گام‌های لازم برای انجام برنامه ریزی پروژه

برنامه ریزی پروژه یک مرحله حیاتی از مراحل مدیریت پروژه است که نادیده گرفتن آن موفقیت پروژه را به خطر می‌اندازد. یک طرح و برنامه می‌تواند منابع مورد نیاز مدت زمان لازم برای انجام پروژه و نحوه به کار گیری منابع را برای شما مشخص کند. همچنین داشتن یک برنامه ریزی شما را از موانعی که ممکن است در مسیر برایتان بوجود بیاورد آگاه می‌سازد. بنابراین برنامه ریزی برای پروژه مزایای بسیاری برای موفقیت شما خواهد داشت.

بررسی منابع اختصاصی پروژه

به طور کلی منابع پروژه همان چیزی است که برای انجام کار به آنها وابسته هستید. آنها بسته به نوع پروژه و بخش(های) درگیر می توانند متفاوت باشند. بعنوان مثال افراد درگیر در پروژه تکنولوژی لازم برای انجام پروژه و مهم‌تر از همه بودجه از جمله مواردی هستند که بعنوان منابع اختصاصی پروژه باید در گام‌های برنامه ریزی پروژه در نظر گرفته شوند.

اگر بخواهیم با یک مثال در دنیای واقعی این منابع را معرفی کنیم باید بگوییم منابع پروژه برای یک پروژه در ارتباط با معماری فناوری اطلاعات می‌تواند شامل «تجهیزات نرم‌افزار ارتباطات روش‌های توسعه ابزارهای مدل‌سازی و ساختارهای سازمانی» باشد. از سوی دیگر یک تیم تولید فیلم ممکن است بیشتر به اجاره استودیو تجهیزات فیلم طراحان و غیره متکی باشد.

گام‌های برنامه ریزی پروژه

به طور کلی گام‌های برنامه ریزی پروژه را به 6 قسمت تقسیم می‌کنیم و در ادامه هر کدام را به طور کامل توضیح خواهیم داد.

• گام اول- شناسایی و ملاقات با ذینفعان

ذینفع به هر کسی گفته می‌شود که تحت تاثیر نتایج طرح پروژه شما قرار می‌گیرد که می‌تواند شامل مشتری یا کاربران نهایی شما شود. بنابراین در مرحله اول باید بدانید پروژه برای چه اشخاصی انجام می‌شود تا هنگام برنامه ریزی پروژه بتوانید منافع آن‌ها را در نظر داشته باشید. با حامیان پروژه و ذینفعان کلیدی ملاقات کنید تا در مورد نیازها و انتظارات پروژه بحث کنید و یک محدوده زمانی اولیه بودجه و جدول زمان‌بندی تعیین کنید. سپس جزئیات محدوده پروژه را ثبت کنید. همه موارد را در یک صفحه یادداشت کنید و در این مرحله کنترل هزینه پروژه را نیز در نظر بگیرید.

• گام دوم- تنظیم و اولویت بندی اهداف

پس از این‌که لیستی از نیازهای ذینفعان تهیه کردید آنها را اولویت بندی کنید و اهداف خاص پروژه را تعیین کنید. این اهداف باید نتیجه پروژه یا معیارها و مزایایی را که امیدوارید به دست آورید مشخص کنند. اهداف خود و نیازهای ذینفعان را در طرح پروژه خود بنویسید تا به وضوح قابل انتقال و اشتراک گذاری باشد.

• گام سوم- تعریف محصولات قابل تحویل

محصول نهایی که قرار است تحویل دهید را باید در این مرحله از گام‌های مدیریت پروژه چیست؟ شناسایی کنید تا بتوانید به بهترین شکل به هدف پروژه برسید. خروجی خاصی که قرار است در زمان تحویل پروژه آن را ارائه دهید چیست؟ در مرحله بعد تاریخ سررسید هر محصول تحویلی را در طرح پروژه خود تخمین بزنید. (شما می توانید این تاریخ‌ها را زمانی نهایی کنید که برای تعیین برنامه پروژه خود در مرحله بعدی هستید.)

• گام چهارم- ایجاد برنامه زمان‌بندی پروژه

به هر یک از موارد تحویلی نگاه کنید و مجموعه وظایفی را که برای انجام هر کدام باید تکمیل شوند تعریف کنید. برای هر کار مدت زمان لازم منابع لازم و این‌که چه کسی مسئول اجرا خواهد بود را مشخص کنید.

سپس هر گونه وابستگی را شناسایی کنید. آیا قبل از شروع کارهای دیگر نیاز به انجام وظایف خاصی دارید؟ موارد تحویلی وابستگی‌ها و نقاط عطف را در نمودار گانت خود وارد کنید یا از بین بسیاری از الگوها و برنامه‌های آنلاین موجود انتخاب کنید. مطمئن شوید که نحوه نوشتن یک گزارش مدیریت پروژه برای ایجاد یک نمای کلی از وضعیت پروژه را نیز می‌دانید.

• گام پنجم- شناسایی مشکلات و ارزیابی کامل ریسک

هیچ پروژه‌ای بدون ریسک نیست. این‌که بنشینید و امیدوار باشید همه چیز به درستی پیش برود شما را به جایی نمی‌رساند. آیا مسائلی وجود دارد که از قبل می‌دانید و بر روند برنامه ریزی پروژه تاثیر می‌گذارد؟ همانند تعطیلات آتی یکی از اعضای اصلی تیم. چه شرایط پیش بینی نشده‌ای می‌تواند در این پروژه وقفه بیندازد؟ هنگام برنامه ریزی پروژه باید این موارد را در نظر بگیرید و بدانید که چگونه ریسک را در یک پروژه مدیریت کنید.

