فرایند های مدیریت پروژه را بهتر بشناسید!
هر پروژهای که بدون برنامه‌ریزی پیش برود، در نهایت با شکست مواجه می‌شود. بنابراین، برای رسیدن به موفقیت، باید پروژه را مدیریت کنید و این کار نیاز به آشنایی با فرایند مدیریت پروژه دارد.
مدیریت یک پروژه بدون در نظر گرفتن مقیاس و ابعاد پروژه امکان‌پذیر نیست. جنبه‌های گوناگونی، مانند مدیریت جزئیات، توجه به تغییر نیازهای مشتریان و … ، در یک پروژه وجود دارند که ابعاد و گستردگی آن را مشخص می‌کنند. هرچه پروژه بزرگ‌تر باشد، ضرورت برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه بیشتر است. بنابراین، اگر قرار است که پروژهای را مدیریت کنید، باید چرخه‌ی حیات پروژه یا فرایند های مدیریت پروژه را بشناسید. با شناخت این فرایندها، می‌توانید پروژه را به مراحل مختلفی تقسیم کنید که هرکدام اهداف و نتایج خاص خود را دارند. مجموع این نتایج، کار شما را در مدیریت کل پروژه و رسیدن به هدف نهایی آسان‌تر می‌کنند.
فرایند مدیریت پروژه چیست؟
با پیشرفت تکنولوژی، شکل انواع کار هم تغییر کرده است. بسیاری از کسب‌و‌کارها، شرکت‌ها و سازمان‌ها توانسته‌اند خود را با تغییرات روز هماهنگ کنند. بنابراین، در این شرکت‌ها، تیم‌های کاری مختلفی ایجاد شده است و کارها بر اساس پروژه‌ها پیش می‌روند. مدیران این پروژه‌ها با آموزش مدیریت کنترل پروژه یاد گرفته‌اند که یک تیم کاری را به‌سوی هدف نهایی شرکت راهنمایی کنند.
پروژه‌های مختلفی در یک سازمان تعریف می‌شوند. هرکدام از آن‌ها می‌توانند پروژه‌هایی بزرگ و یا کوچک باشند. با این حال، همه‌ی پروژه‌ها شامل مجموعه‌ای از وظایف و فعالیت‌ها هستند که برای هدفی خاص طراحی شده‌اند. برای اینکه هر پروژهای در مسیر درستی قرار بگیرد و به‌سوی هدف نهایی حرکت کند، به یک مدیر پروژه نیاز دارد. این مدیران با به‌کار‌گیری بهترین روش مدیریت پروژه، تیم کاری را به‌درستی هدایت کرده و هدف پروژه را با اهداف کلی سازمان هماهنگ می‌کند.
با این حال، مدیریت هر پروژهای نیاز به برنامه‌ریزی و تقسیم پروژه به مراحل و فرایندهای جداگانه دارد. در واقع، فرآیندهای مدیریت پروژه چرخه‌ی حیات یک پروژه از ابتدا تا رسیدن به هدف نهایی هستند. در صورتی که مدیر تیم کاری، فرایند مدیریت پروژه را به‌خوبی بشناسد، از اتلاف وقت، انرژی و هزینه جلوگیری کرده و پروژه را با دقت کامل به‌سوی هدف نهایی رهبری می‌کند.
مراحل فرایند مدیریت پروژه کدامند؟
فرقی نمی‌کند که حوزه‌ی فعالیت سازمان در چه زمینه‌ای باشد؛ هر سازمانی، پروژه‌هایی دارد و مدیریت هر پروژه، از فرایندهایی تشکیل شده است. به‌خاطر همین، در این بخش به معرفی فرایند های مدیریت پروژه می‌پردازیم و آن‌ها را به‌طور کامل توضیح می‌دهیم.
