بررسی موارد لازم در مدیریت پروژه IT

مدیریت پروژه یکی از مؤثرترین عوامل در روند موفقیت آن است که نیاز به توجه ویژه‌ای دارد. در این مقاله می‌خواهیم به بررسی نحوه مدیریت پروژه IT و نکات مهم در آن بپردازیم.

مدیریت پروژه یکی از انواع مدیریت‌ها بوده که امروزه طرفداران بسیار زیادی پیدا کرده است. می‌دانیم که اغلب اقدامات در صنایع و کسب و کارهای مختلف، به ‌صورت پروژه انجام شده و شخصی به ‌عنوان مدیر پروژه نیز مشغول به کار می‌شود. فعالیت‌هایی که در حوزه فناوری اطلاعات انجام می‌شوند نیز از این قائله مستثنا نیستند و نیاز به یک مدیر پروژه IT دارند تا همه ‌کارها به بهترین نحو انجام شود. در ادامه به ارائه توضیحات مفصلی در زمینه مدیریت پروژه IT می‌پردازیم تا کاملا با فعالیت در این رشته جدید، آشنا شوید.

ماهیت پروژه فناوری اطلاعات چیست؟

پیش از اینکه به سراغ معرفی مدیریت پروژه فناوری اطلاعات برویم، لازم است تا به ‌صورت کلی با ماهیت پروژه‌های فناوری اطلاعات و فعالیت‌هایی که در این زمینه انجام می‌شوند، آشنا شویم. فناوری اطلاعات را می‌توانیم به‌ عنوان یک بخش بسیار مهم در استراتژی هر کسب و کار معرفی کنیم. بدون اغراق این پروژه‌ها را می‌توان در دسته مهم‌ترین سرمایه‌گذاری‌های سازمانی قرار داد.

در این دسته از پروژه‌ها در واقع یک سازمان، محصول، سرویس و یا راه‌حل جدیدی را مبنی بر فناوری و اطلاعات ارائه می‌کند. این سازمان موظف است با صرف منابع انرژی مختلف مانند زمان، پول و … تمام تلاش خود را به کار بگیرد تا این رویکرد را با موفقیت به اتمام برساند و از آن نیز انتظار سوددهی برای خود دارد. چنین پروژه‌هایی را می‌توان یک پروژه فناوری اطلاعات در نظر گرفت.

در این پروژه‌ها معمولا اصلی‌ترین هدف، یکپارچگی فناوری در محصولات، سرویس‌ها و فرآیندهای مختلف بوده که نتیجه آن ارتباط مؤثر و بهتر سازمان با مشتریان، تأمین‌کنندگان و همچنین کارکنان است.

آشنایی کامل با مراحل مدیریت پروژه فناوری اطلاعات

بدون شک این پروژه‌ها برای دستیابی به موفقیت، لازم است تا مطابق با اصول خاصی انجام شوند و یک رویکرد مشخص را دنبال کنند. در این بخش به معرفی اصلی‌ترین مراحل مدیریت پروژه IT می‌پردازیم.

تیم سازی

زمانی که برنامه یک پروژه فناوری اطلاعات مشخص می‌شود، در اولین قدم نیاز به یک تیم خلاق و تلاشگر است تا بتواند پروژه را به بهترین نحو ممکن به اتمام برساند. تیم سازی را می‌توان به ‌عنوان اولین و یکی از مهم‌ترین مراحل در مدیریت پروژه IT دانست.

تعداد اعضای تیم کاملا بستگی به پروژه و روند آن داشته و ممکن است برای هر بخش یک یا چند نفر مشغول به کار شوند. در اعضای تیم باید افرادی با عناوین زیر مشغول باشند:

مهندس فناوری اطلاعات

به‌ صورت کلی در انجام پروژه‌های فناوری اطلاعات، به یک متخصص IT نیاز است که بتواند مدیریت تیم برنامه‌نویسی را به‌ خوبی بر عهده بگیرد. این متخصص است که باید تشخیص دهد چه تعداد افرادی با چه تخصص‌هایی و همچنین چه تعداد نیروی انسانی و کدام سخت‌افزارها، برای نوشتن برنامه‌های کامپیوتری و اجرای پروژه نیاز است.

معمار سازمان

بدون شک هر کسب و کاری یک معماری و ساختار کلی دارد که ممکن است هیچ‌گاه بر روی کاغذ آورده نشود. این معمار باید یک‌بار ساختار کلی کسب و کار را در ذهن خود خراب کرده و مجددا آن را بچیند تا متوجه مشکلات و اشتباهات موجود در آن شود.

متخصص تحلیل فرآیند

در تحلیل فرآیند، معمولا شخص و یا تیمی مشغول به کار بوده و وظیفه دارد که تمام فرآیندهای سازمان، از بالاترین سطح ممکن یعنی مدیریت تا پایین‌ترین سطح آن یعنی ارتباطات و خدمات به مشتری را به‌ صورت کامل مورد بررسی قرار داده و تحلیل کند.

برگزاری جلسه و تعیین هدف

بعد از تیم سازی، باید اعضای تیم طبق برنامه مدیریت پروژه IT به برگزاری جلسات اولیه بپردازند. در این جلسه شرح وظایف هر یک از اعضا و همچنین اهداف کلی پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرد. در واقع سطح فرآیندی پروژه به اتمام رسیده و باید به سراغ سطح وظیفه رفت.

