بررسی کامل چرخه عمر پروژه
به احتمال قوی هنگام مطالعه در مورد مدیریت پروژه یا انجام آن با عبارت چرخه عمر پروژه روبه‌رو شده‌اید. این اصطلاح در بسیاری از مواقع افراد را گیچ می‌کند و باعث ایجاد سردرگمی برای آن‌ها می‌شود. زیرا موارد مشابه زیاد دارد و معنی آن به طور دقیق شفاف و کامل نیست. همچنین خیلی از اوقات اشخاص آن را با چرخه عمر محصول اشتباه می‌گیرند.
به همین دلیل در این مقاله قصد داریم، تعریف دقیق چرخه عمر پروژه را بیان کنیم. انواعش را معرفی کنیم به تفاوت‌هایش با چرخه عمر محصول بپردازیم و دیگر موارد مربوط به آن را به طور کامل شرح دهیم. بنابراین از شما می‌خواهیم که تا انتهای این مطلب ما را همراهی کنید تا نسبت به این اطلاعات آگاهی پیدا کنید.
چرخه عمر پروژه چیست؟
چرخه عمر پروژه در واقع مراحل حیات یک کار را به صورت کامل توصیف می‌کند. این مراحل شامل چگونگی ایجاد آن و انجامش از ابتدای تا انتهای پروژه موردنظر می‌شود. این چرخه را می‌توان براساس جنبه‌های مختلف سازمان یا مجموعه موردنظر توصیف و اجرا کرد و در این زمینه محدودیتی وجود ندارد. این قابلیت به شما امکان می‌دهد تا با توجه به نوع پروژه خودتان چرخه عمر متفاوتی را برای آن ترسیم کنید. البته باید توجه کنید فازهای مختلف آن یکسان است.
ویژگی‌های چرخه عمر پروژه
چرخه عمر پروژه ویژگی‌هایی دارد که استفاده از آن را برای هر پروژه‌ای الزامی می‌کند. در ادامه به بیان برخی از مهم‌ترین ویژگی‌ها برای شما می‌پردازیم تا آن‌ها را به طور کامل و دقیق بشناسید. همچنین قانون ساختار شکست کار باعث می‌شود این روند محکم تر و با دوام تر پیش برود.
جریان ارتباطات را ساده‌تر می‌کند
با استفاده از چرخه عمر پروژه می‌توانید جریان ارتباطات میان تیم‌های مختلف را ساده‌تر کنید. زیرا همه اعضا به راحتی در جریان تمام مراحل کلی کار موردنظر هستند. این موضوع باعث می‌شود تا هماهنگی بین آن‌ها نیز بهبود قابل‌توجهی داشته باشد.
امکان استفاده از تجربیات گذشته را به خوبی فراهم می‌کند
این چرخه یک شروع و یک پایان دارد و تمامی کارهای انجام‌شده در آن به طور کامل ثبت و ضبط می‌شود. بنابراین با استفاده از چرخه عمر پروژه می‌توانید تجربیات موارد گذشته را در اختیار داشته باشید و از آن‌ها به خوبی استفاده کنید تا بازدهی کار موردنظر خودتان را به طور چشم‌گیری بهبود دهید.
سود‌آوری و مهارت تیم‌ها را افزایش می‌دهد
استفاده از تجربیات گذشته و هماهنگی بیشتر بین تیم‌ها باعث می‌شود تا سود‌آوری و مهارت افراد موجود در تیم‌ها افزایش داشته باشد و شما بتوانید بهبود مناسبی را در روند انجام کارها مشاهده کنید.
انواع چرخه عمر پروژه
چرخه عمر پروژه دارای انواع مختلفی است که شما می‌توانید با توجه به کار خودتان یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. در ادامه آن‌ها را به شما معرفی می‌کنیم و توضیحات لازم در موردشان می‌دهیم تا به آگاهی کاملی در این زمینه برسید.
چرخه عمر پروژه پیش‌بینی‌کننده یا Predictive
پروژه‌هایی که میزان پیچیدگی آن‌ها کم است و دارای عدم قطعیت پایینی هستند را Predictive می‌نامند. برای این پروژه‌ها باید از چرخه عمر پیش‌بینی‌کننده استفاده کنید و مدیریت آن‌ها به طور معمول با استفاده روش آبشاری به انجام می‌رسد که باید به آن توجه داشته باشید.