1.آغاز پروژه
اولین مرحله از فرآیندهای مدیریت پروژه «آغاز» (Initiation) است. در ابتدا، مدیر هر پروژهای باید ثابت کند که این پروژه ارزش کافی را دارد. این کار با استفاده از یک سری اقدامات و مدارک انجام می‌شود که شامل موارد زیر است:
- پرونده تجاری: مدارکی است که نیاز به انجام پروژه، اهداف آن و بازگشت سرمایه را توضیح می‌دهد.
- مطالعات امکان‌سنجی: گزارشی از مطالعاتی است که ثابت می‌کند پروژه می‌تواند در زمان و با هزینه‌ی معقولی انجام شود.
- منشور پروژه: سندی است که الزامات، اهداف، اختیارات مدیران، منابع موردنیاز، بودجه و … را مشخص می‌کند.
- ایجاد تیم پروژه: مدیر پروژه باید افراد موردنیاز را به تیم اضافه کرده و وظایف شغلی هرکدام را تعریف کند.
- راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه: مدیر پروژه باید محلی را برای اداره‌ی تیم در نظر بگیرد. از سوی دیگر، تمام لوازم موردنیاز برای مدیریت پروژه باید در این دفتر فراهم باشد.
- دستور کار جلسه‌ی آغاز پروژه: جلسه‌ی آغاز یک پروژه اهمیت زیادی دارد. در این جلسه تمام مدیران، تیم پروژه و سرمایه‌گذاران جمع می‌شوند و درباره‌ی اهداف، زمان‌بندی و … صحبت می‌کنند. بنابراین، مدیر پروژه باید دستور کار این جلسه را با دقت تنظیم کند.
2.برنامه ریزی پروژه
دومین مرحله از فرایند های مدیریت پروژه «برنامه‌ریزی» (Planning) است. هدف از برنامه‌ریزی، تقسیم مدیریت به بخش‌ها و کارهای مختلف بوده و مهم‌ترین اجزای برنامه‌ریزی پروژه عبارتند از:
- مدیریت زمان‌بندی پروژه: مدیران پروژه باید با مراحل مدیریت زمان پروژه آشنا باشند تا بتوانند جدول زمانی را به‌خوبی طراحی کنند.
- بودجه‌ی پروژه: برنامه‌ریزی برای مدیریت بودجه بسیار مهم است و به مدیران کمک می‌کند که هزینه‌ی مصرفی را با میزان بودجه‌ی کلی هماهنگ کنند.
- ساختار شکست کار: منظور از ساختار شکست کار (WBS) نموداری است که تمام فعالیت‌های موردنیاز یک پروژه را برای موفقیت نشان می‌دهد.
- مدیریت محدوده: طرحی است که محدوده‌ی پروژه را نشان می‌دهد تا در هنگام اجرا از مرزهای خود خارج نشود.
- مدیریت ریسک: در این بخش، مدیر پروژه باید تمام ریسک‌های احتمالی و روش‌های کاهش ریسک را در نظر بگیرد.
- مدیریت منابع: در این طرح، روش‌های به دست آوردن، تخصیص و مدیریت منابع توضیح داده می‌شود.
- اندازه‌گیری عملکرد: مدیر پروژه باید روش‌های اندازه‌گیری محدوده، بودجه و زمان‌بندی را مشخص کند.
3.اجرای پروژه
سومین گام در فرایند مدیریت پروژه «اجرا» (Execution) است. مرحله‌ی اجرا زمانی آغاز می‌شود که وظایف و تمام جنبه‌های پروژه به‌طور کامل مشخص شده باشند. وظیفه‌ی مدیر پروژه در این مرحله، نظارت و مدیریت بر عملکردها، منابع و … است. بنابراین، مهم‌ترین اقدامات مدیر پروژه در فرایند اجرا عبارتند از:
- مدیریت کیفیت: محصولات و خدمات ارائه‌شده توسط پروژه باید کنترل شوند تا با معیارهای برنامه‌ریزی‌شده هماهنگ باشند.
