انواع مدیریت ادعا در قراردادهای مختلف

آشنایی با انواع مدیریت ادعا برای موفقیت افراد در مدیریت قراردادهای مختلف از اهمیت بسیاری برخوردار است. برای آگاهی از دسته‌های مختلف این مدیریت در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.

رونق اقتصادی هر کشوری تحت ‌تأثیر مشخصه‌های مختلفی قرار دارد که یکی از مهم‌ترین آن‌ها مربوط به طرح‌های عمرانی می‌شود. موفقیت در پروژه‌های عمرانی برای رسیدن به بیشترین سود ممکن، به مهندسی صحیح پروژه و مدیریت ادعا در آن‌ها بستگی دارد.

توافقاتی که در اجرای یک طرح صورت می‌گیرد، باید سود زیادی را برای طرفین داشته باشد؛ به‌گونه‌ای که مناقشات بین آن‌ها به کم‌ترین مقدار ممکن برسد. شما به ‌عنوان مدیر یک پروژه عمرانی از طریق آشنایی با انواع مدیریت ادعا می‌توانید در طی فرایند اجرای پروژه‌های مختلف، اختلافات احتمالی را به حداقل ممکن برسانید.

مدیریت ادعا چیست؟

مدیریت ادعا که با عبارت انگلیسی Claim Management نیز شناخته می‌شود، برای مدیریت بحث‌ها و اختلافات مربوط به یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در لغت، ادعا به نوعی رفتار احساسی گفته می‌شود که در آن فرد به دنبال تلافی و یا اتهام است.

بر اساس استانداردهای PMI، هر یک از طرفین قرارداد، درخواست‌هایی را بر مبنای دلایل مختلف مطرح می‌کنند که می‌تواند صحیح یا غلط باشد؛ به این مدل درخواست‌ها در اصطلاح ادعا گفته می‌شود. هر کدام از ادعاهای مطرح‌شده می‌تواند با نظر هر یک از افراد نامنطبق باشد. مدیریت ادعا در قراردادها و در پروژه‌های عمرانی به طور گسترده به کار برده می‌شود.

در حالتی می‌توان یک ادعا را غیرقابل‌حل دانست که شاهد اختلاف ‌نظر بین طرفین قرارداد باشیم و در ادعای مورد نظر تعارض دیده شود. اگر طرفین بتوانند نسبت به ادعای ذکر شده موافقت کنند، برای مدیریت بهتر پروژه تغییراتی ایجاد می‌نمایند که لازم است تحت‌نظر باشند. در صورت عدم رسیدن به توافق از کارهایی مانند مذاکره، حکمیت، میانجی‌گری و در صورت نیاز دعوی قضایی برای مدیریت ادعا استفاده می‌کنند تا در نهایت طرفین به رضایت برسند.

انواع ادعاهای مدیریت

از روش‌های مختلفی می‌توان برای دسته‌بندی انواع مدیریت ادعا استفاده کرد. یکی از دسته‌بندی‌ها می‌تواند بر پایه سیستم اطلاعات مدیریت پروژه و تحلیل‌های صورت‌گرفته در لایحه ادعا انجام گیرد. این دسته‌بندی یکی از مهم‌ترین دسته‌بندی‌ها شناخته می‌شود که سه گروه زیر را شامل خواهد شد:

–       ادعاهای به حق

به ادعاهایی که احتمال‌پذیرش آن‌ها از فرد بسیار بالا باشد، ادعاهای به حق گفته می‌شود. برخورداری از اعتبار کافی و کامل در مورد مستندات و تحلیل‌های صورت‌گرفته در لایحه ادعا، دلیلی بر احتمال‌ پذیرش بالای آن است.

–       ادعاهای مشکوک

احتمال‌ پذیرش ادعاهای مشکوک از فرد مقابل معلوم نیست و نوع مستندات و تحلیل‌ها در لایحه ادعا در تشخیص آن تأثیرگذار است.

ادعاهای فنا شونده

در ادعاهای فنا شونده احتمال ‌پذیرش از فرد در مرتبه بسیار پایینی قرار دارد؛ زیرا مستندات و تحلیل‌های صورت‌گرفته اعتبار کافی ندارند.

مدیریت ادعا pmbok

در صنعت ساخت‌وساز و پروژه‌های عمرانی احتمال پیش آمدن اعتراض‌هایی از طرف کارفرما یا پیمانکار وجود دارد که به این اعتراض‌ها، ادعا گفته و به کارهایی که برای مدیریت آن‌ها انجام می‌شود نیز مدیریت ادعا می‌گویند. در این حالت، بر اساس استانداردهای تعریف شده برای مدیریت پروژه، در استاندارد pmbok، انواع مدیریت ادعا در چهار فرایند اصلی تعریف می‌شود. این فرایندها شامل موارد زیر هستند:

• شناسایی دعوی: به فرایندی که در آن شناسایی و مستندسازی دعوی صورت می‌گیرد، شناسایی دعوی می‌گویند.
• کمی‌سازی دعوی: به ارزیابی تأثیرات دعوی بر روی اهداف پروژه کمی‌سازی دعوی گفته می‌شود.
• پیشگیری دعوی: در این فرایند، عوامل و پیش‌زمینه‌هایی که باعث ایجاد دعوی می‌شوند، کاهش پیدا می‌کند.
• حل و فصل دعوی: در این مرحله برای حل و فصل دعوی از شیوه‌های مختلفی مانند میانجی‌گری و یا مذاکره استفاده می‌کنند.