چرخه عمر پروژه تکراری یا Iterative
در این کارها چرخه عمر پروژه به صورت متوالی چندبار تکرار می‌شود. در هر بار از تکرار چرخه پروژه موردنظر تکمیل‌تر می‌شود تا به هدف نهایی نزدیک شود.
چرخه عمر پروژه افزایشی یا Incremental
در این نوع چرخه پروژه موردنظر به صورت مرحله‌ای تکمیل می‌شود. به این صورت کارفرما می‌تواند رونمایی قسمت‌های آماده‌شده را زودتر به انجام برساند.
چرخه عمر پروژه تطبیقی یا Adaptive
اگر پروژه با عدم قطعیت بسیار بالا دارید که در آن نیازهای کارفرمایان به طور کامل مشخص نیست باید از چرخه عمر پروژه تطبیقی استفاده کنید. مدت این چرخه بسیار کم و بین 2 تا 4 هفته است. به طور معمول برای مدیریت این نوع از پروژه‌ها، اسکرام، کانبان یا دیگر متدهای چابک را به کار می‌بندند. زیرا از انعطاف‌پذیری بسیار بالایی برخوردار هستند و می‌توانند نیازهای موجود در این زمینه را برطرف کنند.
فازهای اجرای پروژه
فازهای اجرای پروژه به 5 بخش تقسیم‌بندی می‌شود که همه این مراحل در هنگام استفاده از آن باید طی شود. به طور کامل این فازها و موارد مربوط به آن‌ها را در قسمت‌های بعدی بررسی خواهیم کرد تا به آگاهی کامل در این زمینه برسید.
فاز آغازین (Initiating)
این فاز در واقع استارت پروژه موردنظر محسوب می‌شود. در مرحله آغازین است که شما باید امکان یا عدم امکان انجام پروژه موردنظر را بررسی کنید و تصمیم بگیرید که آیا تقبل‌کردن کار موردنظر برای شما به صرفه است؟ یا باید از آن بگذرید. در صورت تأیید پروژه باید برای آن یک سند آغاز پروژه یا PDI طراحی و آماده‌سازی کنید. این سند به شما در مورد اهداف و نیازهای پروژه موردنظر اطلاعات کاملی را می‌دهد و باید در برگیرنده‌ی نیازهای کسب و کار ذی‌نفعان و هدف‌های تجاری پروژه موردنظر باشد.
در هنگام تنظیم سند PDI نیاز نیست که درگیر الزمات فنی شوید، زیرا باید کارهای مربوط به آن را در قسمت دوم اجرا به انجام برسانید.
فاز برنامه‌ریزی (Planning)
در این فاز باید هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی‌های لازم به انجام برسد. برای هدف‌گذاری می‌توانید از شیوه‌های مختلفی استفاده کنید که برخی از آن‌ها را در ادامه برای شما بیان می‌کنیم:
تعیین هدف با روش اسمارت
با استفاده از این شیوه اطمینان حاصل خواهید کرد که تمامی جنبه‌ها در نظر گرفته شده است. همچنین به شما کمک می‌کند تا درک عمیق‌تری از هدف‌گذاری پیدا کنید. اهداف تعیین‌شده با استفاده از این شیوه باید دارای ویژگی‌های زیر باشند:
- مشخص باشند: برای رسیدن به اهداف مشخص باید به سوالات « چه هدفی؟» « چه کسی باید به هدف برسد؟» « چه زمانی برای رسیدن به هدف مناسب است؟» و « چرا باید به این هدف رسید؟» پاسخ درست و دقیق دهید.
- قابل سنجش باشد: برای اندازه‌گیری میزان فاصله خودتان با هدف یک معیار کمی و دقیق انتخاب کنید. در انتخاب این معیار دقت زیادی کنید. زیرا بسیار مهم است و تعیین دقیق آن می‌تواند به شما کمک زیادی کند.
- دست‌یافتنی باشد: شما باید به هدف موردنظر برسید و قابلیت دست‌یافتن به آن را نیز داشته باشید.
- واقع‌گرایانه باشد: هدف موردنظر باید براساس واقعیت‌هایی تعیین شود و شما مهارت و توانایی دست‌یافتن به آن را داشته باشید.
