انواع روش‌‌های اولویت ‌بندی پروژه

57% احتمال موفقیت بیشتر به قدری کافی می‌تواند جذاب باشد که شما درباره اولویت ‌بندی پروژه برای سازمان و کسب و کار خود آستین‌ها را بالا بزنید. هر شرکت و هر سازمانی بنا به شرایط بازار اهدافی دارد که البته رسیدن به هر یک از این اهداف اهمیت خاص خود را دارند. درجه اهمیت اهداف می‌تواند نقش بسیار مهمی در اولویت ‌بندی پروژه‌ها داشته باشد؛ اما واقعاً می‌توانید تصور کنید که یک سازمان بدون استفاده از هیچ یک از روش‌‌های اولویت ‌بندی پروژه به موفقیت قابل توجهی برسد؟

شاید در نگاه اول داشتن انبوهی از پروژه‌‌ها، رمز موفقیت شما است. اما بدون اولویت ‌بندی هیچ چیزی سر جای خود نخواهد بود. برای این‌که با اهمیت اولویت ‌بندی بیشتر آشنا شده و همچنین مزیت‌ها و معایب روش‌‌های مختلف کاربردی برای آن را بدانید و کسب و کار خود را در مسیر بهتری پیش ببرید فقط چند دقیقه زمان برای مطالعه این مقاله نیاز خواهید داشت.

هدف از اولویت ‌بندی پروژه

اولویت بندی پروژه فرایندی است که در آن یک سازمان و یا شرکت پروژه‌‌های بالقوه و موجود را از نظر اهمیت و میزان سوددهی دسته‌بندی می‌نماید. این فرایند شامل مراحل مختلفی است و در این مراحل با ارزیابی معیارهای مختلف که بیشتر به نوع کسب و کار بستگی دارد، پروژه‌‌ها اولویت بندی خواهند شد. با این تعریف مشخص است که هدف استفاده از روش‌‌های اولویت ‌بندی پروژه، رسیدن به کارایی و راندمان بیشتر برای سازمان است.

شاید اگر بخواهیم تنها یک هدف برای استفاده از این روش‌ها تبیین کنیم توسعه و پیشرفت بهتر و سریعتر است. هدف ساده‌تر و در دسترس‌تر اولویت ‌بندی این است که شما بدانید چه پروژه‌‌هایی برای شرکت و کسب و کار شما ارزشمندتر هستند و می‌توانید ارزش آفرینی بیشتری برای شما داشته باشند.

البته که خود این هدف اهمیت بسیار زیادی دارد؛ اما از پس آن اتفاقات بسیار جذاب‌تری نیز برای هر کسب و کاری رخ خواهد داد. رسیدن به اهداف بزرگ تجاری کاهش قابل توجه هزینه‌ها، موفقیت در قدم‌های کمتر، ضایع نکردن استعدادها و توان کارکنان، آنالیز مالی و مواردی از این دست، از جمله اهداف اولویت ‌بندی پروژه هستند که هر یک به اندازه خود جذابیت‌های خاص خود را خواهد داشت.

روش‌‌های اولویت ‌بندی پروژه‌ها

نوبت به معرفی روش‌‌های اولویت ‌بندی پروژه‌‌ها می‌رسد. البته شاید خودتان بخواهید دست به کار شده و از یک روش شخصی برای این منظور استفاده کنید اما واقعاً نیاز است با وجود روش‌‌های فوق مدرن و با قدرت بالا به دنبال اختراع چرخ باشیم؟ البته این روش‌ها به قدری زیاد هستند که معرفی و تشریح تمام آن‌ها در یک مقاله دور از ذهن است اما سعی داریم تا بهترین‌ها را به شما معرفی کنیم تا شناخت اولیه‌ای در این باره برای شما رقم زده باشیم.

• روش امتیاز دهی (Scoring Model)

یکی از رایج‌ترین روش‌‌های اولویت ‌بندی پروژه سیستم امتیاز دهی است. این تکنیک به نظرات متخصصین و افراد صاحب نظر در حوزه کسب و کار شما از میان تیم شرکت وابسته است. در این روش شما می‌توانید معیارهای مختلفی از جمله میزان سودآوری مزایای پروژه برای شرکت سطح ریسک و مواردی این چنینی را در نظر گرفته و نظر اعضای تیم را درباره تمام پروژه‌‌ها بر اساس این معیارها جویا شوید. در نهایت شما برای هر پروژه یک ارزش عددی خواهید داشت که با همین ارزیابی امکان اولویت ‌بندی آن‌ها برای شما به سادگی در دسترس خواهد بود. مدیریت پورتفولیو (PMO) شما در این روش نیز تاثیر خاص خود را خواهد داشت.