- مدیریت تغییر: منظور از مدیریت تغییر، تحلیل و بررسی ریسک‌های ناشی از تغییرات در عملکرد پروژه است. از سوی دیگر، ممکن است که به‌دلایلی، روند پروژه برای مدتی متوقف شده و یا با تاخیر مواجه شود. در نتیجه، مدیر پروژه باید با آموزش آنالیز تاخیرات در پروژه بتواند خسارات واردشده، زمان از دست رفته و عوامل ایجاد تاخیر را محاسبه کند.
- مدیریت منابع: منابع شامل تیم، تجهیزات، مواد و هر چیزی می‌شود که پروژه به آن نیاز دارد. بنابراین، مدیر پروژه باید با مدیریت صحیح منابع، آن‌ها را در مسیر رسیدن به اهداف نهایی قرار دهد.
- همکاری تیمی: یکی دیگر از وظایف مهم مدیر پروژه، ایجاد همکاری بین اعضای تیم است. این کار با تیم‌سازی، فراهم‌کردن ابزارهای ارتباطی و ایجاد صمیمیت در بین اعضا انجام می‌شود.
4.نظارت و کنترل پروژه
مرحله‌ی چهارم از فرآیند های مدیریت پروژه «نظارت و کنترل» (Monitoring and Control) است. این مرحله همزمان با فرایند اجرا انجام می‌شود و شامل نظارت بر پیشرفت و عملکرد پروژه است. در نتیجه، مدیر پروژه باید با مراحل کنترل پروژه آشنا باشد تا مطمئن شود که همه‌چیز بر اساس برنامه و بودجه پیش می‌رود. در واقع، این مرحله از فرایند مدیریت پروژه برای تضمین کیفیت محصولات و خدمات در نظر گرفته شده است.
از سوی دیگر، تنظیم گزارش‌های پروژه، یکی دیگر از اقداماتی است که در طول فرایند کنترل و نظارت انجام می‌شود. این گزارش‌ها شامل وضعیت پروژه، جدول زمانی، حجم کار، هزینه و … می‌شوند.
5.بسته شدن پروژه
آخرین مرحله از فرایند های مدیریت پروژه «بسته شدن» یا «خاتمه» (Closure) است. در این فرایند، نتایج نهایی پروژه به مدیران و سرمایه‌گذاران ارائه می‌شوند. در نهایت، پس از تأیید موفقیت پروژه و بررسی جنبه‌های گوناگون و خروجی‌ها، پروژه به پایان میرسد. بنابراین، مراحل انجام این فرایند عبارتند از:
- تحویل محصولات: در صورتی که هدف پروژه تولید محصولی بوده است، باید محصولات نهایی به‌دقت و به‌طور کامل تحویل داده شوند.
- تایید تکمیل: در این مرحله اعضای تیم، مدیران، سرمایه‌گذاران و مشتریان باید موفقیت و پایان پروژه را تایید کنند.
- آزاد کردن منابع: مدیر پروژه باید پایان کار را به اعضای تیم اعلام کرده و دستمزد آن‌ها را پرداخت کند. علاوه بر آن، تمام منابعی که در اختیار پروژه قرار داشتند باید بازگردانده شوند.
- گزارش نهایی: در نهایت، مدیر پروژه باید گزارشی کامل را از تمام فرایندها و اقدامات تهیه کرده و در اختیار مدیران رده بالا بگذارد.
سخن پایانی
اگر مدیریت پروژهای را بر عهده دارید، آشنایی با فرایند مدیریت پروژه برای شما ضروری است. این فرایندها نه‌تنها شیوه‌ی مدیریت پروژه را مشخص می‌کنند بلکه دقت شما را در برنامه‌ریزی، تخصیص منابع، کنترل و … بالا می‌برند. بنابراین، با شناخت این فرایندها و آموزش مدیریت و کنترل پروژه ، می‌توانید تیم کاری خود را در مسیر هدف نهایی رهبری کنید.
دیدگاهتان را بنویسید