ICB شناخته شده است. جدا از پروژه به ویژگی‌ها و شایستگی‌های مدیریت پروژه می‌پردازد و آن را در سه دسته بندی شایستگی تخصصی، شایستگی مفهومی و شایستگی رفتاری تقسیم می‌کند. ICB توسط انجمن بین المللی مدیریت پروژه که اختصارا آن را با نام IPMA می‌شناسند مشخص شده است. در ادامه به بررسی این استاندارد و کاربردهای آن خواهیم پرداخت.
اجزا شایستگی تخصصی
همانطور که به آن اشاره شد آنچه با نام استاندارد ICB شناخته شده است به پروژه مرتبط نمی‌شود بلکه تمرکز آن به شایستگی شخص یا اشخاصی است که پروژه را مدیریت می‌کنند.
به طور کلی شایستگی‌های فنی، دانش و توانایی‌های مورد نیاز برای اعمال اصول و اطلاعات فنی خاص در یک وظیفه یا نقش شغلی است. بیشتر مواقع این شایستگی‌ها حین انجام کار کسب می‌شوند. مشاوره یکی از نمونه‌های شایستگی فنی است. شایستگی‌های تخصصی یا فنی شامل 20 عامل می‌شوند:
- موفقیت مدیریت پروژه – این شایستگی میزان نتایج مطلوب دریافت شده از پروژه‌های گذشته را در بر می‌گیرد.
- گروه‌های ذینفع– مدیر پروژه باید همه طرف‌های ذینفع را شناسایی کند، علایق آن‌ها را بداند و سعی کند این افراد را در راستای اهمیتی که برای پروژه دارند با هم هماهنگ سازد.
- اهداف و الزامات پروژه- مدیریت نیازمندی‌ها شامل شناسایی تعریف و توافق پروژه برای بر آورده کردن نیازها و انتظارات طرف‌های ذینفع به ویژه مشتریان و کاربران است.
- ریسک و فرصت- مدیر پروژه موظف است به فرآیند مدیریت ریسک آگاه باشد تا بتواند خطرات و چالش‌هایی که در یک پروژه به‌وجود می‌آید را به خوبی مدیریت کند.
- کیفیت- مدیریت کیفیت پروژه به مشارکت تمامی اعضا نیاز دارد و این هماهنگی را نیز باید مدیر پروژه ایجاد کند تا در نهایت انجام پروژه با رضایت مشتری همراه باشد.
- سازمان پروژه- این عنصر شایستگی در استاندارد ICB شامل طراحی و نگهداری نقش‌ها، ساختارهای سازمانی، مسئولیت‌ها و قابلیت‌های مناسب برای پروژه می‌شود.
- کار تیمی- این عنصر شایستگی به مدیریت و رهبری تیم سازی ایجاد پویایی در گروه و به طور کلی هر چیزی که به یک کار تیمی مرتبط می‌شود اختصاص دارد.
- حل مسئله- به‌وجود آمدن مشکل در طی انجام یک پروژه اجتناب ناپذیر است. اما مدیریت مشکل به‌وجود آمده و حل مساله آن چیزیست که مدیر پروژه باید به آن تسلط داشته باشد تا بتواند خطرات ناشی از کمبود زمان کمبود بودجه یا عدم تحویل به موقع پروژه را کاهش دهد.
- ساختارهای پروژه- ساختارهای پروژه یک مکانیسم کلیدی برای ایجاد نظم در پروژه هستند. ساختارهای سلسله مراتبی تضمین می‌کنند که هیچ چیز از پروژه حذف نشده است.
- محدوده و اقلام قابل عرضه- محدوده پروژه مرزهای یک پروژه را مشخص می‌کند. اقلام قابل عرضه نه تنها محصولات فروخته شده یا خدماتی هستند که پس از بسته شدن پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند بلکه فرآیندهای عملیاتی تغییرات سازمانی و تغییرات منابع انسانی مورد نیاز برای یک سازمان موفق را نیز در بر می‌گیرد.
- زمان و فازهای پروژه- زمان در استاندارد ICB ساختار توالی مدت زمان و زمان‌بندی فعالیت‌ها را پوشش می‌دهد. فاز پروژه یک دوره زمانی مجزا از توالی پروژه است که به وضوح از سایر دوره ها جدا است.
- منابع– یکی از شایستگی‌های مدیر پروژه این است که بتواند از منابع صحیح در جای درست و به میزان لازم استفاده کند. مدیریت و کنترل منابع یکی از مهم‌ترین کارهاییست که باید در طول پروژه انجام شود.