ایجاد وظیفه

آخرین مرحله در روش مدیریت پروژه فناوری اطلاعات، ایجاد فرم در محیط‌های  بد باافزاری برای هر وظیفه است. در این مرحله هر فرد از اعضای تیم باید از وظیفه خود در راستای پروژه و همچنین زمان انجام آن‌ها مطلع شود تا بتواند همراه با گروه، فعالیت‌های مفید خود را انجام دهد.

مدیر پروژه IT چه کسی است و چه وظایفی دارد؟

یکی از مشاغل فوق‌العاده کاربردی و مهم در شغل‌های امروز، مدیریت پروژه IT است. کسی که در این سمت شغلی مشغول به کار شود، وظایف زیر را بر عهده دارد:

• مدیریت شبکه‌های داخلی سیستم، نرم‌افزارها و سخت‌افزارها
• نگهداری از نرم‌افزارهای موجود و توسعه آن‌ها
• نظارت بر پایگاه داده‌ها
• رفع موارد و مشکلات مشتریان و کارکنان
• پیشنهاد سیستم‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری جدید و مناسب در جهت بهبود ساماندهی سیستم‌های سازمانی

پس با موارد ذکرشده می‌توانیم بگوییم که مدیر پروژه IT نقشی کاملا حیاتی در سازمان‌ها داشته و وظایف بسیار سنگینی را بر دوش دارد.

کنترل و مدیریت پروژه IT چطور انجام می‌شود؟

حال که به یک آشنایی نسبی با مدیریت پروژه IT دست پیدا کردیم، لازم است تا با نحوه کنترل این پروژه‌ها نیز آشنا شویم. در این بخش به مواردی که در این زمینه انجام‌شده و به آن‌ها توجه می‌شود، می‌پردازیم.

هماهنگی پروژه

هماهنگی پروژه به ‌صورت کامل بر عهده مدیر پروژه فناوری اطلاعات است. این فرد باید بتواند تمام موانع موجود در مسیر کار را از بین برده و تلاش کند تا فعالیت‌های اعضای تیم را در راستای هم، پیش ببرد. در برخی از مواقع ممکن است دو تا پنج پروژه تحت نظارت و کنترل یک شخص باشند؛ بنابراین باید از پس هماهنگی‌های لازم در این زمینه برآید.

مدیریت منابع مختلف

یک مدیر پروژه IT باید بتواند منابع انسانی تحت نظر خود را به خوبی کنترل کند. در این زمینه لازم است تا اطلاعات کافی درباره نقاط قوت و ضعف آن‌ها داشته باشد تا بتواند در زمینه مهارت‌های هر فرد، از او استفاده کند.

هنگام دریافت پروژه‌های جدید این شخص باید بتواند یک تیم مناسب برای شروع کار تشکیل دهد. چنانچه یکی از اعضای تیم دچار مشکل شود، مدیر باید بتواند یک جایگزین مناسب برای او انتخاب کند تا هیچ خللی به عملکرد گروه وارد نشود.

ارزیابی افراد تیم

یکی دیگر از اقداماتی که باید در زمینه مدیریت پروژه فناوری اطلاعات انجام شود، ارزیابی افراد تیم برای تقسیم منابع است. می‌دانیم که هر سازمانی با محدودیت‌های مالی روبه‌رو بوده و باید تلاش خود را به کار بگیرد تا بتواند منابع را به بهترین حالت تقسیم‌بندی کند. مدیر پروژه لایق‌ترین شخص برای ارزیابی کارکنان و همچنین مقایسه عملکرد آن‌ها با یکدیگر است. پس این مدیر پروژه باید در زمینه تقسیم منابع، به مدیرعامل سازمان کمک ویژه‌ای کند.

تنظیم اولویت‌ها و تحویل به‌موقع پروژه

در مدیریت پروژه IT، شخص اول باید بتواند از طریق اولویت‌بندی صحیح کارها، پروژه را سر موعد مقرر تحویل دهد. تحویل پروژه در بازه زمانی مشخص‌شده از اهمیت بسیار بالایی برخوردار بوده و نباید نسبت به آن کم‌توجه بود. این موضوع در مراحل کنترل پروژه نیز جایگاه بسیار ویژه‌ای دارد. مدیر پروژه فناوری اطلاعات می‌تواند از طریق تنظیم دقیق اولویت‌بندی‌ها، پروژه مربوطه را سر موعد تحویل دهد.

جمع‌بندی

امروزه فناوری اطلاعات جایگاه بسیار ویژه‌ای در انواع کسب و کارها دارد و همین موضوع باعث شده تا توجه بسیار زیادی نیز به آن شود. سازمان‌های مختلف برای رسیدن به اهداف بلند یا کوتاه‌مدت خود، باید در این زمینه اقدامات ویژه‌ای انجام دهند. سامان‌دهی فناوری اطلاعات، به مدیریت پروژه IT نیاز دارد که بتواند به بهترین نحو ممکن از پس مدیریت و اجرای پروژه‌های مختلف و تحویل آن‌ها در موعد مقرر برآید.

همچنین برای دریافت آموزش مدیریت و کنترل پروژه به این صفحه مراجعه کنید.