مقایسه و معرفی بهترین نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری برای برنامه‌ریزی، تخصیص منابع و بودجه و به‌شکل کلی یکی از انواع روش مدیریت پروژه است. استفاده از این برنامه‌ها به مدیران پروژه و کاربران امکان می‌دهد تا هزینه‌ها را مدیریت کنند و در کل کیفیت پروژه را بالا ببرند.

کاربردهای استفاده از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه

نرم افزارهای مدیریت پروژه امکان همکاری، تعامل و تبادل نظر را به‌شکل موثری بالا می‌برند. استفاده از بهترین نرم افزار مدیریت پروژه کاربردهای زیادی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

برنامه‌ریزی پروژه

مدیر پروژه می‌تواند از این برنامه‌ها برای ترسیم و تقسیم وظایف افراد همراه با تعیین زمان‌بندی دقیق آن‌ها استفاده کند.

مدیریت وظایف

کارفرما می‌تواند با پیگیری وضعیت کاری هر یک از افراد، روند پیشرفت پروژه را مدیریت کند.

به‌اشتراک‌گذاری اسناد

امکان به‌اشتراک‌گذاری اسناد، فایل‌های مختلف و حتی عکس و فیلم در این برنامه‌ها وجود دارد و اعضای گروه پروژه می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند.

تقویم

مدیر پروژه می‌تواند با ایجاد جداول زمانی زمان جلسات، آغاز و تکمیل پروژه و فعالیت‌های گوناگون را مشخص کند.

مدیریت مشکلات و خطاها

امکان پیدا کردن مشکلات و خطاهای احتمالی با استفاده از این برنامه‌ها راحت‌تر است.

مقایسه نرم افزارهای کنترل پروژه

هنگام بررسی نرم افزارهای کنترل پروژه باید توجه داشته باشید که انتخاب نرم افزار به نوع پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید نیز بستگی دارد. در ادامه تعدادی از بهترین نرم افزارها را در دسته‌های مختلف، همراه با مزایا و معایب هر کدام بررسی می‌کنیم.

معروف ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه خارجی

در این زمینه می‌توانید از بین موارد زیر انتخاب کنید:

رایک (Wrike)

رایک با ارائه 2 نسخه رایگان و پولی به کاربرانی که محدودیت مالی دارند، اجازه می‌دهد تا از ویژگی‌های آن استفاده کنند. البته نسخه رایگان این برنامه محدودیت‌هایی نیز دارد. این برنامه محدودیتی در تعداد کاربران ندارد و کار کردن با آن بسیار ساده است.

ویژگی‌های نرم افزار رایک

• قابلیت بالای سفارشی‌سازی
• پیگیری راحت روند کاری کارکنان
• ارائه روش‌های مختلف برای مشاهده داده‌های مشابه
• محدودیت‌های زیاد در نسخه رایگان

ترلو (Trello)

بهترین نرم افزار مدیریت پروژه از نظر بسیاری از افراد در ایران ترلو است. ترلو در سال 2011 توسط شرکت فاگ کریک به بازار عرضه شد. این برنامه از زبان فارسی پشتیبانی می‌کند و روی تمامی سیستم عامل‌ها اجرا می‌شود. بیشتر قابلیت‌های ترلو در نسخه رایگان آن دیده می‌شوند.

ویژگی‌های نرم افزار ترلو

• پشتیبانی از پیوست عکس و فیلم
• نمایش اعلان‌های مختلفی مانند رسیدن موعد تحویل پروژه
• امکان ایجاد چک لیست‌های مختلف
• نداشتن محدودیت در تعداد کاربران و اعضا
• استفاده ساده و راحت
• امکان متصل شدن به برنامه‌های کاربردی مثل دراپ باکس و گوگل درایو (مختص نسخه پولی)

آسانا (Asana)

اگر دنبال بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای پروژه‌های IT می‌گردید، حتما آسانا را در نظر داشته باشید. آسانا را می‌توانید روی همه سیستم عامل‌ها نصب کنید.

این برنامه از 5 زبان انگلیسی، آلمانی، پرتغالی، فرانسوی و اسپانیایی پشتیبانی می‌کند. آسانا در کنار راحتی مدیر پروژه، به راحتی کاربران نیز اهمیت زیادی داده است. آن‌ها می‌توانند با استفاده از برچسب‌ها، یادداشت‌ها و نظرات به فضای کاری خود نظم ببخشند.

ویژگی‌های نرم افزار آسانا

• امکان پرسش و پاسخ و تبادل نظر در بخش Discussions
• متصل شدن به نرم افزارهای دیگری مانند Outlook
• امکان استفاده از افزونه‌های مختلف و کاربردی
• امنیت بالا
• صرفه‌جویی و مدیریت زمان پروژه با وجود سیستم خودکار وظایف مختلف در فعالیت‌هایی با اولویت پایین‌تر
• وجود قالب‌های آماده

جیرا (Jira)

جیرا یکی از شناخته‌شده‌ترین نرم افزارهای کنترل پروژه و به ادعای بسیاری از افراد بهترین نرم افزار مدیریت پروژه است. شرکت AtlasSian این برنامه را طراحی و به بازار عرضه کرده است. این برنامه به شما امکان می‌دهد تا مدت زمانی را که برای هر پروه صرف شده است، اندازه‌گیری کنید. با استفاده از جیرا می‌توانید مشکلات پروژه را نیز پیگیری کنید.

