مدیریت پروژه زنجیره بحرانی چیست؟

تمام‌کردن پروژه‌ها در موعد مشخص، با همان میزان بودجه و البته داشتن کارایی لازم، همیشه دغدغه مدیران بوده و هست. روش‌های مختلفی برای برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها وجود دارد که اغلب آن‌ها کارایی و بازدهی لازم را ندارند. در این راستا، روش جدید و کاربردی به‌وجود آمد که مدیریت پروژه زنجیره بحرانی یا به‌اختصار CCPM نامیده شد. در این مطلب می‌خواهیم بدانیم که این روش برای مدیریت پروژه چگونه کار می‌کند، چه مزایایی دارد و چه ویژگی‌هایی در این روش باعث شده که نسبت به سایر روش‌های مدیریت پروژه، بهتر و کارآمدتر باشد. همراه ما باشید!

تعریف مدیریت پروژه زنجیره بحرانی

پیش از هر چیز باید دقیقا بدانیم که مدیریت پروژه زنجیره بحرانی Critical Chain Project Management (CCPM)، چیست. توضیح ساده و کوتاه CCPM این است که یک روش مدیریت پروژه است که به مدیران کمک می‌کند با نظارت دقیق و کامل بر روی منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه و اولویت‌بندی تسک‌های حیاتی برای پیش‌برد پروژه، زمان اجرای کارها و تحویل نهایی را در کمترین زمان ممکن، با محدودترین منابع و با بیشترین بازدهی انجام دهند.

بنابراین مدیریت پروژه زنجیره بحرانی به شما کمک می‌کند گام‌ها، مدت زمان و منابع مورد نیاز برای اجرای یک پروژه را مشخص کنید. یک دید کلی بر فرآیند اجرای پروژه به شما خواهد داد که با دنبال‌کردن آن، می‌توانید پروژه را در مدت زمان تعیین شده با میزان بودجه موجود و با همان تعداد نیروهای فعلی، اجرا کنید.

حالا منظور از این توضیح چیست؟ تصور کنید که شما برای اجرای یک پروژه، تنها 5 منبع اصلی (مالی، زمانی یا انسانی) داشته باشید و پروژه شما نیز بیش از 10 تسک و بخش مجزا دارد. در این حالت، بهترین روش برای اجرای آن بدون افزایش بودجه و طولانی‌کردن مدت زمان اجرا این است که با بررسی تسک‌های مختلف، ابتدا فعالیت‌های حیاتی و ضروری را مشخص کنید.

با این کار، اولویت‌بندی اولیه انجام می‌شود. سپس با توجه به منابع موجود، ابتدا ضروری‌ترین تسک را مشخص کرده، سپس دیگر تسک‌ها را با توجه به ضرورت هرکدام، اولویت‌بندی خواهید کرد. روش CCPM تنها یکی از روش‌های آموزش مدیریت و کنترل پروژه است و انواع روش‌های دیگر هم وجود دارد.

به‌صورت کلی CCPM 4 مرحله اصلی دارد که در بخش بعد، به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

مراحل اجرای مدیریت پروژه زنجیره بحرانی

مراحل اجرای مدیریت پروژه زنجیره بحرانی دارای 4 بخش اصلی است:

تعیین مسیر بحرانی اصلی

قبل از هر چیز باید مسیر اصلی پروژه، نحوه اجرای آن و منابع مالی یا انسانی برای پیش‎برد آن را مشخص کنید. این مرحله اول، پایه و اساس تمام بخش‌های دیگر برای مدیریت پروژه بر طبق روش CCPM است. برای درک بهتر مسیر بحرانی، می‌توانید مطلب «مسیر بحرانی در مدیریت پروژه» را مطالعه کنید. در این مطلب، مهم‌ترین بخش‌های مسیر بحرانی و روش ترسیم آن را به‌دقت شرح دادیم.

