تخمین زمان پروژه چگونه است؟
زمان در پروژه‌ها اهمیت بسیار بالایی دارد. در اصل زمان یکی از پارامترهایی است که با آن موفقیت پروژه را می‌سنجند. بنابراین باید در برنامه ریزی پروژه بتوانید به خوبی زمان را مشخص کنید. به همین جهت است که تخمین زمان پروژه یکی از کارهاییست که باید مدیر پروژه در ابتدای کار انجام دهد. اما این‌کار چطور انجام می‌شود و برای برآورد زمان پروژه‌های سازمانی چه باید کرد؟
مدیریت زمان پروژه
مدیریت زمان پروژه شامل تجزیه و تحلیل و تدوین برنامه و جدول زمانی برای تکمیل پروژه است. فرآیندهای مدیریت زمان رسمی بافری را برای مواردی مانند موانع غیرمنتظره و زمان‌بندی پروژه کمتر یا بیش از حد تخمین زده شده فراهم می‌کند.
روش تخمین زمان پروژه برای هر پروژه منحصر است، چرا که بستگی به توالی پروژه دارد. برخی از پروژه‌ها ممکن است مرحله‌ای انجام شوند و به نوعی شروع مرحله بعد وابسته به تکمیل مرحله قبل است. بنابراین تخمین زمان کلی پروژه به صورت یک‌جا صورت نمی‌گیرد و اغلب هر مرحله تخمین زده می‌شود. از سوی دیگر، پروژه‌هایی هستند که به صورت متوالی انجام می‌شوند یعنی شروع یک مرحله از پروژه وابسته به اتمام مرحله دیگر نیست و به صورت موازی نیز قابل اجرا است. بنابراین برآورد زمان پروژه در این حالت متفاوت خواهد بود.
اما در هر دو مورد چیزی که مهم است مدیریت زمان پروژه است. چه بخواهد پروژه دارای وابستگی‌هایی باشد، چه به صورت موازی انجام شود. وظیفه اصلی مدیر پروژه این است که بتواند به درستی زمان تحویل پروژه را تخمین بزند. برنامه ریزی مدیریت زمان پروژه تعیین می‌کند که چه وظایفی باید تنظیم شوند و چگونه منابع را در طول پروژه تخصیص و مدیریت کنند.
تکنیک‌های تخمین زمان پروژه با توجه به روش‌های مدیریت پروژه متفاوت است. اما فارغ از این‌که از کدام روش برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید برای مدیریت زمان پروژه می‌توانید از راهکارهای زیر کمک بگیرید:
از اصل Pareto استفاده کنید
اصل پارتو به عنوان قانون 80/20 نیز شناخته می‌شود. این بدان معناست که 20٪ از زمان شما باید 80٪ از نتایج شما را ایجاد کند. از همان ابتدا وظایفی را که بیشترین ارزش را دارند شناسایی کنید. اگر در هر زمان ارزش و زمان از تعادل خارج شدند اولویت کار را بررسی کنید و در صورت لزوم درخواست تغییر رسمی ارائه دهید.
همه چیز را ساده پیش ببرید
پیچیده کردن وظایف بسیار آسان است. یک قدم به عقب بردارید «چرا»ی واقعی را ارزیابی کنید و به راه‌های متمرکزتری برای انجام یک کار فکر کنید. در حالی که همیشه اهداف پروژه نهایی را در نظر دارید، تلاش‌ها را روی مؤثرترین روش‌ها برای تکمیل هر کار معین متمرکز کنید.
زمان صرف شده را مشاهده و ارزیابی کنید
به طور منظم زمان تخصیص یافته برای کارهای مختلف را بررسی کنید. داده‌هایی که پس از هر بار تجزیه و تحلیل کسب می‌کنید به شما کمک می‌کند زمانی که هنوز، زمان برای بازگرداندن منابع وجود دارد این را به‌طور کارآمدتر مرور کنید و الگوها را شناسایی کنید. به عنوان مثال: اگر داده‌ها نشان می‌دهد که به نظر می‌رسد نیازهای منابع IT را دست کم گرفته اید دوباره محاسبه کنید.
اهداف بزرگ‌تر را به وظایف فرعی تقسیم کنید
در ابتدا هر پروژه بزرگی دلهره آور به نظر می‌رسد و تشخیص این‌که از کجا شروع شود دشوار است. یک راهکار برای برآورد زمان پروژه‌های سازمانی این است که پروژه بزرگ را به قطعات کوچک‌تر تقسیم کنید. بدین ترتیب تخمین زمان هر کار راحت‌تر بوده و اولویت پروژه نیز مشخص می‌شود.
اهداف را به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه تنظیم کنید
یک روش مدیریت زمان پروژه این است که اهداف را ماهانه تنظیم کنید، سپس برای هر هدف اهداف جداگانه به صورت هفتگی و روزانه مشخص کنید. رسیدن به یک هدف روزانه کار ساده‌تری است تا بخواهید تا آخر ماه صبر کنید تا ببینید به هدف رسیده‌اید یا خیر. بنابراین تقسیم اهداف به مدت زمان‌های کوتاه‌تر می‌تواند تخمین زمان پروژه را با دقت بیشتری ممکن سازد.
انرژی تیم را در نظر بگیرید
یک نکته که باید هنگام برآورد زمان پروژه‌های سازمانی به آن دقت کنید، میزان توانایی تیم شماست. شما باید بدانید تیم شما در طول روز چه مقدار به روی این پروژه زمان می‌گذارد و چه کارهایی می‌تواند تحویل دهد.
احتمال این‌که یک روز به مرخصی برود نیز وجود دارد. بنابراین نباید زمان پروژه را طوری تخمین بزنید که تیم شما تحت فشار قرار بگیرد، چرا که همین مساله می‌تواند کار شما را بیشتر عقب بیندازد چرا که ممکن است با خطا در کارها نبود دقت کافی و بروز اشتباهات بیشتر مواجه شوید.
