رایج‌ترین اشتباهات مدیریت پروژه چیست؟
در طول انجام پروژه و مدیریت آن اشتباهات زیادی صورت می‌گیرد که باعث ایجاد چالش‌های فراوانی می‌شود. آگاهی از اشتباهات مدیریت پروژه می‌تواند کمک کند تا افراد آن‌ها را بشناسند و دیگر این موارد را انجام ندهند. شاید این کارها بسیار ساده به نظر برسند اما انجام‌دادنشان بسیار مضر است و می‌تواند دردسرآفرین باشد.
به همین دلیل و برای آگاهی شما در ادامه این مطلب رایج‌ترین اشتباهات مدیریت پروژه را برای شما بیان می‌کنیم تا با آن‌ها آشنا شوید و آن‌ها را تا حد امکان انجام دهید. پس توصیه می‌کنیم تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
مهم‌ترین اشتباهات مدیریت پروژه
اشتباهات بسیاری در طول مدیریت پروژه صورت می‌گیرد که برخی از آن‌ها مهم‌تر هستند. در این بخش از مطلب معرفی جامع و کامل این موارد را برای شما به انجام می‌رسانیم.
اهمیت‌ندادن به برنامه‌ریزی انجام‌شده برای تکمیل پروژه
در ابتدای تمامی پروژه‌ها برنامه‌ریزی کلی برای انجام آن‌ها صورت می‌گیرد تا مسیر تکمیل این موارد روشن باشد. اما در طول پروژه به علت مسائل مختلف به این برنامه اهمیت کافی داده نمی‌شود و کارها طبق آن انجام نمی‌شود. این موضوع سبب می‌شود تا پروژه رفته رفته از مسیر پیشتعیینشده خارج شود و به سمت دیگری برود و از هدف نهایی فاصله زیادی بگیرد.
بنابراین مهم است که به برنامه‌ریزی اهمیت بدهید تا پروژه مسیر اصلی خودش را بیپماید و شما دچار مشکل در این زمینه نشوید. زیرا این مورد یکی از متداول‌ترین اشتباهات مدیریت پروژه به شمار می‌آید و توسط افراد مختلف به انجام می‌رسد.
برگزیدن فرد اشتباه برای مدیریت پروژه
یکی از اشتباهات مدیریت پروژه انتخاب فرد نامناسب برای انجام آن است. اگر می‌خواهید که پروژه شما به سرمنزل مقصود خودش برسد و شما بتوانید در انجامش موفق باشید باید یک مدیر پروژه مناسب را انتخاب کنید. زیرا این فرد تمامی برنامه‌ریزی‌ها را برعهده دارد و کنترل و نظارت بر مصرف منابع نیز برعهده خود او است. به همین دلیل باید توانایی‌ها و مهارت‌های لازم برای این کار را داشته باشد وگرنه در هنگام مدیریت پروژه با مشکل روبه‌رو می‌شود و نمی‌تواند راهبری آن را به خوبی انجام دهد.
مدیر پروژه باید دارای ارتباطات قوی باشد تا بتواند به خوبی با دیگر افراد و تیم‌های درگیر با آن تعامل برقرار کند و مشکلات را به راحتی حل کند. همچنین ارتباطات قوی به او کمک می‌کند تا بتواند افراد مناسب‌تری را برای انجام کارهای مختلف پیدا کند که منجر به انجام کامل‌تر و دقیق‌تر آن می‌شود. بنابراین باید به این موضوع دقت کافی داشته باشید و مدیر پروژه توانمند خلاق و منضبطی را پیدا و انتخاب کنید.
مدیریت ضعیف مصرف منابع
منابع موجود در هر پروژه محدود هستند و اشتباه مصرف‌کردن آن‌ها می‌تواند منجر به ایجاد مشکل برای کل کار موردنظر می‌شود. این اتفاق در اثر مدیریت ضعیف منابع صورت می‌گیرد. این منابع شامل موارد مختلفی از جمله زمان افراد بودجه مالی تدارکات و بسیاری چیزهای دیگر می‌شود. شما باید از وقوع این مورد از اشتباهات مدیریت پروژه جلوگیری کنید و مدیریت مصرف منابع را به درستی انجام دهید تا زمان پروژه باقی بمانند.
