بررسی تعریف انواع و فواید ساختار شکست کار به همراه نمونه پروژه
کنترل و نظارت بر پروژه کار سختی است و به همین دلیل همواره اکثر مدیران پروژه به دنبال روشی برای سادهتر کردن این کار هستند. استفاده از تکنیک ساختار شکست کار یا WBS شیوهای است که این کار را ممکن میسازد. با به کارگیری این ابزار میتوانید نسبت به نقاط ضعف، قوت، بحرانی و خطرات پیشروی پروژه موردنظر اشراف داشته باشید و آنها را به خوبی کنترل کنید.
در ادامه این مطلب در مورد تعریف دقیق ساختار شکست کار، انواع آن، فواید این روش و مراحلش به طور دقیق و کامل صحبت میکنیم و توضیحات لازم را در مورد آنها میدهیم تا با این روش به طور کامل آشنا شوید و بتوانید از آن به خوبی استفاده کنید.
تعریف ساختار شکست کار
ساختار شکست کار یا Work Breakdown Structure به شما کمک میکند تا بتوانید وظایف و کارهای مختلف موجود در پروژه به قطعات کوچکتری تقسیم کنید. با استفاده از این روش میتوانید بازدهی انجام وظایف مختلف را به طور قابلتوجهی بهبود دهید و کنترل بهتری روی آنها داشته باشید. در واقع این ساختار سلسله مراتب انجام آن وظیفه را مشخص میکند تا افراد به طور دقیق بدانند آن وظیفه را باید به چه صورتی و طبق چند مرحله به انجام برسانند.
این تکنیک را میتوانید برای کل پروژه به کار ببرید و با استفاده از آن کلیه وظایف موجود را سازماندهی کنید. برای اولین بار این ساختار توسط ارتش ایالات متحده آمریکا استفاده شد و این سازمان آن را برای توسعه برنامه موشکی خودش به کار برد. موسسه مدیریت پروژه (PMI) نیز اولین محلی است که از این ابزار برای مدیریت پروژه برنامههای غیردفاعی استفاده کرد. البته نحوه اجرای آن در فاز غیردفاعی تفاوتهایی با نوع اولیه آن دارد و با درنظر گرفتن یکسری جزییات دیگر به انجام میرسد.
انواع ساختار شکست کار
ساختار شکست دارای نوعهای مختلفی است که هر کدام از آنها نقش به سزایی در مدیریت پروژههای مختلف ایفا میکنند. در ادامه این مطلب انواع ساختار شکست کار را برای شما به طور کامل شرح میدهیم تا آنها را بشناسید و بتوانید از آنها به خوبی استفاده کنید.
ساختار شکست مراحل انجام کار
ساختار شکست مراحل انجام کار یکی از انواع این تکنیک به شمار میآید. در این نوع برای انجام وظایف ترتیب خاصی در نظر گرفته میشود و در واقع این وظایف طبق یک سلسله مراتب خاص به انجام میرسد. کارها میتوانند به یکدیگر وابستگی داشته باشند؛ اما هیچگونه اجباری در این زمینه وجود ندارد. استفاده از این ساختار کمک میکند تا شما بتوانید کارها سریعتر و بهتر انجام دهید و خرجهای کمتری را به انجام برسانید.
ساختار شکست کار براساس بخشهای سازمانی پروژه موردنظر
در این نوع از ساختار شکست کار، مدیر پروژه وظیفه کنترل و مدیریت بخشهای مختلف سازمان را به افراد متخصص در آن قسمتها میسپارد. به این صورت میتواند حجم وظایف موجود خودش را کمتر کند و هم از انجامشدن درست کارها اطمینان داشته باشد. زیرا یک فرد متخصص در به سرانجامرسیدن آن وظیفه نظارت میکند.
ساختار شکست کار براساس مونتاژ محصول نهایی
در این روش ابتدا هدف نهایی پروژه تعیین میشود. بعد این هدف را به چند بخش مختلف تقسیم میکنند و وظیفه مدیریت و به سرانجام رسیدن آن را به یک شخص خاص میسپارند. در واقع این نوع از ساختار شکست به شیوه از آخر به اول عمل میکند. افرادی که برای کنترل هر بخش در نظر گرفته میشوند باید تخصص لازم در آن زمینه را داشته باشند تا بتوانند کنترل را به خوبی انجام دهند.
میزان هزینهها در این شیوه اجرای این تکنیک بالاتر میرود؛ اما کیفیت کار نهایی ارائهشده به طور قابلتوجهی افزایش خواهد داشت. بنابراین برای کسانی مناسب است که با کمبود بودجه و منابع مواجه نیستند و بالابودن کیفیت نهایی محصول برای آنها مهم است.