مدیریت ادعا در قراردادها

یکی از موضوعات مهم در اجرای قراردادها و بحث مدیریت پروژه، به مدیریت ادعا مربوط می‌شود. در پروژه‌های اجرایی، مدیریت ادعا در قراردادها، امری قابل‌انکار و اجتناب‌ناپذیر است. در صورتی که این مدیریت ادعا به درست‌ترین شکل ممکن صورت بگیرد، نتایج بسیار خوبی حاصل می‌شود.

مدیریت ادعا در قراردادها شامل تمام مطالبات پیمانکار ناشی از موارد پیش‌بینی نشده در قرارداد و همین‌طور قصور کارفرما و رعایت نکردن تعهدات او می‌شود. در صورتی که مدیریت ادعا، در قراردادها به شکلی حرفه‌ای مورد بررسی قرار گیرد، در طول اجرای پروژه این ادعاها به حداقل مقدار ممکن می‌رسد.

مدیریت ادعا در پروژه‌های عمرانی

بحث مدیریت ادعا بیشتر در پروژه‌های عمرانی به کار برده می‌شود. در پروژه‌های صنعت ساختمانی، فعالیت‌ها پیچیدگی‌های مربوط به خود را دارند و نیازمند برقراری ارتباط میان گروه‌های کاری متفاوت است. این موارد را می‌توان جزء ویژگی‌های پروژه‌های عمرانی دانست. در برخی مواقع این ویژگی‌ها تغییراتی را در اهداف پروژه ایجاد می‌کنند که این تغییرات، انجام کارهای اضافه را به دنبال دارد. البته دقت داشته باشید که در این مورد کار اضافه با اضافه‌کاری متفاوت است.

هر قراردادی که در پروژه‌های عمرانی بسته می‌شود، شامل رکن‌های مختلفی مانند محدوده مسئولیت، محدوده موضوع قرارداد، قیمت و نحوه پرداخت هزینه است که احتمال بروز هرگونه تغییری در آن‌ها وجود دارد. با توجه به استانداردهای تعریف شده برای مدیریت پروژه می‌توان گفت بزرگ‌ترین دلیلی که باعث عدم توافق بین طرفین قرارداد می‌شود، تفاوتی است که بین ادعا و تغییر وجود دارد.

در صورتی که نسبت به ادعای مطرح شده، توافق انجام شود، ادعا با تبدیل به درخواست تغییر مصوب باعث اصلاح قرارداد می‌شود؛ اما در صورت عدم توافق، نیاز به داوری و دعوی قضایی است.

دوره مدیریت ادعا

حتما تا اینجای مقاله متوجه شده‌اید که مدیریت ادعای پروژه‌ها تا چه اندازه اهمیت دارد؛ به خصوص برای سازمان‌های پیمانکاری و کارفرمایی به ‌عنوان یک نیاز ضروری به حساب می‌آید. دوره‌های مختلفی برای مدیریت ادعا برگزار می‌شود که شما با شرکت در آن‌ها می‌توانید با انواع مدیریت ادعا و عوامل تأثیرگذار بر آن‌ها بر اساس استاندارد PMBOK آشنا شوید.

در این دوره‌ها، راهکارهایی که نیاز است تا شما برای حل دعاوی هزینه‌ای و دعاوی زمانی در پروژه‌های مختلف به کار ببرید را به‌ صورت کامل مورد بررسی قرار می‌دهند. پس از اتمام این دوره‌ها می‌توانید به حرفه‌ای‌ترین شکل ممکن تأخیرات پروژه را مورد تجزیه ‌و تحلیل قرار دهید و توانایی پاسخگویی درست نسبت به تمام ادعاهای پروژه را داشته باشید.

نرم‌افزار مدیریت ادعا

برای اینکه شما بتوانید به ‌عنوان مدیر یک پروژه اجرایی، عملکردی صحیح و طبق برنامه در مبحث انواع مدیریت ادعا داشته باشید، می‌توانید از نرم‌افزارهای مختلفی که در این زمینه وجود دارد، کمک بگیرید. دو نمونه از این نرم‌افزارها همراه با ویژگی‌های آن‌ها در ادامه معرفی می‌شوند:

• نرم‌افزار PMA که مخفف عبارت Pert Master Advanced است از نرم‌افزارهای کاربردی برای مدیریت ادعاست که قابلیت ترسیم نمودار شبکه، نمودار گانت، گزارش هزینه، تخصیص منابع و تسطیح منابع را نیز دارد.
• نرم‌افزار MSP یا Microsoft Project از کاربردی‌ترین نرم‌افزارها برای مدیریت، کنترل و زمان‌بندی پروژه‌هاست که شرکت مایکروسافت آن را طراحی کرده است. شما می‌توانید با کمک این نرم‌افزار، مدیریت تمام بخش‌های یک پروژه را که شامل برنامه‌ریزی، تکمیل و انتقال گزارش‌های نهایی می‌شود، به‌ درستی انجام دهید.

جمع‌بندی

با توجه ‌به آنچه که در این مقاله شد، می‌توان نتیجه گرفت که کنترل بهینه فرایندهای یک پروژه، به‌خصوص پروژه‌های عمرانی و ساخت‌وساز، باعث پیشرفت روند آن‌ها در بازه زمانی کوتاه‌تری می‌شود و تا جای ممکن از پیش‌آمدن هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کند. یکی از راه‌های تأثیرگذار برای یک کنترل مؤثر، آشنایی با انواع مدیریت ادعا در قرارداد و پاسخگویی صحیح و حرفه‌ای نسبت به هر کدام از آن‌ها است. شما با دیدن آموزش مدیریت ادعا در پروژه ها، به طور درست می‌توانید از بروز اختلافات تا حد زیادی جلوگیری کنید.