رویکردهای برآورد زمان در پروژه
همانطور که گفته شد، روش تخمین هر پروژه با توجه به نوع آن و روش مدیریت پروژه‌ای که انتخاب می‌کنید متفاوت خواهد بود. اما به طور کلی می‌توانید از دو رویکرد برای تخمین زمان پروژه با توجه به اولویت بندی پروژه استفاده کنید که شامل موارد زیر می‌شود:
انسان محور
همانطور که از نامش پیداست در این روش از توانایی‌ها تخصص و نظر جمعی برای برآورد زمان پروژه استفاده می‌شود. تکنیک‌های تخمین زمان پروژه در این روش شامل موارد زیر می‌شود:
- نظر کارشناسی- برای تخمین زمان پروژه از افرادی که تجربه کافی در چنین پروژه‌ای داشته است کمک گرفته می‌شود.
- تصمیم گروهی- زمان پروژه با توجه به نظر جمعی طی طوفان فکری جلسات با اعضای تیم و تعامل با متخصصان پروژه برآورد می‌شود.
پروژه محور
در روش پروژه محور زمان پروژه با توجه به قسمت‌های مختلف پروژه تخمین زده می‌شود که شامل تکنیک‌های زیر می‌شود:
- برآورد قیاسی- در این روش تمرکز به روی وسعت پروژه خواهد بود و بر اساس آن پروژه‌های مشابه پیشین مقایسه می‌شوند. علاوه بر این‌ها در برآورد قیاسی از تکنیک سه نقطه‌ای نیز کمک گرفته می‌شود. یعنی سه حالت برای تحویل پروژه تخمین زده می‌شود که به آن حالت خوشبینانه حالت محتمل و حالت بدبینانه می‌گویند.
- برآورد پارامتری- در این روش زمان انجام یک کار با توجه به پروژه‌های پیشین به دست می‌آید و در مقدار کار ضرب می‌شود. در حقیقت زمان اولیه به دست آمده پارامتری است که از آن برای تخمین زمان پروژه کمک می‌گیرید. مثلا اگر رنگ زدن یک دیوار سه ساعت زمان برده باشد، برای رنگ زدن یک اتاق زمان را براساس تعداد دیوارها تخمین می‌زنید.
- برآورد پایین به بالا- بسیاری از مدیران پروژه معتقدند این روش دقت بالاتری نسبت به تکنیک‌های دیگر دارد چرا که در آن وظایف بزرگ به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم شده و برای تحویل هر کار کوچک یک زمان مشخص می‌شود. با این‌کار احتمال این‌که زمان تحویل پروژه نهایی دقیق‌تر برآورد شود وجود دارد.
روش‌های تخمین زمان در پروژه
هنگام تخمین زمان برای فعالیت‌ها باید روش تخمین زمان پروژه‌ای را انتخاب کنید که مناسب پروژه شما باشد. تکنیک‌های تخمین به شما این امکان را می‌دهد که یک مقدار زمانی دقیق به هر کار در پروژه اختصاص دهید. به این معنی که شما قرار نیست از روی غریزه یا حدس و گمان زمان را تخمین بزنید.
چهار روش تخمین زمان در پروژه به شرح زیر است:
- تخمین سه نقطه‌ای- در این روش بهترین سناریو، بدترین سناریو و محتمل‌ترین سناریو برای ایجاد یک پیش‌بینی ترکیب می‌شود.
- تخمین بالا پایین- بدون در نظر گرفتن کارهای جزیی و ریز پروژه محدوده پروژه را به عنوان یک کل در نظر می‌گیرد. این روش تخمین زمان پروژه برای تخمین‌های سریع مناسب است.
- تخمین پایین بالا- برخلاف تکنیک قبلی در این روش همه چیز از جزییات شروع می‌شود و سپس به کل می‌رسد. برآورد زمان پروژه‌های سازمانی با این روش کمی طولانی خواهد بود اما دقیق‌تر است.
- تخمین کارشناسی- در این روش از تخصص و غریزه یک متخصص در زمینه پروژه در حال اجرا کمک گرفته می‌شود. برای تخمین‌های سریع عالی است اما دقت آن می‌تواند با توجه به تجربه “متخصص” متفاوت باشد.
یک نکته مهم که باید در نظر داشته باشید این است که در هیچکدام از این تکنیک‌ها احتمال تخمین 100% دقیق زمان وجود ندارد. بنابراین سعی نکنید زمان زیادی را صرف دقیق بودن تخمین زمان کنید. بلکه مهم‌ترین چیزی که باید در نظر داشته باشید گرفتن یک عدد کلی برای وظایف و پروژه‌ها است. مابقی را باید با توجه به ریسک‌های احتمالی در نظر بگیرید.
سخن پایانی
زمان، مهم‌ترین عنصر یک برنامه ریزی پروژه است. چرا که مشتری شما در نهایت اولین چیزی که از شما می‌خواهد زمان تحویل پروژه است. شما شاید در طول پروژه با موارد مختلفی درگیر باشید اما زمان تحویل پروژه مهم‌ترین آن خواهد بود.
به همین جهت بسیار مهم است که بدانید چطور این زمان را مدیریت کنید. پیش از شروع لازم است یک روش تخمین زمان برای پروژه را انتخاب کنید که مناسب نوع پروژه شما باشد سپس زمان انجام کارها را با توجه به منابعی که دارید و خطرات احتمالی تخمین بزنید. با تقسیم کردن کارها به بخش‌های مختلف می‌توانید زمان تحویل پروژه را تا حد زیادی دقیق ارزیابی کنید.
دیدگاهتان را بنویسید