بررسی استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه

وقتی درباره مدیریت پروژه اطلاعات کسب می‌کنید احتمالا با واژه PMBOK بسیار برخورد خواهید کرد. PMBOK یکی از انواع استانداردهای مدیریت پروژه است که در بسیاری از شرکت‌ها و پروژه‌های متنوع کاربرد دارد. در حقیقت می‌توان آن را یکی از پرکاربردترین استانداردهای مدیریت پروژه دانست. اما پیش از این‌که بدانید آیا این استاندارد مناسب پروژه شما است یا خیر لازم است بدانید استاندارد PMBOK چیست و چطور می‌تواند شما را در هدایت پروژه‌هایتان یاری کند.

PMBOK چیست؟

برای توضیح این‌که PMBOK چیست ابتدا لازم است به معنای این واژه بپردازیم. PMBOK که از کلمهProject Management Body of Knowledge تشکیل شده است به معنای مجموعه دانش مدیریت پروژه است. این مجموعه شامل دستورالعمل‌ها اصطلاحات و بهترین روش‌هایی می‌شود که به عنوان استاندارد برای مدیریت پروژه پذیرفته شده‌اند. PMBOK توسط موسسه مدیریت پروژه که اختصارا به آن PMI می‎‌گویند مدیریت می‌شود. این شامل فرآیندها و تکنیک‌های بسیاری از مدیریت پروژه است و از آن‌جایی که میزان دانش نیز همیشه در حال افزایش است دائما در حال گسترش و به روز رسانی است.

PMBOK یک روش پروژه نیست. چیزی به نام پروژه PMBOK وجود ندارد. در عوض PMBOK می‌تواند برای ایجاد یک زبان متحد برای همه افرادی که در مدیریت پروژه کار می‌کنند استفاده شود.

تاریخچه PMBOK

پیش از این‌که بخواهیم استاندارد PMBOK را به طور کامل‌تری بررسی کنیم نگاهی به تاریخچه این استاندارد خواهیم داشت. همانطور که گفته شد PMBOK توسط موسسه مدیریت پروژه یا همان PMI مدیریت می‌شود. این شرکت در سال 1969 توسط 5 داوطلب تاسیس شد. این موسسه با هدف ایجاد یک انجمن برای متخصصان در زمینه مدیریت پروژه راه اندازی شد تا افراد مختلف بتوانند اطلاعات خود را در این زمینه به اشتراک بگذارند و ایده‌هایشان را برای برطرف کردن مشکلاتی که در زمینه مدیریت پروژه وجود دارد بیان کنند.

در نهایت هدف این بود که استانداردهایی برای مدیریت پروژه تنظیم شود و همین هم شد. با تحقیقات و بررسی‌های انجام گرفته در سال 1996 اولین نسخه از راهنمای PMBOK که بعدها آن را با نام استاندارد PMBOK شناختند برای عموم معرفی شد. از زمان معرفی PMBOK موسسه PMI نیز بعنوان یک توسعه دهنده استاندارد معتبر شناخته شد.

فرایندهای PMBOK

به طور کلی استاندارد PMBOK بر اساس پنج فاز مختلف عمل می‌کند و همین تقسیم بندی است که تاثیر بسزایی در موفق بودن این استاندارد دارد چرا که کارها را برای افرادی که در یک پروژه دخیل هستند راحت‌تر می‌کند. این فرآیندها شامل موارد زیر می‌شوند:

• شروع پروژه (Project Initiation)

مرحله اول در استاندارد PMBOK با نام شروع پروژه آغاز می‌شود. در این مرحله تمامی ایده‌های اولیه به یک هدف معنادار تبدیل می‌شوند و پروژه به یک منشور تقسیم بندی می‌گردد. این منشور جزییات پروژه را مشخص می‌کند از جمله اهداف پروژه زمانبندی پروژه قرار ملاقات‌های مدیر پروژه بودجه و سایر موارد. در این مرحله پس از مشخص شدن جزییات گفته شده سهامداران اصلی پروژه معرفی می‌شوند. نقش هر سهامدار ارتباطاتی که باید هر یک داشته باشند و تاثیرشان به روی پروژه نیز در این مرحله مشخص می‌شود. در حقیقت پروژه در مرحله آغاز به طور کامل باز شده و همه چیز تقسیم بندی می‌شود.