برآورد میزان دقیق منابع مورد نیاز برای پروژه

پس از اتمام مرحله قبل، باید میزان منابع خود را تخمین بزنید. منابع شما می‌توانند نیروهای مجموعه، منابع مالی یا زمانی باشند. در این مرحله باید برآورد کنید که برای اجرای هر تسک در مسیر بحرانی اصلی، چه میزان نیرو، هزینه و زمان نیاز دارید. علاوه بر این، در این مرحله باید چالش‌های مختلف مثل مرخصی‌گرفتن نیروها، کمبود منابع مالی یا زمانی را هم در نظر گرفته و بر اساس همین موانع، برنامه‌ریزی اولیه خود را حتی پیش از آغاز پروژه انجام دهید. می‌توانید با تنظیم یک جدول «حداکثر تاریخ اجرای هر تسک»، میزان تاخیرهای احتمالی و حداکثر زمان دیرکرد ارائه هر تسک را هم مشخص کنید.

جای‌گذاری درست بافرها

بافرها، میزان آزادی عمل مدیران پروژه در صورت وقوع اتفاقات پیش‌بینی نشده، کاهش منابع اصلی و دیگر اتفاقات غیرمترقبه احتمالی را مشخص می‌کنند. پس از تعیین مسیر بحرانی و برآورد میزان دقیق منابع مورد نیاز برای پروژه، حالا به‌راحتی و با توجه به منابع خود و البته مسیر احتمالی پروژه، می‌توانید نقاط خطر را شناسایی کنید.

پس از آن هم بافرها را در نزدیک همان نقاط خطر قرار دهید تا حتی در صورت وقوع پیشامدهای ناخوشایند، فرصت و فضای کافی برای گذر از آن‌ها را داشته باشید. این کار به شما کمک می‌کند که از توقف پروژه یا افزایش ناگهانی هزینه‌های مالی، زمانی یا انسانی، جلوگیری کنید. انعطاف اجرای پروژه و میزان ریسک‌پذیری را نیز افزایش دهید.

حذف یا کاهش انجام کار هم‌زمان یا همان Multitasking

به هر نیروی انسانی، یک کار محول کنید. با تخصیص دادن چندین کار در پروژه‌های مختلف به یک نفر، باعث حواس‌پرتی او شده، کارایی‌اش را کاهش خواهید داد و در نتیجه، احتمال شکست پروژه‌های خود را بیشتر می‌کنید.

برای جلوگیری از این حالت، مسیر اجرای پروژه را مشخص کرده و فقط یک کار را بر عهده به هر کدام از نیروها بگذارید. در حالت‌های خاص، می‌توانید به هر نیرو چندین کار مشابه یا مرتبط بدهید که با تمرکز بر همان حوزه، نیروی انسانی شما بتواند چندین فعالیت و تسک را با بالاترین کیفیت ممکن اجرا کند.

این 4 مرحله را می‌توان با توجه به نوع پروژه، میزان گسترش کارها و دیگر مشخصه‌های اختصاصی، افزایش داد. برخی افراد مراحل دیگری مثل «جدول زمانی حداکثر زمان دیرکرد اجرای هر تسک»، «ساخت مدل دقیق از پروژه» یا «نظارت بر بخش‌های اجرایی در زمان تعیین‌شده» را هم در بین این مراحل مختلف اضافه می‌کنند.

ویژگی‌های مهم زنجیره بحرانی چیست؟

3 ویژگی مدیریت پروژه زنجیره بحرانی شامل موارد زیر است:

اجرای سریع‌تر پروژه‌ها

مهم‌ترین ویژگی مدیریت پروژه بحرانی این است که با ارائه یک مسیر کلی و نقشه راه جامع، میزان کار مورد نیاز برای هر پروژه را مشخص می‌کند. بنابراین شما به‌عنوان مدیر پروژه، با در نظر داشتن میزان کار موجود و منابع در دسترس، می‌توانید بافرها را در مکان درست و در بخش‌هایی قرار دهید که احتمال تاخیر و عدم اجرای تسک وجود دارد.