محول‌نکردن وظایف به دیگر اعضا توسط مدیر
بسیاری از مدیران پروژه هستند که تمامی کارها خودشان انجام می‌دهند و کارها را به دیگر افراد محول نمی‌کنند. این افراد اعتقاد دارند بقیه اشخاص از پس کارهای موردنظر بر نمی‌آیند و نمی‌توانند آن‌ها را به درستی انجام دهند. به همین دلیل از تفویض کارها رویگردانند. اما این کار اشتباه مهلکی است زیرا این افراد زمان محدودی دارند و نمی‌توانند تمامی کارها را خودشان انجام دهند. این موضوع سبب می‌شود تا انجام پروژه موردنظر مدت زیادی طول بکشد و در زمان برنامه‌ریزی‌شده به اتمام نرسد.
بنابراین باید کارهای مختلف را به افراد متفاوت و تخصص مرتبط بسپارید تا وظایف موردنظر به درستی و در سریع‌ترین زمان ممکن به انجام برسند.
عدم استفاده از سیستم‌های مختلف مدیریت پروژه
سیستم‌های مختلف مدیریت پروژه مانند اسکرام، کانبان، آبشاری و دیگر موارد برای این به وجود آمده‌اند که کنترل کارهای مختلف را ساده‌تر کنند. این سیستم‌ها در تقسیم‌بندی درست تسک‌ها و هماهنگی بین تیم‌های مختلف نیز کارآمد هستند. استفاده‌نکردن از آن‌ها می‌تواند سرعت پروژه را بگیرد ناهماهنگی در میان افراد مختلف به وجود بیاورد باعث هدر رفت منابع محدود پروژه شود و کیفیت نهایی را به حداقل ممکن خودش تقلیل دهید.
به همین دلیل نیاز است تا از آن‌ها استفاده کنید تا بتوانید با نهایت سرعت پروژه موردنظر را پیش ببرید و در اخر نیز بتوانید کار موردنظر را به هدفش و موفقیت برسانید.
تخمین نادرست زمان و بودجه موردنیاز برای تکمیل پروژه موردنظر
یکی از رایج‌ترین اشتباهات مدیریت پروژه تخمین نادرست زمان و بودجه لازم برای انجام پروژه است. بسیاری از مدیران هستند که تخمین زمان پروژه را خیلی خوشبینانه انجام می‌دهند. تخمین بودجه و زمان به این صورت باعث می‌شود تا در طول انجام آن با کمبود منابع و وقت لازم برای بودجه‌رساندن کار موردنظر مواجه شوید. انجام این کار به صورت بدبینانه نیز خطرناک است زیرا سبب می‌گردد تا منابع زیادی در پروژه موردنظر مصرف شود که بسیار بیش از حد موردنیاز باشد. همچنین کندی انجام پروژه را به بار میآورد چون زمان انجام تعیین‌شده برای انجام کار موردنظر بیش از حد زیاد است.
تخمین باید به صورت واقع‌بینانه و واقعیت‌ها صورت بگیرد تا منابع به اندازه مصرف شود و پروژه موردنظر با سرعت مناسبی به انجام برسد.
استفاده روش مدیریتی میکرو برای پیش‌برد جلسات
روش مدیریتی میکرو شیوه‌ای است که در آن مدیر پروژه انجام کوچک‌ترین کارها را نیز تحت نظر می‌گیرد و در مورد نحوه انجام آن‌ها نظر می‌دهد. به این صورت افراد آزادی عمل لازم را ندارند و امکان بروز خلاقیت در انجام وظایف را از دست می‌دهند. این موضوع روی کیفیت نهایی پروژه اثر می‌‌گذارد و آن را به طور چشمگیری کاهش می‌دهد. به کارگیری این روش همچنین باعث کلافگی اعضا می‌شود و آن‌ها را دلسرد می‌کند.
به همین دلیل‌ها مدیران پروژه نباید از این روش استفاده کنند و در هنگام انجام کارها به اعضای تیم خودشان اعتماد داشته باشند. زیرا آن‌ها تخصص لازم را دارند و می‌دانند که کار موردنظر را به چه صورتی انجام دهند. مدیر پروژه تنها باید روی کلیت کارها آن‌ها نظارت و کنترل داشته باشد تا بتواند از انجام‌شدن وظایف اطمینان پیدا کند.
