مراحل مدیریت زمان پروژه و 4 مورد از مهم ترین اهداف آن
مدیریت زمان برای بسیاری از ما امری جدید است و همین موضوع آن را کمی دشوار کرده است. چنین معضلی در حین انجام پروژه اهمیت بیش‌تری هم پیدا می‌کند. به همین منظور در این مقاله می‌خواهیم به طور خاص مدیریت زمان پروژه را مورد بررسی قرار دهیم.
همه ما می‌دانیم که بیش‌تر مشکلات حال حاضر ایجاد شده برای ما به دلیل ضعف در مدیریت زمان بوده است. حال چنین وضعیتی برای کسانی تصور کنید که می‌خواهند یک پروژه را مدیریت کنند. در این مسیر بی‌شک سخت‌ترین کار، مدیریت زمانبندی پروژه خواهد بود.
گاهی اتمام یک پروژه در بهترین حالت ممکن نمی‌تواند موثر واقع شود، چرا که در زمان معین شده این پروژه به ثمر نرسیده است. به همین دلیل است که باید مدیریت زمان پروژه را بسیار جدی بگیریم و پیش از شروع پروژه به‌خوبی در مورد آن تحقیق کرده باشیم.
این روزها بیش‌تر پروژهها باید در زمان محدودی عملی شوند تا بازدهی لازم را داشته باشند. از این رو است که بحث مدیریت زمان پروژه هر روز بیش‌تر مورد توجه قرار می‌گیرد.
تعریف مدیریت زمان پروژه یا Project time Management
برای این که توضیح کاملی در مورد این موضوع داشته باشیم، باید ابتدا با تعریف مدیریت پروژه چیست و پس از آن با تعریفی از مدیریت زمان آشنا شوید. در انتها از این دو تعریف به نتیجه نهایی یا همان تعریف مدیریت زمان پروژه خواهیم رسید.
- مدیریت پروژه در واقع استفاده درست و به جا از مهارت‌ها، دانش و تمام ابزار و وسایلی است که برای دستیابی به یک هدف مشخص در اختیار داریم.
- زمانی که برای انجام فعالیتهای خاص، بازه‌های زمان مشخص را در نظر بگیریم، در واقع مدیریت زمان را عملی کرده‌ایم. مدیریت زمان به ما اجازه اولویت‌بندی کارها و امور پیش رو را می‌دهد و کمک می‌کند به شکل بهینه از زمان برای رسیدن به اهداف خود استفاده کنیم.
از جمع‌بندی این دو تعریف می‌توانیم توضیح جامع‌تری برای آشنایی با مفهوم مدیریت زمان در پروژه به دست بیاوریم که به شکل زیر خواهد بود:
مدیریت زمانبندی پروژه در واقع به مجموعه از تکنیک‌هایی اشاره دارد که به ما اجازه می‌دهند فعالیتهای لازم برای پروژه را در زمان معین به پایان برسانیم. به‌این‌ترتیب با استفاده از تکنیک مدیریت زمانبندی می‌توانیم اولویت‌ها را در پروژه مشخص کنیم و هر یک را در زمان مشخص و به بهترین شکل به پایان برسانیم.
چرا باید زمان پروژه را مدیریت کنیم؟
به دنبال دلایل محکم‌تری برای استفاده از مدیریت زمانبندی پروژه هستید؟
خوشبختانه این تکنیک مزایای زیادی دارد که به کمک آن‌ها می‌توان متوجه شد هدف از اجرای آن چه مواردی هستند. چند مورد از مهم‌ترین اهداف اجرای این تکنیک را با هم در ادامه بررسی خواهیم کرد.
- بهبود کارایی: استفاده از این تکنیک به بالابردن بازدهی پروژه کمک شایانی خواهد کرد.
- کاهش اشتباهات احتمالی: با استفاده از مدیریت زمان پروژه می‌توان بیش‌تر اشتباهات رایج و احتمالی را شناسایی و برای رفعشان برنامه‌ریزی کرد.
- کاهش تنش میان کارکنان: هر چه پروژه بیش‌تر بر طبق برنامه‌ریزی پیش برود، کارکنان پروژه هم خیال آسوده‌تر خواهند داشت.