ساختار شکست پیمانکاران اصلی و فرعی
بسیاری از شرکتها برای انجام پروژه خودشان از چندین پیمانکار استفاده میکنند آنها میتوانند برای مدیریت پروژه خودشان از ساختار شکست پیمانکاران اصلی و فرعی بهره بگیرند. در این شیوه پیمانکار اصلی در رأس شاخه اصلی انجام پروژه قرار میگیرد و پیمانکاران دیگر نیز به عنوان موارد فرعی این شاخه اصلی در نظر گرفته میشوند. استفاده از این شیوه کمک میکند تا بازدهی پروژه افزایش قابلتوجهی داشته باشد زیرا هرکدام از بخشها توسط یک گروه انجام میشود.
ساختار شکست کار براساس سیستمهای مورد نیاز پروژه
ساختار شکست کار براساس سیستمهای مورد نیاز پروژه به صورت جز به کل است. به عنوان مثال اگر قصد داشته باشید سیستم سیمکشی یک خودرو را به انجام برسانید باید در ابتدای کار نحوه انجام کلی در کل ماشین را مشخص کنید. سپس باید براساس این نقشه کلی جزییات سیمکشی مربوط به اجزای دیگر مانند باتری چراغها و دیگر موارد را مشخص کنید. این روش برای پروژههایی با زیرسیستمهای زیاد مناسب و کاربردی است و کمک میکند تا انجام آنها بسیار راحتتر از قبل شود.
ساختار شکست کار بر اساس اقلام قابل حمل و نقل
در قسمتهایی که نیاز به حمل و نقل کالا وجود دارد باید از ساختار شکست کار بر اساس اقلام قابل حمل و نقل استفاده کنید. در این روش محدودیتهای موجود برای انجام این کار به طور کامل تعیین میشود و سپس براساس آنها تقسیم کارها وظایف مربوط به این هدف انجام میشود.
ساختار شکست کار براساس مناطق جغرافیایی
اگر پروژهای دارید که باید هرقسمتش را در یک منطقه جغرافیایی خاص به انجام برسانید باید از ساختار شکست کار براساس مناطق جغرافیایی استفاده کنید. به عنوان مثال فرض کنید قصد نصب بنرهای تبلیغاتی یک برند را در یک شهر دارید. در این هنگام باید آن شهر را در رأس قرار بدهید و سپس مناطق مختلف و بخشهای متفاوت آنها را به عنوان زیرشاخه در نظر بگیرید. به این صورت توانستهاید این کار را با برنامهریزی دقیقی انجام دهید و تمام کار در زمان مناسب به انجام رسیده است.
بخشهای مختلف موجود در این روش زیاد هستند زیرا باید تمامی محدوده جغرافیایی را پوشش دهید و چیزی را از قلم نیندازید.
فواید ساختار شکست کار
شناخت مزیتهای مختلف هر تکنیک مدیریت پروژه بسیار مناسب است و به شما کمک میکند تا بتوانید آگاهانهتر و بهتر ابزارهای قابل استفاده خودتان در انجام این کار را انتخاب کنید. به همین دلیل در ادامه فواید ساختار شکست کار را به صورت دقیق بیان میکنیم و توضیحات لازم را میدهیم.
امکان برنامهریزی و مدیریت بهتر کار موردنظر
برنامهریزی درست و منطقی پروژه و اجرای آن بسیار مهم است ساختار شکست کار با تجزیه بخشهای مختلف به قسمتهای مختلف این کار را ممکن میسازند. همچنین کمک میکند تا بتوانید مدیریت کارها را به صورت مناسبتری به انجام برسانید.
این تکنیک یک مسیر مشخص برای انجام کارها تعیین میکند که باعث میشود تا افراد در هنگام انجامدادن وظایف خودشان نقشه راه مناسبی در اختیار داشته باشند.
امکان تخمین دقیقتر هزینههای پروژه موردنظر
کوچکشدن وظایف موجود در هر بخش کمک میکند تا شما بتوانید بودجه و منابع موردنیاز برای آنها را به صورت مناسبتر تخمین بزنید. به این صورت دیگر افراد در هنگام انجام پروژهها با مشکل کمبود منابع مالی روبهرو نمیشوند و میتوانند با خیالی راحت به انجام وظیفه خودشان بپردازند.