• ماتریس اولویت ‌بندی پروژه (Project Prioritization Matrix)

یکی دیگر از روش‌‌های معروف برای مدیریت و کنترل پروژه‌‌ و اولویت ‌بندی آن‌ها استفاده از ماتریس اولویت ‌بندی است که رفتار و ظاهری شبیه به ماتریس آیزنهار (Eisenhower matrix) دارد. در این روش تمام پروژه‌‌ها با معیارهای مختلف در یک ماتریس با هم مقایسه می‌شوند و در نهایت تاثیر تمام متغیرها روی اولویت ‌بندی آن‌ها در نظر گرفته خواهد شد.

• روش دوره بازپرداخت (Payback Period)

این روش از اولویت بدی بیشتر روی پتانسیل بازگشت سرمایه و رسیدن به سود در زمان کوتاه تکیه دارد. در واقع در این روش شما به دنبال این هستید که پروژه‌‌ها را بر اساس سرعتی که می‌توانند برای شما سودآوری داشته باشند اولویت ‌بندی کنید. این تکنیک را بیشتر در زمانی می‌توانید استفاده کنید که به دنبال بازیابی مبالغ سرمایه گذاری خود در کسب و کار هستید.

• روش MoSCoW

MoSCoW یکی دیگر از روش‌‌های اولویت ‌بندی پروژه‌‌ها است که می‌توانید از آن برای رسیدن به نتایج متناسب با ضروریات ذینفعان استفاده کنید. این روش در زمینه طبقه‌بندی دقیق نیازمندی‌های ذینفعان با محدودیت‌هایی روبرو است؛ اما می‌تواند اصلی‌ترین این نیازمندی‌های را در اولویت ‌بندی تاثیر دهد. در این روش عناصر اضافی حذف شده و عناصری در پروژه‌‌ها در نظر گرفته می‌شوند که بیشترین تاثیر را روی موفقیت پروژه‌‌ها دارند.

• مدل کانو (Kano model)

این مدل در مدیریت پروژه‌‌ها بیشتر روی میزان رضایتمندی کاربران و مشتریان تمرکز دارد. در این مدل آیتم‌های موثر بر رضایتمندی کاربران در یک پرسشنامه آماده شده و در نهایت نتایج حاصل از آن با سطح رضایتمندی کاربران مرتبط خواهد بود. در این مدل تمام خواسته‌های کاربران در یک اولویت ‌بندی قرار می‌گیرد. تحت تاثیر این خواسته‌ها و اولویت آن‌ها می‌توان برای اولویت ‌بندی تمام پروژه‌‌ها نیز اقدام کرد.

• روش مقیاس اولویت (Priority scale)

این روش از نظر ماهیت شباهت‌های زیادی به روش MoSCoW دارد. نوع و ارزش اولویت‌ها در این دو روش با هم متفاوت هستند. مواردی مانند تعهدات قانونی یا توانایی‌های لازم برای انجام پروژه نیز به عنوان اصلی‌ترین مراحل این روش به کار گرفته می‌شوند.

• روش رای دهی (Voting)

در این تکنیک تمام اعضای شرکت می‌توانند در یک رای گیری کاملا عادلانه و بدون هیچ فشاری در پروسه اولویت ‌بندی پروژه‌‌ها شرکت کرده و رای دهند. بهتر است رای‌ها به صورت مخفیانه اخذ شود تا نتایج حاصل از آن کاملا بر اساس ایده خود افراد باشد. برای این منظور هر فرد به پروژه‌‌ها از 1 تا 10 رای می‌دهد و در نهایت نتیجه این رای گیری می‌توان اولویت‌ها را نشان دهد.

• تکنیک رایس (RICE)

RICE مخفف Reach, Impact, Confidence, and Effort است. در این تکنیک معیارهای زیر به عنوان اصلی‌ترین معیارهای اولویت ‌بندی در نظر گرفته می‌شوند:

• Reach: تعداد افراد و رویدادهایی که روی یک پروژه تاثیر خواهند داشت.
• Impact: سهم هر کدام از ویژگی‌ها را در یک محصول یا پروژه مشخص می‌کند.
• Confidence: این ویژگی در واقع کمی شده Impact است و آن را به درصد و به صورت کمی نشان می‌دهد.
• Effort: Effort یا تلاش میزان انرژی و تمرکز لازم از سوی کارکنان روی یک پروژه را تعریف می‌نماید.

از جمله اصلی‌ترین مزیت‌های این تکنیک آگاهی کارکنان برای تصمیم گیری برای اولویت ‌بندی پروژه‌‌ها مفیدتر و جذاب‌تر است. البته عیب بزرگ آن نیز وقت گیر بودن و پیچیدگی‌هایی موجود در آن است.

• ماتریس آیزنهار (Eisenhower Matrix)

این تکنیک که به روش مدیریت زمان 4 ربعی استفان کاوی (4 Quadrants time management) نیز معروف است برای رسیدن به یک موفقیت بزرگ رد طولانی مدت اولویت‌ها را در چهار ربع تقسیم و بررسی می‌کند.