ویژگی‌های نرم افزار جیرا

• پشتیبانی از اسکرام و کانبان
• ارائه گزارش روزانه
• قابلیت ادغام و اتصال به نرم افزارهای دیگر
• مناسب برای پروژه‌های IT
• به‌روزرسانی‌های کارآمد
• رایگان

بیس کمپ (Basecamp)

استفاده از بیس کمپ به شما امکان می‌دهد تا به‌شکلی کارآمد برای پیشرفت پروژه خود برنامه‌ریزی کنید. دسترسی به این برنامه رایگان ساده است. با استفاده از این نرم افزار می‌توانید پروژه‌های بزرگ را به فعالیت‌های کوچکتر تقسیم کرده و برای هر کدام اولویت مشخص کنید.

ویژگی‌های نرم افزار بیس کمپ

• ارسال اعلان‌های مختلف برای جلوگیری از فراموشی
• امکان بررسی پیشرفت روند پروژه
• امکان گفتگوی اعضای گروه
• به‌روزرسانی خودکار برنامه

کلیک آپ (Click Up)

با استفاده از این نرم افزار، دیگر دغدغه فراموشی زمان تحویل پروژه‌ها، مدیریت و پیگیری روند پروژه و برنامه‌ریزی موثر را نخواهید داشت. کلیک آپ به شما اجازه می‌دهد تا فضای کاری هر فرد را به‌دلخواه سفارشی‌سازی کنید.

ویژگی‌های نرم افزار کلیک آپ

• قابیلت فیلتر کردن و جستجوی پیشرفته
• دارای تقویم و جدول زمانی
• ایجاد چک لیست
• ارائه گزارش
• نداشتن محدودیت در تعداد کاربران در نسخه رایگان

اسمارت شیت (SmartSheet)

اسمارت شیت ادعا می‌کند بهترین نرم افزار مدیریت پروژه است. این برنامه در فضای ابری ارائه شده است و از این رو می‌توانید از روی هر دستگاهی به اطلاعات و داده‌های خود دسترسی داشته باشید. اگر کار کردن با اکسل را دوست دارید اما پیچیدگی آن شما را اذیت می‌کند، در انتخاب این برنامه تردید نکنید.

مدیر پروژه می‌تواند آنلاین بودن افراد را با مراجعه به داشبورد نرم افزار تشخیص دهد و در نتیجه در زمان مناسب با آن‌ها ارتباط برقرار کند.

ویژگی‌های نرم افزار اسمارت شیت

• ارائه تاریخچه جزئیات و گزارش‌های روزانه
• یادآوری و اعلان‌های خودکار
• قابلیت شخصی‌سازی
• سهولت در به‌اشتراک‌گذاری

بهترین نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی

دو مورد زیر نام خود را به‌عنوان بهترین نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی مطرح کرده‌اند:

مایکروسافت پروجکت (Microsoft MS Project)

بسیاری از افراد مایکروسافت پروجکت یا MSP را که مخفف Microsoft MS Project است، بهترین نرم افزار مدیریت پروژه می‌دانند. این برنامه از مجموعه برنامه‌های مایکروسافت است و قابلیت‌های زیادی دارد.

MSP می‌تواند روند پیشرفت فعالیت‌ها را بررسی کند و آن را به‌شکل گزارش ارائه دهد. قابلیت زمان‌بندی دقیق یکی دیگر از ویژگی‌ها بارز این نرم افزار است. شما می‌توانید برای هر یک از فعالیت‌ها زمان شروع به کار و تحویل پروژه را مشخص کنید.

ویژگی‌های نرم افزار مایکروسافت پروجکت

• قابلیت اتصال و ادغام با سایر نرم افزارهای مایکروسافت مانند شیرپوینت و اسکایپ
• سهولت در استفاده و یادگیری
• داشتن ابزارهای مدیریت مالی و کمک به تخمین بودجه
• قابلیت‌های کامل و متنوع

آموزش نرم افزار مدیریت پروژه

شما زمانی می‌توانید به‌عنوان مدیر پروژه، اعضای تیم خود را با کارآمدی بیشتر مدیریت کرده و وظایفشان را پیگیری کنید که روی هر نرم‌افزار مربوطه تسلط کافی داشته باشید. به‌عنوان مثال به کمک دوره آموزش نرم افزار مدیریت پروژه MSP یا مایکروسافت پروجکت از مزایای زیادی برخوردار خواهید شد. از جمله:

• تعاریف
• تنظیم تاریخ شروع پروژه
• تعریف واحدهای زمانی
• تعریف تقویم
• ورود فعالیت ها و Milestone ها و فعالیت‌های تکرار شونده
• WBS و کدها
• وابستگی‌ها
• تنظیمات Time Scale
• تنظیمات چاپ (Page Setup)
• تنظیمات ظاهری Layout, Gridlines, Bar styles
• مفاهیم شناوری و مسیر بحرانی
• قیود زمانی Constraints
• سازماندهی اطلاعات (Organizer,Table, View, Grouping, Sort, Filter)

در پایان باید بگوییم برنامه‌های زیادی برای مدیریت پروژه‌ها طراحی شده است که هر کدام از آن‌ها ویژگی‌های خاصی دارند. شما باید با توجه به نوع پروژه و اهدافی که دارید بهترین نرم افزار مدیریت پروژه را برای خود انتخاب کنید.

موارد زیادی از جمله هزینه استفاده از برنامه‌ها، محدودیت در تعداد کاربران، ویژگی‌ها و قابلیت‌های هر کدام ممکن است روی انتخاب شما تاثیر داشته باشد. در نتیجه بهتر است اولویت‌های خود را در نظر بگیرید و سپس یکی از آن‌ها را انتخاب کنید.

آیا در مورد استفاده از هر کدام از این برنامه‌ها تجربه خاصی دارید؟ کدام یک را به‌عنوان بهترین نرم افزار مدیریت پروژه انتخاب می‌کنید؟ نظر خود را با ما در میان بگذارید.