- ایجاد فرصت‌های جدید: زمانی که از این تکنیک استفاده کنید، شاهد بهبود کارایی و بازدهی کارکنان خواهید شد و این موضوع به شما اجازه می‌دهد در مدت کوتاه‌تری پروژه را به اتمام رسانده و به سراغ پروژه بعدی بروید.
مدیریت زمان پروژه چگونه انجام می‌شود؟
برای به‌انجام‌رساندن مدیریت زمان پروژه شما نیاز به گام های برنامه ریزی دقیق و موشکافانه‌ای خواهید داشت. این برنامه‌ها جزئیاتی را ارائه می‌دهند که به پیشبرد سریع‌تر پروژه کمک خواهند کرد. با هم در ادامه این جزئیات را بررسی می‌کنیم.
- تدوین برنامه: این برنامه نحوه اجرا، نظارت، بررسی و در نهایت اتمام پروژه را به طور کامل مشخص می‌کند.
- برنامه زمانبندی پروژه: در این برنامه تمام امکانات موجود و زمان انجام هر فعالیت برای به اتمام رساندن پروژه مشخص می‌شوند.
- مشخصکردن فعالیتهای پروژه: در این بخش پروژه را به قسمت‌های مختلف تقسیم می‌کنیم که هر کدام می‌توانند زیرمجموعه هم داشته باشند.
- مشخصکردن فعالیتهای وابسته: در بسیاری از پروژهها، شروع یک فعالیت و بخش جدید نیاز به اتمام فعالیت دیگری دارد که باید در این مرحله تمام این وابستگیها مشخص شوند.
- اولویت‌بندی: باتوجه‌به اهداف مشخص شده برای پروژه، باید تمام فعالیت‌ها را اولویت‌بندی کنیم. در این پروسه لازم است به فعالیتهای وابسته هم توجه داشته باشیم.
- مشخصکردن بازه زمان و منابع: حالا که فعالیتهای باتوجه‌به اولویت و وابستگی تنظیم شده‌اند، باید برای هر یک بازه زمانی خاص و البته منابعی برای انجامش در نظر بگیریم.
مدیریت زمانبندی پروژه در PMBOK
عبارت PMBOK در واقع مختصری از PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE است. این دستورالعمل توسط سازمان مدیریت پروژه یا همان PMI منتشر شده و این روزها در پروژه‌های بسیار متنوعی مورداستفاده قرار می‌گیرد. PMBOK در واقع به‌عنوان یک مرجع برای مدیریت صحیح پروژه است که تمامی جوانب یک پروژه را مورد بررسی و تحلیل قرار می‌دهد.
فعالیتهای موردنیاز برای به‌انجام‌رساندن هر پروژه با استفاده از پارامترهای خاصی دسته‌بندی می‌شوند. این کار به کمک PMBOK انجام می‌شود که فعالیتهای تعریف شده در هر پروژه را در دسته‌های زیر قرار می‌دهد:
- INITIATING یا شروع: فعالیتهای سرمایهگذاری – تعریف ماهیت پروژه و مجوزهای لازم
- PLANING یا برنامه‌ریزی: فعالیتهای مشخصکردن پیمانکاران – زمان موردنیاز و نحوه اجرای پروژه
- EXECUTION یا اجرا: مشخصکردن کادر اجرایی و اقلام و خدمات قابل‌ارائه
- MONITORING & CONTROLLING یا نظارت و کنترل: بررسی و نظارت بر اجرای صحیح تمام مراحل و فعالیت‌ها
- CLOSING یا بستن پروژه: مشخصکردن فعالیت‌ها برای اتمام جزئیات نهایی
آیا شما هم برای پروژه‌های خود از مدیریت زمان استفاده می‌کنید؟
باتوجه‌به توضیحاتی که تا اینجا به آن پرداختیم، مدیریت زمان پروژه ضروری به نظر می‌رسد. توصیه ما این است که حتی برای کوچک‌ترین پروژهها هم از این تکنیک و روش‌های جانبی آن استفاده کنید تا بهترین نتیجه‌ها را به دست آورید.
دستاورد نهایی و مزیت اصلی برای استفاده از مدیریت زمان پروژه این است که نگرانی برای اتمام پروژه به طور کامل از بین می‌رود. تنها کافی است تمام مراحل مشخص شده در مدیریت زمانبندی پروژه را به ترتیب و طبق اصول مشخص شده، انجام دهید.
دیدگاهتان را بنویسید