به این شکل، میزان انعطاف اجرای پروژه و تعامل با احتمالات ناخوشایند را افزایش خواهید داد. در نتیجه، با روش CCPM مدت زمان اجرای پروژه‌ها تا 40 درصد کاهش یافته و در همان موعد مشخص شده، تحویل داده می‌شوند.

اتمام بیشترین میزان کار در مدت زمان کوتاه‌تر

با استفاده از جدول زمانی حداکثر زمان دیرکرد اجرای هر تسک، می‌توانید از اجرای دقیق و کامل تسک‌ها در هر روز کاری نیروها، اطمینان پیدا کنید. بدین شکل همه تسک‌ها در مدت زمان تعیین شده یا در آخرین زمان احتمالی تعیین شده برای تحویل، به‌اتمام خواهند رسید.

با کمک این ویژگی مدیریت پروژه زنجیره بحرانی، میانگین اجرای کارها در هر پروژه تا 70 درصد به‌ازای زمان تعیین شده، افزایش پیدا می‌کند.

بهینه‌سازی خروجی

با تحلیل، بررسی و نظارت دقیق، هر پروژه در مدت زمان مشخص خود به‌اتمام می‌رسد. نگرانی‌ها و استرس‌های گذر موعد تحویل پروژه و عدم اتمام کار از بین می‌رود و هر بخش از پروژه با همان کیفیت مد نظر، طراحی، تولید و اجرا خواهد شد. در نتیجه، خروجی‌های مجموعه را با بهترین کیفیت تحویل مشتری می‌دهید. بنابراین مجموعه شما می‌تواند پروژه‌های بیشتری بر عهده گرفته و با خروجی باکیفیت خود، رضایت مشتریان بیشتری را به‌سادگی جلب کند.

انواع روش مدیریت پروژه زنجیره بحرانی

ناگفته پیدا است که مدیریت پروژه بحرانی تنها یکی از انواع متدولوژی‌های موجود برای مدیریت پروژه‌های متنوع است. برخی از مهم‌ترین روش‌های مدیریت پروژه شامل موارد زیر هستند:

• چابک
• روش مسیر بحرانی
• پرنس 2
• آبشاری
• اسپیرال
• توسعه سریع برنامه
• اسکرام

هر کدام از این روش‌ها، مزایا و معایب و البته ویژگی‌های خاص خود را دارند. در مطلب «انواع متدولوژی مدیریت پروژه»، مهم‌ترین مشخصات هر کدام از این روش‌ها را بررسی کردیم. می‌توانید پس از مطالعه آن، روش مناسب مدیریت پروژه خود را بیابید.

سخن نهایی

شما برای مدیریت پروژه خود چه روشی را ترجیح می‌دهید؟ به نظر شما مدیریت پروژه بحرانی چطور می‌تواند به اجرای سریع و کارآمد پروژه‌های شما کمک کند؟

مدیریت پروژه زنجیره بحرانی در چند گام ساده و مشخص، مسیر حرکت شما در راستای طراحی، ساخت و اجرای پروژه‌ها را تعیین می‌کند. با دنبال‌کردن مراحل اجرای CCPM، می‌توانید مسیر بحرانی پروژه را تعیین کرده، منابع مورد نیاز خود را تخمین بزنید و با جای‌گذاری درست بافرها در مناطق ریسک‌پذیر، احتمال تاخیر تحویل پروژه را کاهش داده یا از بین ببرید. فراموش نکنید که حذف مولتی‌تسک کردن یا همان اجرای چندین کار به‌صورت هم‌زمان توسط یک نفر، بخش مهمی از این روش مدیریت پروژه است. با در نظر گرفتن همه این موارد، می‌توانید با اجرای سریع پروژه‌ها، بیشترین میزان کار را در کوتاه‌ترین زمان ممکن اجرا کنید و خروجی خود را بهینه‌سازی نمایید.