- هزینه و تامین مالی– بدون شک هیچ پروژه‌ای بدون مدیریت مالی صحیح به نتیجه مطلوب نمی‌رسد. این شایستگی شامل تمامی اقدامات برای برنامه ریزی نظارت و کنترل هزینه‌های پروژه می‌شود.
- تدارکات و قرارداد- تدارکات معمولاً توسط تیم خرید و تامین انجام می‌شود با اینحال از جمله مواردی است که باید تحت نظر مدیریت پروژه انجام شود.
- تغییرات- احتمال تغییر در پروژه حتی در اواسط آن وجود دارد آمادگی برای این تغییر و سازگار شدن با تغییرات رخ داده از جمله عواملی است که باید به آن توجه شود.
- کنترل و گزارشات- گزارش‌گیری اطلاعات و ارتباطاتی را در مورد وضعیت کار روی پروژه فراهم می‌کند و پیشرفت‌ها را تا پایان پروژه یا برنامه پیش‌بینی می‌کند. گزارش همچنین شامل ممیزی مالی و بررسی پروژه است.
- اطلاعات و مستند سازی- مدیریت اطلاعات شامل مدل‌سازی جمع‌آوری انتخاب ذخیره و بازیابی داده‌های پروژه (فرمت‌شده بدون قالب گرافیکی، کپی، چاپی کپی، الکترونیکی) می‌شود.
- ارتباطات- از جمله عوامل مهم در استاندارد ICB این است که مدیر پروژه تبادل موثر و درک کاملی از اطلاعات بین طرفین داشته باشد.
- راه اندازی- راه اندازی پروژه به گردآوری تیم تقسیم بندی کارها و توانایی تبادل اطلاعات و کنترل یک پروژه اختصاص دارد.
- خاتمه- به تکمیل پروژه یا برنامه یا مرحله ای از پروژه اشاره دارد.
اجزا شایستگی مفهومی
- پروژه محوری- پروژه گرایی یا پروژه محوری اصطلاحی است که برای توصیف گرایش سازمان‌ها به مدیریت پروژه ها و توسعه شایستگی مدیریت پروژه استفاده می‌شود.
- طرح محوری– این عنصر شایستگی ویژگی‌های برنامه‌های یک پروژه را تعریف کرده و و مدیریت آن‌ها را پوشش می‌دهد.
- مدیریت پورتفولیو- این شایستگی در استاندارد ICB اولویت بندی پروژه‌ها یا برنامه‌ها در یک سازمان در بر می‌گیرد.
- اجراء پروژه طرح و سبد پروژه- این عنصر شایستگی فرآیند ایجاد و بهبود مستمر پروژه برنامه و مدیریت پورتفولیو در سازمان‌ها را پوشش می‌دهد.
- سازمان دائمی- این عنصر شایستگی رابطه بین سازمان‌های پروژه که موقتی هستند و نهادهای دائمی که در پروژه مشارکت دارند یا با آن در ارتباط هستند را پوشش می‌دهد.
- کسب و کار- این عنصر شایستگی تأثیر مسائل تجاری بر مدیریت پروژه‌ها برنامه‌ها و پورتفولیوها و بالعکس را در بر می‌گیرد.
- سیستم‌ها محصولات و فناوری- این عنصر شایستگی ارتباط بین یک پروژه/برنامه و سازمان را در رابطه با سیستم‌ها محصولات و/یا فناوری پوشش می‌دهد.
- مدیریت کارکنان- این عنصر جنبه‌های مدیریت منابع انسانی مربوط به پروژه‌ها را در بر می‌گیرد که شامل برنامه ریزی استخدام انتخاب آموزش حفظ ارزیابی عملکرد و انگیزه می‌شود.
- سلامتی امنیت ایمنی و محیط زیست- این عنصر شامل فعالیت هایی می‌شود که به اطمینان از رفتار مناسب سازمان در زمینه بهداشت امنیت ایمنی و محیط زیست و در مرحله برنامه‌ریزی پروژه اجرای آن و در طول چرخه عمر محصول تحویل شده و از کار انداختن و دفع آن کمک می‌کند.
- تامین مالی- این توانایی بودجه لازم برای پروژه را به طور مسئولانه و به موقع در دسترس قرار می‌دهد.
- قوانین و مقررات- این عنصر شایستگی تأثیر قانون و مقررات را بر پروژه‌ها و برنامه‌ها توصیف می‌کند.