ایجاد هماهنگی بیشتر بین اعضای درگیر در پروژه موردنظر
وجود نقشه راه مناسب کمک میکند تا تیمهای مختلف در هنگام انجام وظایف خودشان در جریان فرآیند کلی انجام پروژه نیز باشند. به این صورت هماهنگی آنها با دیگر اعضا به طور چشمگیری بهبود پیدا میکند. این موضوع یکی از مهمترین فواید استفاده از ساختار شکست کار به حساب میآید.
اطمینان کامل از تحویل اقلام موردنیاز
هنگامی که مدیر پروژه از ساختار شکست کار استفاده میکند به طور دقیق از اقلام موردنیاز برای انجام کار آگاه میشود. به این صورت میتواند آنها را سریع تهیه کند و به تیمهای مختلف تحویل دهد و از موجودبودن این اقلام خیالش راحت شود.
ساختار شکست هزینه CBS
در هنگام استفاده از ساختار شکست هزینه تمامی خرجهای مربوط به هرکدام از کارها تعیین میشود و سپس بر همین اساس اولویتبندی به انجام میرسد و نقشه مسیر انجام پروژه موردنظر تدوین میشود. با استفاده از این نوع شیوه اجرا میتوانید گزارش دقیقتری از انجام کارهای مربوط تهیه کنید و به افراد بالادستی تحویل دهید. دقت کنید که هزینههای مربوط به هر پروژه متفاوت است و باید برای هر کدام از آنها این کار را به صورت اختصاصی و دقیق انجام دهید.
مراحل انجام ساختار شکست کار در پروژه
برای استفاده از این شیوه در پروژهها نیز مانند دیگر انواع تکنیکهای موجود در این حوزه نیاز است تا یکسری مراحل را طی کنید. در ادامه مراحل انجام آن را به طور دقیق به شما معرفی میکنیم تا آنها را بشناسید و بتوانید از این تکنیک به درستی استفاده کنید.
1. شناسایی هدف
در ابتدای کار نیاز است تا هدف انجام پروژه را به طور دقیق مشخص کنید زیرا برنامهریزیها و نحوه اجرا بستگی به این هدف دارد. پس از آن باید براساس این هدف کارها و منابع موردنیاز را مشخص کنید.
2. تشخیص و شناسایی وظایف موردنیاز
پس از شناسایی کارهای موردنیاز باید آنها را با استفاده از یکی شیوههای اجرای این تکنیک تقسیمبندی کنید و انجام آنها را به یک تیم یا فرد خاص بسپارید. به این صورت آن شخص میداند باید چه کاری را در چند وقت به انجام برساند.
3. شرح نحوه اجرای وظایف
برای انجام بعضی کارها نیاز است تا توضیحات و شرح کاملی به افراد داده شود. این کار را باید در این مرحله از اجرای ساختار شکست کار به انجام برسانید تا اعضا به فهم کامل در این زمینه برسند.
4. مشخصکردن جزییات
در این قسمت باید به طور دقیق سلسله مراتب انجام کار را با جزییات مشخص کنید. به طور مثال باید تخمین زمان پروژه و بودجه مورد نیاز هریک از مراحل را مشخص کنید. توجه داشته باشید که این کارها باید با مشورت فرد تحویلگیرنده، وظیفه موردنظر انجام شود تا او در جریان همه چیزها باشد و در هنگام کار راحتتر باشد.
نمونه ساختار شکست کار
نمونههای مختلف این ساختار موارد بسیار مهمی هستند که میتوانند در استفاده از این تکنیک کمک زیادی به شما زیادی کنند. اما در هنگام استفاده از آنها باید به پیچیدگی پروژه خودتان در مقایسه با آن نمونه بودجه در نظر گرفتهشده برای انجامش و مدت زمان به سرانجامرسیدن نمونه دقت داشته باشید تا بتوانید به طور مناسب از آن بهره ببرید. در ادامه دو نمونه از ساختار شکست کار در پروژه ساختمانی و نرمافزاری را برای شما بیان میکنیم.
