تعریف نمودار گانت و بررسی معایب آن
زمان‌بندی و برنامه‌ریزی از مهم‌ترین عوامل در انجام پروژه هستند که با کمک نمودار گانت به خوبی انجام می‌شوند. در این مقاله می‌خواهیم شما را با این نمودار و معایب آن آشنا کنیم.
یکی از اصلی‌ترین ابزارهای مربوط به مدیریت پروژه، نمودار گانت است که کمک بسیار زیادی به روند انجام آن می‌کند. گانت چارت کاربردهای مختلفی داشته و می‌تواند موارد متعددی را در یک نگاه اجمالی و سریع، به مدیران پروژه نمایش دهد. در ادامه به صورت کامل با این نمودار آشنا شده و به بررسی آن در محیط اکسل می‌پردازیم.
تعریف کامل نمودار گانت
در کسب و کارها و سازمان‌های گوناگون، معمولا پروژه‌های متعدد و مختلفی در دست بررسی هستند. برای اینکه این پروژه‌ها به بهترین نحو، انجام شده و در موعد مقرر تحویل داده شوند، نیاز به ابزارهای مختلفی دارند. نمودار گانت یا همان گانت چارت نیز در واقع یک ابزار مدیریت پروژه است که کمک شایانی در به اتمام رساندن پروژه به افراد می‌کند.
نمودار گانت یا Gantt Chart می‌تواند در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین نظارت بر پروژه کمک کند. در این نمودار هر کدام از فعالیت‌ها به نمودارهای میله‌ای افقی تبدیل شده تا شما با یک نگاه کلی و کوتاه بتوانید اطلاعات متعددی را از آن‌ها استخراج کنید. اطلاعات به دست آمده از رسم گانت چارت مواردی مانند فعالیت‌ها، بسته‌های کاری، روابط و وابستگی‌ها، تاریخ‌های شروع و پایان فعالیت‌ها را شامل می‌شود.
خطوط درج شده در این نمودارها، صرفا برای آسان‌تر کردن برنامه‌ریزی و کنترل پروژه هستند. با در اختیار داشتن چنین نموداری، شما می‌توانید در حین فعالیت بر روی پروژه، یک‌زمان‌بندی دقیق داشته باشید.
موارد کاربرد گانت چارت
همان‌طور که اشاره کردیم، گانت چارت یکی از اصلی‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه بوده که در این زمینه کمک شایانی به مدیران می‌کند. در واقع این نمودار را می‌توان به عنوان یکی از روش‌های مؤثر در نمایش وظایف و رویدادها در چرخه عمر پروژه دانست. از همین رو می‌توانیم درباره موارد کاربرد Gantt Chart در طول مدیریت پروژه به اطلاعات مفیدی دست پیدا کنیم. چند نمونه از اصلی‌ترین موارد کاربرد نمودار گانت را در این قسمت معرفی می‌کنیم.
نمایش برنامه زمان‌بندی اولیه پروژه
از مهم‌ترین کاربردهای نمودار گانت، می‌توان به نمایش تمام کارهایی که باید در طول پروژه باید انجام شوند و همچنین مدت‌زمان هرکدام، اشاره کرد.
جزئیات فعالیت‌ها در گانت چارت
با کمک ابزار گانت چارت در مدیریت پروژه می‌توانید از زمان انجام فعالیت‌های مختلف و همچنین منابع موردنیاز آن‌ها در برهه‌های زمانی متفاوت، اطمینان حاصل کنید. ضمن اینکه با بررسی این نمودار، همه افراد متوجه می‌شوند که هر کسی مسئول انجام چه چیزی است.
پیشروی با برنامه
یکی از اصلی‌ترین کاربردهای Gantt Chart مربوط به برنامه‌ریزی است. استفاده از این ابزار باعث می‌شود تا در طول پروژه از برنامه عقب نمانده و دقیقا مطابق با آن پیش بروید.
شناسایی مشکلات پروژه و گزارش آن‌ها
در رسم نمودار گانت، همه چیز به صورت بصری ترسیم شده و شما بلافاصله بعد از مشاهده آن‌ها، می‌توانید متوجه مشکلات و تأخیر در انجام فعالیت‌ها شوید. این موضوع باعث می‌شود تا بتوانید اقدامات لازم را در راستای اصلاح تأخیرها و مشکلات انجام دهید و به برنامه خود برسید.
نمایش رویدادهای کلیدی
هنگام ترسیم گانت چارت معمولا برای نمایش رویدادهای کلیدی، از علائم مخصوص و مشخصی استفاده می‌شود که از فراموش شدن آن‌ها جلوگیری می‌کند.