همچنین لازم است ارزیابی ریسک انجام شود و مراحلی که برای جلوگیری یا محدود کردن تاثیر منفی آن لازم است را نیز در نظر بگیرید. به طور کلی باید در برنامه ریزی پروژه یک استراتژی مدیریت ریسک داشته باشید.

• گام ششم- ارائه طرح پروژه به ذینفعان

این مهم است که بدانید چگونه یک پروژه را به طور موثر ارائه دهید. توضیح دهید که طرح شما چگونه انتظارات ذینفعان را برآورده می‌کند و راه حل‌های خود را نیز ارائه دهید. مطمئن شوید که ارائه شما یک طرفه نیست. به جای آن با ذینفعان بحث آزاد داشته باشید. در مرحله بعد باید نقش‌ها را تعیین کنید: چه کسی باید کدام گزارش‌ها را هر چند وقت یکبار ببیند؟ کدام تصمیمات نیاز به تایید دارند و چه کسی باید آن‌ها را تایید کند؟

برنامه پروژه خود را برای همه ذینفعان واضح و قابل دسترس کنید تا آنها مجبور نشوند شما را برای به روز رسانی‌های ساده تعقیب کنند. قرار دادن تمام داده‌های طرح پروژه در یک مکان واحد مانند یک ابزار مشترک ردیابی پیشرفت پروژه اشتراک‌گذاری به‌روزرسانی‌ها و انجام ویرایش‌ها را بدون پر کردن تقویمتان با جلسات آسان می‌کند.

تفاوت برنامه ریزی و کنترل پروژه

مساله اولیه در تفاوت برنامه ریزی و کنترل پروژه در تعریف این دو کار است. برنامه ریزی پروژه مرحله پیش از شروع پروژه است که مراحل کار مشخص شده و تعریف می‌شود. این در حالیست که کنترل پروژه در طول انجام پروژه صورت می‌گیرد. در حقیقت کنترل‌ پروژه فرآیندهایی برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های پروژه است تا در طول انجام آن بودجه و زمان‌بندی همانطور که در مرحله برنامه ریزی پروژه مشخص شده است پیش برود.

در تفاوت برنامه ریزی و کنترل پروژه لازم است به این مساله نیز اشاره کنیم که در مرحله برنامه ریزی اطلاعات از ذینفعان گرفته می‌شود اما در مرحله کنترل پروژه داده‌ها از درون پروژه بیرون کشیده می‌شوند. این داده‌ها می‌تواند شامل هزینه‌های انجام شده کارهای به تعویق افتاده و مشکلات پیش آمده در طول پروژه باشد.

اختلال در برنامه ریزی پروژه

همانطور که گفته شد هر پروژه‌ای ریسک‌هایی دارد که یکی از مهم‌ترین آن‌ها زمان‌بندی پروژه است. به طور کلی به تعویق افتادن یک مرحله از کار اختلال بزرگی در روند تحویل پروژه ایجاد می‌کند. همین مساله درباره کمبود بودجه نبود نیروی انسانی کافی و موارد دیگر نیز صدق می‌کند. اما اگر به هر دلیلی اختلالی در پروژه بوجود آمد باید چه کار کرد؟

بدون شک هر اختلالی در پروژه تغییری ایجاد می‌کند. مدیر پروژه باید بتواند سریع این تغییر را تشخیص داده و ادامه پروژه را بر اساس آن پیش ببرد. علاوه بر اینها باید این تغییر سریع به تیم اعلام شود تا این اختلال موجب دوباره کاری اعضای تیم نشود.

هنگامی که می‌خواهید تغییر جدید را برای برنامه ریزی پروژه به تیمتان اعلام کنید سعی کنید تا جای ممکن برایشان توضیح دهید چرا این تغییر بوجود آمده است تا آن‌ها با دید بازتری بتوانند به ادامه کار با برنامه ریزی جدید بپردازند. احتمال این‌که هر اختلالی موجب بیشتر یا سنگین‌تر شدن کار اعضای تیم پروژه شود نیز وجود دارد. بنابراین لازم است بعنوان مدیر پروژه با آن‌ها همدلی نشان دهید و از این‌که تمام تلاششان را می‌کنند تا پروژه مجدد به روی غلطک بازگردد قدردانی کنید.

سخن پایانی

گام‌های برنامه ریزی پروژه مهم‌ترین کار در مدیریت پروژه است. برای این‌که بتوانید یک پروژه را به خوبی پیش ببرید و با موفقیت به پایان برسانید داشتن یک برنامه اولیه دیدگاه کلی و زمان‌بندی درباره انجام پروژه یک مساله بسیار مهم و اساسی است.

با مشتری خود واضح صحبت کنید تا از محصولی که می‌خواهد کاملا آگاه شوید، سپس مراحل انجام کار را برنامه ریزی کنید. حتما ریسک پروژه را در نظر بگیرید و با توجه به احتمالات مختلف پروژه را برنامه ریزی کنید. در دوره آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه بیشتر در این خصوص شما را راهنمایی کرده‌ایم.