• فوری و مهم
• فوری اما نه مهم
• مهم اما نه فوری
• نه فوری و نه مهم

• روش ABCDE

این تکنیک که به سادگی می‌توانید از آن برای مدیریت کارهای روزمره و اولویت ‌بندی آن‌ها نیز استفاده کنید .وظایف مختلف را از نظر اهمیت اولویت ‌بندی کرده و در نهایت یک سیستم مدیریتی مناسب روی آن‌ها ایجاد می‌نماید. در این تکنیک هر یک از حروف به موارد زیر اشاره دارند.

• A نماد وظایف بسیار مهم
• B نماد کارهای با اهمیت کمتر
• C نماد کارهای خوب برای انجام
• D کارهایی که می‌توان آن‌ها را با دیگران نیز واگذار کرد
• E شما می‌توانید حتی آن‌ها را حذف کنید.

در این تکنیک سخت‌ترین کارها که ارزش بیشتری دارند در ابتدا انجام می‌شوند.

فرآیند اولویت پروژه

فرایند اولویت ‌بندی پروژه و استفاده از روش‌‌های مختلف برای آن در 4 مرحله انجام می‌پذیرد. این 4 مرحله به شرح زیر هستند:

1- ارزیابی پروژه‌‌های موجود

در قدم اول شما به عنوان یک مدیر باید پروژه‌ ‌های فعلی شرکت را بررسی و ارزیابی کنید. این مرحله قبل از پذیرش پروژه جدید است و از قبل نسبت به آن‌ها تعهد ایجاد شده و باید اتفاق بیفتند.

2- انتخاب معیارهای اولویت ‌بندی پروژه‌‌ها

در مرحله دوم لازم است تا شما معیارهای اولویت ‌بندی پروژه‌‌ها را تعیین کنید. چارچوب استراتژیک سازمان شما می‌توانید نقش بسیار مهمی در این انتخاب‌ها داشته باشد. البته موفقیت خود شما ملاک اصلی خواهد بود. به عنوان مثال یکی از این معیارها نزدیک بودن منابع مورد نیاز برای دو پروژه است. همزمان انجام دادن آن‌ها باعث می‌شود تا شما با کمترین تلاش بیشترین راندمان را داشته باشید. از اصلی‌ترین معیارها برای اولویت ‌بندی پروژه‌‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ارزش‌های سازمان
• ارزیابی پروژه‌‌ها
• امتیاز دهی به پروژه‌‌ها
• امکان سنجی پروژه‌‌ها
• خطرات احتمالی
• تجزیه و تحلیل هزینه‌ها
• نیاز سنجی خود سازمان
• ارزش تجاری پروژه
• زمان پروژه
• منابع مورد نیاز
• هم راستای استراتژیک با سایر پروژه‌‌ها

3- انتخاب تکنیک اولویت ‌بندی

حالا که معیارهای اولویت ‌بندی خود را تعیین کرده‌اید نوبت به انتخاب یک تکنیک مناسب برای این منظور است. شما می‌توانید بر اساس همین معیارها بهترین تکنیک را انتخاب کنید.

4- مدیریت پروژه‌‌ها به صورت تهاجمی

در نهایت شما باید به یک سیستم اولویت ‌بندی پروژه پایدار رسیده و آن را به صورت تهاجمی و بدون ارفاق برای همیشه استفاده کنید. این منظور باعث می‌شود تا شما بتوانید برای همیشه سیستم اصلی منطبق بر PMO خود را پیش ببرید.

انتخاب بهترین روش مدیریت پروژه بر اساس اولویت بندی باعث به‌وجود آمدن پروژه‌ایی منظم و موفق خواهد شد.

مزایای اولویت ‌بندی پروژه‌ها

احتمالا تا اینجای مقاله به خوبی درک کردید که اولویت ‌بندی پروژه‌‌ها چه مزیت‌های جذابی برای شما به دنبال خواهد داشت. اما مهم‌ترین این مزیت ا به شرح زیر هستند:

• افزایش کارایی کارکنان
• مشخص شدن کامل سیاست کاری در برخورد با پروژه‌‌های جدید
• شفافیت بالا در نحوه انتخاب پروژه‌‌ها
• ROI بهتر
• افزایش پتانسیل سازمان
• درگیر نشدن با پروژه‌‌های وقت گیر و غیرسوده

کلام آخر

درباره روش اولویت ‌بندی پروژه و اهمیت استفاده از این روش‌ها با هم صحبت کردیم. حالا این انتخاب با شماست که درگیر پروژه‌‌هایی شوید که بیشترین زحمت با کمترین سود را دارد یا این‌که مسیر رشد.

پیشرفت سازمان خود را در پیش بگیرید و دست روی پروژه‌‌هایی بگذارید که سرعت شما را در این مسیر بیشتر می‌نمایند. فراموش نکنید که بدون اولویت ‌بندی پروژه در حال حاضر امکان رقابت در بازار وجود ندارد. برای مدیریت و کنترل درست پروژه بر اساس اولویت، تماشا کردن دوره‌های آموزشی مدیریت پروژه را به شما پیشنهاد می‌کنیم.