اجزا شایستگی رفتاری
در استاندارد PMBOK بیشتر درباره دانش مدیریت پروژه صحبت کرده‌ایم. این بخش از استاندارد ICB به ویژگی‌های رفتاری یک مدیر پروژه اشاره دارد که شامل 15 شایستگی مختلف می‌شود.
- رهبری- این یک شایستگی حیاتی برای یک مدیر پروژه است. او باید توانایی برانگیختن تیم و هدایت آن‌ها را داشته باشد.
- مشارکت و انگیزش- مدیر پروژه با توجه به توانایی‌ها و مهارت‌های هر فرد باید بتواند انگیزه کافی در بهبود عملکرد آن فرد ایجاد کند.
- خود کنترلی- مدیریت پروژه کار پراسترسی است و چالش‌های مختلفی در این کار وجود دارد. یک مدیر پروژه باید بتواند با توجه به شرایط مختلف خشم و استرس خود را کنترل کند.
- قاطعیت- توانایی ابراز نظرات و قانع کردن افراد از جمله قابلیت‌های فردی است که برای یک مدیر پروژه ضروری محسوب می‌شود.
- آرامش- توانایی کاهش و کنترل تنش در شرایط سخت و پیچیده یکی دیگر از ویژگی‌های مهم استاندارد ICB به شمار می‌رود.
- بحث پذیری- یک مدیر پروژه موفق باید بتواند کاری کند دیگران احساس کنند نظرات و پیشنهاداتشان مورد استقبال قرار می‌گیرد و به نوعی این آزادی بیان را به سایرین بدهد تا بتوانند به راحتی ابراز عقیده کنند.
- خلاقیت– یک مدیر پروژه موفق باید بتواند فراتر از واقعیت را ببیند و در عملکرد خود خلاقیت داشته باشد.
- نتیجه محوری- بسیار مهم است که کل تیم به روی یک هدف اصلی و موفقیت آن متمرکز باشند.
- کارایی- توانایی استفاده مقرون به صرفه از زمان و منابع برای تولید محصولات مورد توافق و برآوردن انتظارات افراد ذینفع است.
- مشورت- این یک امر مهم است که مدیر پروژه همه افراد تیم را در نظرسنجی شرکت دهد و با آن‌ها درباره موضوعات مختلف مشورت کند.
- مذاکره- توانایی مذاکره یک ابزار مهم است که موجب می‌شود اختلافات مربوط به پروژه بین طرفین قرارداد حل شده و ادامه پروژه با رضایت همه افراد پیش برود.
- تعارض و بحران– وجود بحران و اختلاف در هر پروژه‌ای اجتناب ناپذیر است اما توانایی کنترل این اختلافات بین افراد درگیر در پروژه یک شایستگی مهم محسوب می‌شود.
- قابلیت اطمینان- قابل اطمینان بودن یعنی بتوانید پروژه‌ها را با موفقیت در زمانی که وعده داده‌اید تحویل دهید. این ویژگی نشان می‌دهد می‌توانید به آنچه وعده داده‌اید عمل کنید.
- قدردانی از ارزش‌ها- وقتی مسئولیت هدایت و کنترل یک تیم را دارید با افراد با ویژگی‌ها و توانایی‌های مختلفی برخورد خواهید داشت. قدردانی از عملکرد درست افراد می‌تواند انگیزه‌ای برای پیشروی در پروژه باشد.
- اصول اخلاقی- اخلاق بیانگر آزادی‌های شخصی و حرفه‌ای و همچنین محدودیت های مرتبط با آن است که بر مبنای آن نباید هیچ استاندارد اخلاقی نادیده گرفته شود.
جمع بندی
برای این‌که یک پروژه با موفقیت به انتها برسد لازم است، مدیر پروژه دارای ویژگی‌های خاصی باشد که در این صنعت با نام شایستگی خوانده می‌شود. این شایستگی‌ها مشخص می‌کند فردی که پروژه را مدیریت می‌کند تا چه حد توانمند و قابل اطمینان است و همین به ارائه پروژه‌های بیشتر به او کمک خواهد کرد. بنابراین داشتن استاندارد ICB برای یک مدیریت پروژه به روی کل تیم پروژه تاثیرگذار خواهد بود. هرچند این شایستگی‌ها با توجه به پروژه‌های مختلف اولویت‌های متفاوتی نیز دارند.
در دوره آموزش آنالیز تاخیرات در پروژه‌ها، بررسی می‌کنیم که علت تاخیر چیست؟ و راهنمای کاملی در اختیار شما قرار می‌گیرد. و شما را تبدیل به مدیر پروژه توانمند می‌کند.
دیدگاهتان را بنویسید