نمونه ساختار شکست کار در پروژه ساختمانی
فرض بگیرید قصد داریم برای آمادهسازی یک ساختمان 4 طبقه ساختار شکست کار را ترسیم کنیم. ساختار اولیه شامل موارد زیر خواهد بود:
- بلوک A
- بلوک B
- بلوک C
- بلوک D
پس از آن میتوانیم کار آمادهسازی بلوکها را اجزای کوچکتری تقسیم کنیم. به عنوان نمونه قسمتهای موردنیاز برای ساخت بلوک A شامل موارد زیر خواهد بود:
- تجهیز کارگاه
- ابنیه
- تأسیسات مکانیکی
- تأسیسات برقی
- برچیدن کارگاه
بعد از آن این بخشها خودشان به بخشهای کوچکتری تقسیمبندی میشود که باید به درستی انجام شوند. در ادامه نمونه این کارها برای بلوک A را به شما نمایش میدهیم:
خاکبرداری
- گودبرداری
- آمادهسازی محل استراحت نگهبان
- پیکنی با دست
- تسطیح
ابنیه
- آمادهسازی فونداسیون
- آمادهسازی اسکلت بتنی
- انجام سفتکاری پروژه ساختمانی
- پلوپکاژ
- عایقکاری
- انجام کارهای مربوط به کفسازی
- آمادهسازی سقف کاذب
- نازککاری
- انجام کارهای مربوط به نما
کارهای مربوط به تأسیسات مکانیکی
- انجام کارهای مربوط به لولهکشی فاضلاب
- آمادهسازی کانال کولر و جاسازی آن
- انجام کارهای مربوط به لولهکشی شوفاژ
- انجام کارهای مربوط به لولهکشی فاضلاب
- نصب تأسیسات کلی ساختمان
کارهای مربوط به آمادهسازی تأسیسات برقی
- انجام کارهای مربوط به سیمکشی و قراردادن لوله برق
- قراردادن تابلو برق در جای مناسب و اتصال سیمهای مختلف به آن
- نصب دیگر تأسیسات موردنیاز
با پیروی از ساختار موردنظر میتوانید پروژه موردنظر را با سرعت زیادی و در زمان مناسب به اتمام برسانید.
نمونه ساختار شکست کار در پروژه نرمافزاری
فرض بگیرید قصد آمادهسازی یک نرمافزار حساب و کتاب شخصی را دارید. شما برای به موفقیترساندن این نرمافزار به تیمهای مختلفی نیاز دارید که در ادامه آنها را به شما معرفی میکنیم:
- برنامهنویسی
- مدیریت مالی
- مارکتنیگ
- منابع انسانی
هریک از این کارها به زیرمجموعههای مختلفی تقسیمبندی میشوند که به عنوان نمونه اجزای کارهای مارکتینگ را برای شما بیان میکنیم:
- گرافیک
- بازاریابی از طریق سوشال مدیا
- تولید محتوا
- دیجیتال مارکتینگ
- بازاریابی دهان به دهان
هر یک از این بخشها نیز شامل زیرمجموعههای فراوانی میشوند که میتوانید با استفاده از این روش آنها را به راحتی انجام دهید.
ساختار شکست کار در اکسل
برای ترسیم ساختاری شکست کار میتوانید از اکسل استفاده کنید. برای رسیدن به این هدف باید کارهای زیر را به انجام برسانید:
نوشتن عناصر ساختار شکست در یک ستون
در ابتدا باید عناصر ساختار شکست کار خودتان را در یک ستون بنویسید و سپس آنها را مانند نرمافزار msp گروهبندی کنید. وقتی گروهبندی این عناصر را انجام دادید باید آنها را به طور کامل باز کنید. سپس کلیدهای CTRL و Shift و پایین را با یکدیگر بگیرید تا تمامی عناصر انتخاب شوند و بعد از آن قسمت رو به جلو دکمه Indent را انتخاب کنید. این دکمه را میتوانید در میان ابزارهای بالای اکسل بیابید. پس از انجام این کار عناصر به شش ستون بعد حرکت میکنند.
چگونگی دستهبندیکردن عناصر ساختار شکست کار موجود در اکسل
برای انجام این کار باید به سطح موردنظر بروید و در ابتدا گزینه Select Visible Cells (Alt+;) را انتخاب کنید. پس از انجام این کار باید قسمت رو به عقب دکمه Indent را انتخاب کنید. به این صورت سطح را به کمی عقبتر باز میگردانید. این کار را برای تمامی سطحها انجام دهید تا دستهبندی به طور کامل انجام شود.
پس از دستهبندی شما میتوانید فعالیتهای زیرمجموعه هر بخش را به طور کامل زیبا و شکیل مشاهده کنید و متوجه شوید پروژه در چه حالی قرار دارد.
سخن پایانی
استفاده از ساختار شکست کار یا WBS به شما کمک میکند تا بتوانید مدیریت و کنترل پروژه را راحتتر و سادهتر به انجام برسانید. زیرا وظایف را به کارهای کوچکتر تقسیمبندی میکند بنابراین توصیه میکنیم از آن استفاده کنید. برای کمک به شما در این جهت نیز مراحل استفاده از این تکنیک و دیگر موارد مرتبط با آن را در قسمتهای قبلی به طور کامل بیان کردیم.
دیدگاهتان را بنویسید