ارزیابی‌نکردن درست پروژه انجام‌شده
پروژه پس از اتمام نیاز به بررسی و رفع نواقص دارند زیرا امکان دارد که در طول انجامشان چیزی از قلم افتاده باشد. اما خیلی از مدیران پروژه به این موضوع دقت نمی‌کنند و ارزیابی پروژه پس از انجامش را به درستی انجام نمی‌دهند. این موضوع سبب می‌شود تا در هنگام تحویل با مشکلات فراوان روبه‌رو شوند که بی‌اعتمادی کارفرما را به بار میآورد.
بنابرانی باید پروژه را پس از انجام کامل و قبل از تحویل نهایی به طور دقیق و کامل ارزیابی کنید و مشکلات احتمالی موجود را حل و فصل کنید.
انجام ندادن تحلیل ریسک به صورت مناسب
در طول انجام پروژه احتمال بروز اتفاق‌های مختلفی وجود دارد که باید برای حل‌کردن آن‌ها ریسک‌هایی کرد. شناسایی این موارد و ریسک‌های احتمالی بسیار مهم است زیرا نیازمند صرف منابع و زمان هستند. در برنامه‌ریزی باید آن‌ها را لحاظ کرد و در نظر نگرفتن یکی از رایج‌ترین اشتباهات مدیریت به شمار می‌رود. البته اولویت‌بندی ریسک‌ها نیز اهمیت زیادی دارد و باید به بهترین صورت ممکن صورت بگیرد. این کار به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید برای کدام یک از آن‌ها باید چه میزان از منابع و زمان را در نظر بگیرید.
رسیدگی‌نکردن به مسائل کوچک و حل‌نکردن آن‌ها در زمان مناسب
مسائل کوچک می‌تواند ذره ذره روی یکدیگر جمع شود و باعث به وجود‌آمدن مشکلات بزرگتری شود. یکی از اشتباهات مدیریت پروژه که افراد مرتکب آن می‌شوند لحاظ‌نکردن آن‌ها و حل و فصل‌نکردن آن‌ها به بهترین نحو ممکن است. زیرا آن‌ها فکر می‌کنند این موارد ارزش صرف زمان و منابع را ندارد و بعد از مدتی خودشان برطرف می‌شود که تفکر اشتباهی است.
شما باید مشکلات کوچک را در ابتدای کار حل کنید تا به موارد بزرگتری منجر نشود و مجبور نشوید که برای برطرف‌کردنشان زمان زیادی بگذارید. زیرا می‌توانند زمان انجام پروژه را تلف کنند و سرعت آن را به طور قابل‌توجهی کاهش دهند.
انعطافپذیری نداشتن در هنگام انجام پروژه
در طول انجام پروژه مجبور به تغییرات بسیاری در برنامه از پیشتعیینشده خودتان می‌شوید. اگر تیم منابع برنامه و خودتان از انعطافپذیری مناسب برای سازگاری با این تغییرات را نداشته باشید نمی‌توانید به درستی کار موردنظر را جلو ببرید. بنابراین باید این موضوع را در ابتدای پروژه در نظر بگیرید و به آن توجه ویژه داشته باشید زیرا موضوع بسیار مهمی به شمار می‌آید.
نداشتن معیارهای درست برای موفقیت در پروژه
معیارهای موفقیت بسیار مهم هستند و باید در تعیین آن‌ها دقت زیادی داشته باشید. این معیارها در واقع چراغ راهتان است و به شما می‌گوید که آیا در مسیر درست قرار دارید یا آن را به سرعت تغییر دهید. برای این کار باید بررسی و جستجوهای فراوانی به انجام برسانید و با افراد متخصص در حوزه پروژه موردنظر مشورت کنید. زیرا معیارها وابسته به حوزه کاری موردنظر تغییر پیدا می‌کند و نمی‌توان یکدسته معیار را برای همه پروژه‌ها به کار بست.
سخن آخر
بروز اشتباهات مدیریت پروژه طبیعی هستند و نمی‌توان به طور کامل همه آن‌ها را حذف کرد؛ اما آگاهی نسبت به آن‌ها می‌تواند میزان بروزشان را به طور قابل‌توجهی کاهش دهد. بنابراین در این مقاله به آن‌ها پرداختیم و رایج‌ترین آن‌ها را برای شما شرح دادیم تا به طور کامل با آن‌ها آشنا شوید و با آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه بتوانید از بروزشان جلوگیری کنید.
دیدگاهتان را بنویسید