• برنامه‌ریزی پروژه (Project Planning)

مرحله برنامه‌ریزی پروژه نیاز به دقت زیادی دارد چرا که قرار است نقشه راه پروژه را مشخص کند. پیش بینی می‌شود مرحله دوم استاندارد PMBOK تقریبا نیمی از کل زمان پروژه را به خود اختصاص دهد مگر این‌که از یک روش پروژه مدرن همانند مدیریت پروژه چابک (Agile) استفاده کنید. در این مرحله وظایف اولیه مشخص شده و الزامات فنی که برای انجام آن‌ها نیاز است نیز بررسی می‌شود. علاوه بر این‌ها جزییات برنامه‌ریزی پروژه این‌که چه کاری چه روزی انجام شود برنامه‌های ارتباطی و تحویل پروژه نیز تعیین خواهد شد. هرچند باید در نظر داشته باشید که تمامی زمانبندی‌ها و برنامه‌ریزی‌های این مرحله باید از متد S.M.A.T پیروی کند تا قابل ارزیابی باشد.

• اجرای پروژه (Project Execution)

تا این مرحله جزییات کار زمابندی و برنامه‌ریزی‌های مورد نیاز برای تحویل پروژه مشخص شده است بنابراین زمان اجرای آن رسیده است. مرحله اجرای پروژه جاییست که تیم شما شروع به کار می‌کند. بعنوان یک مدیر پروژه کار شما ایجاد یک گردش کار صحیح و کارآمد و نظارت دقیق بر پیشرفت تیمتان است. یکی دیگر از مسئولیت‌های مدیر پروژه در این مرحله حفظ همکاری موثر بین ذینفعان پروژه است. این تضمین می‌کند که همه در یک صفحه باقی بمانند و پروژه بدون هیچ مشکلی اجرا شود.

• نظارت و کنترل پروژه (Project Monitoring and Controlling)

یک مرحله مهم در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK نظارت و کنترل پروژه به طور همزمان است. این کار یکی از اصلی‌ترین کارهایی است که مدیر پروژه باید طی تکمیل پروژه انجام دهد. یعنی دائم همه چیز را بررسی کند تا اطمینان حاصل شود همه مراحل کار به درستی و در راستای اهداف تحویل پروژه پیش می‌رود. این نظارت و کنترل مداوم می‌تواند از ایجاد وقفه در کار نیز جلوگیری کند. در نظر داشته باشید نظارت و کنترل بودجه پروژه نیز باید در این مرحله انجام شود تا مطمئن شوید پروژه با بودجه مشخص شده در حال اجرا است و هزینه‌های مازاد بوجود نیامده است.

• بستن پروژه (Project Closing)

این مرحله نهایی فرآیند مدیریت پروژه است. مرحله بسته شدن پروژه نشان دهنده پایان پروژه پس از تحویل نهایی است. مواقعی وجود دارد که افرادی خارج از شرکت به طور خاص برای پروژه به صورت قراردادی استخدام می‌شوند. فسخ این قراردادها و تکمیل مدارک لازم نیز بر عهده مدیر پروژه است و در این مرحله انجام می‌شود. اکثر تیم‌ها پس از اتمام پروژه یک جلسه برگزار می‌کنند تا در مورد موفقیت‌ها و شکست‌های خود در طول پروژه فکر کنند. این یک روش موثر بهبود عملکرد تیم برای پروژه‌های آتی است.

بررسی حوزه‌های مربوط به PMBOK

هر پروژه‌ای که نیاز به مدیریت بودجه مدیریت ریسک و تقسیم بندی دقیق کارها دارد می‌تواند از استاندارد PMBOK بهره‌مند شود. از جمله این پروژه‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• پروژه‌های مدیریت ارتباطات
• پروژه‌های مدیریت زمان
• مدیریت منابع انسانی
• مدیریت یکپارچه سازی پروژه‌ها
• مدیریت ریسک پروژه

سخن پایانی

پیروی از استانداردهای مدیریت پروژه همانند استاندارد PMBOK شما را در رسیدن به هدف پروژه‌هایتان در زمان مقرر کمک می‌کند. با تقسیم بندی صحیح هر پروژه زمانبندی و بودجه‌بندی دقیق و در عین حال مشخص شدن وظایف اعضایی که درگیر پروژه هستند، می‌تواند نقشه راهی به سوی موفقیت پروژه‌هایتان باشد که در هندبوک مدیریت پروژه به آن اشاره شده است.

مراحل و فازهای مختلف استاندارد پروژه PMBOK به قدری دقیق و کامل چیده شده است که اگر بتوانید بر طبق آن پیش بروید می‌توانید به راحتی چند پروژه را به صورت همزمان در دست بگیرید..