معایب استفاده از نمودار گانت
در بخش‌های قبلی با تعریف کلی چارت گانت و همچنین کاربردهای آن در زمینه مدیریت پروژه آشنا شدیم. این نمودار معایبی نیز دارد که قبل از به‌کارگیری آن باید از آن‌ها مطلع شوید. Gantt Chart امکان نمایش وابستگی بین فعالیت‌های مختلف را دارد؛ اما زمانی که تعداد فعالیت‌ها و وابستگی بین آن‌ها زیاد شود، نمودار پیچیده شده و میزان وضوح آن افت می‌کند. به همین دلیل نمی‌توان آن‌طور که باید، از این نمودار اطلاعات مفیدی استخراج کرد.
همه چیز درباره ترسیم نمودار گانت
حال که با کاربردها و معایب نمودار گانت آشنا شدیم، لازم است تا اطلاعات مفیدی درباره نحوه ترسیم آن نیز به دست آوریم. برای ترسیم این نمودار، مطابق با مراحل زیر اقدام کنید:
- ابتدا به تمام فعالیت‌هایی که باید در طول پروژه انجام دهید فکر کنید.
- این فعالیت‌ها را به اجزای قابل کنترل تقسیم کنید.
- در مرحله بعدی تصمیم بگیرید که مسئولیت هر جزء با چه کسی باشد و آن را به شخص و یا تیم مربوطه واگذار کنید.
- روابط بین فعالیت‌ها را مشخص کرده و یک زمان معین برای انتظار کل پروژه‌ها تعیین کنید.
- بعد از واردکردن اطلاعات گفته‌شده در نرم‌افزار و ترسیم Gantt Chart می‌توانید منابع مورد نیاز را نیز مشخص کرده و به آن اضافه کنید.
با رعایت مراحل ذکر شده، می‌توانید با استفاده از بهترین نرم افزار مدیریت پروژه و یا صفحه گسترده‌ای مانند اکسل یا گوگل شیت، برای رسم نمودار گانت اقدام کنید.
آشنایی با گانت چارت در اکسل
همان‌طور که در بخش قبلی اشاره کردیم، یکی از محیط‌هایی که امکان رسم نمودار گانت را دارد، مایکروسافت اکسل است. در این قسمت قصد داریم تا با گانت چارت رسم شده در این محیط، بیشتر آشنا شویم. برای رسم Gantt Chart در اکسل، باید از قابلیت‌های ترسیم نمودار میله‌ای استفاده کنید.
به خاطر داشته باشید که ترسیم این نمودار با استفاده از اکسل، پیچیدگی‌های مخصوص به خود را دارد و کمی طولانی است. اگر بخواهید این کار را به بهترین نحو انجام دهید، نیاز به استفاده از قالب‌بندی‌های متعدد و مهارت فرمول‌نویسی پیشرفته دارید. از طرف دیگر نمودار رسم شده در اکسل، معمولا نواقصی نیز دارد که باید نسبت به آن‌ها آگاهی داشته باشید.
نمودار گانت رسم شده در اکسل، یک سند ثابت و غیرقابل تغییر است؛ یعنی هر بار که برنامه‌های پروژه شما تغییر کرده و پیش می‌روند، شما باید نمودار را به صورت دستی به‌روز کنید. بعد از هر بار به‌روزرسانی و اعمال تغییرات، باید فایل اکسل را با اعضای گروه خود به اشتراک بگذارید که چنین روندی می‌تواند باعث آشفتگی افراد شود. این نمودارها محدودیت‌هایی به همراه دارند که باعث می‌شود نتوانید در زمان واقعی با اعضای تیم خود همکاری کرده، نقاط عطف را تعیین کنید و مسیرهای مهم را تشخیص دهید.
بررسی گانت چارت
برای آشنایی بیشتر با چارت گانت، بهتر است تا به بررسی یک نمونه بپردازیم. در هر Gantt Chart وظایف و فعالیت‌های قابل انجام در طول هر پروژه معمولا در جدول عمودی گانت و مدت‌زمان آن‌ها در محور افقی درج شده‌اند.
هر وظیفه با یک نوار نشان داده شده که طول آن در واقع همان مدت‌زمان وظیفه را نشان می‌دهد. چنانچه دو نوار محور افقی بر روی هم قرار بگیرند، یعنی آن وظایف به صورت هم‌زمان انجام می‌شوند. با نمودار گانت، مدیران پروژه می‌توانند یک نگاه سریع و تأثیرگذار به اطلاعات مهم پروژه داشته باشند.
جمع‌بندی
برای رعایت برنامه‌ریزی دقیق در پروژه‌های مختلف سازمانی و مدیریت مگا پروژه ها ، شما به چارت گانت نیاز دارید. این نمودار می‌تواند تمام فعالیت‌ها و همچنین زمان انجام، منابع مورد نیاز و سایر اطلاعات مربوط به آن‌ها را به خوبی نمایش دهد. رسم نمودار گانت در محیط‌های مختلفی امکان‌پذیر است و مزایای متعددی را شامل می‌شود. در بخش‌های قبلی با انواع کاربردهای این نمودار و اطلاعاتی که به همراه دارد، آشنا شدیم.
دیدگاهتان را بنویسید