تعیین هدف به روش کلییر
این روش نسبت اسمارت جدیدتر است و شرایط کسب و کارهای حال حاضر را نیز در نظر می‌گیرد. ویژگی‌های هدف تعیین‌شده با این روش شامل موارد زیر است:
- مشارکتی است: هدف تعیین‌شده باید به صورتی باشد که تمام کارمندان بتوانند برای رسیدن به آن با یکدیگر مشارکت و همکاری کنند.
- محدود است: از لحاظ گستردگی و زمان باید هدف موردنظر محدود شود تا رسیدن به آن در وقت محدود ممکن باشد.
- احساسی است: هدف موردنظر باید به صورتی باشد که بتواند انگیزه و احساسات کارمندان را برانگیخته کند و برای آن‌ها انگیزه برای کار ایجاد کند.
- محسوس است: اهداف بزرگ‌تر باید به موارد کوچک‌تر تقسیم شوند تا رسیدن به آن راحت‌تر باشد.
- انعطاف‌پذیر است: هدف موردنظر باید بتواند در مواجهه با اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی قابلیت انعطاف‌پذیری داشته باشد.
فاز اجرا (Executing)
این فاز اجرای چرخه عمر پروژه زمان اجرا است و در آن کارهای عملیاتی صورت می‌گیرد و شما باید گزارش‌های عملکرد پروژه و گزارش‌های جلسات را در آن آماده کنید و تحویل افراد بالادستی خودتان بدهید. این مرحله با جلسه آغاز عملیات پروژه شروع می‌شود و به طور کلی فعالیت‌های صورت‌گرفته در آن شامل موارد زیر است:
- گسترش و توسعه تیم پروژه
- تخصیص منابع لازم برای پروژه موردنظر
- انجام طرح‌های مربوط به اجرای طرح موردنظر
- آماده‌سازی و استفاده از سیستم‌های ردیابی
- برگزاری جلسات مربوط به مدیریت پروژه
- به روز‌رسانی برنامه پروژه
فاز کنترل و نظارت (Controlling and Monitoring)
در این مرحله ارزیابی هم‌راستایی کارهای انجام‌شده با اهداف صورت می‌گیرد. در این مرحله مدیران پروژه به طور معمول از شاخص‌های کلیدی عملکرد استفاده می‌کنند. البته باید معیارهایی را در نظر گرفت که با پروژه موردنظر متناسب باشد. همچنین مدیریت بودجه و منابع در این مرحله به انجام می‌رسد تا کار موردنظر با کمبود بودجه مواجه نشود. این مرحله یکی از مهم‌ترین فازهای چرخه عمر پروژه به شمار می‌آید و باید به آن توجه زیادی کرد.
فاز بستن پروژه
این فاز آخرین مرحله از چرخه عمر پروژه به شمار می‌آید و در هنگام انجام آن به طور معمول جلسه برگزار می‌شود تا از افراد تقدیر و تشکر شود یا بررسی نقاط ضعف و قوت پروژه صورت بگیرد.
تفاوت چرخه حیات پروژه و چرخه حیات محصول
بسیاری از افراد چرخه عمر پروژه را با چرخه حیات محصول اشتباه می‌گیرند و تصور می‌کنند که این دو یکی هستند در حالی که اینطور نیست. در ادامه دو تفاوت اصلی این دو مفهوم را برای شما بیان می‌کنیم.
مدت زمان چرخه عمر پروژه و محصول
مدت زمان چرخه عمر محصول به طور معمول از عمر پروژه بیشتر است. زیرا پروژه یک کار محدود است. اما تولید محصول یک کار ادامه‌دار است.
همپوشانی موجود میان فازهای چرخه عمر پروژه
ممکن است که میان فازهای چرخه عمر پروژه همپوشانی به وجود آید اما این موضوع در مورد چرخه حیات محصول وجود ندارد و امکان هیچگونه همپوشانی در میان فازهای آن وجود ندارد.
چرخه حیات پروژه ساختمانی
برای آماده‌سازی چرخه حیات پروژه ساختمانی باید از روش مدلسازی IBM استفاده کنید که در ادامه برای مراحل مختلف این موضوع را بررسی می‌کنیم.
چرخه عمر ساختمان پیش از ساخت
در این مرحله می‌توانید کانسپت و طراحی اولیه مربوط به چرخه عمر ساختمان را با استفاده از این روش مدلسازی به انجام برسانید. برای انجام این کار باید از آنالیز انرژی این مدلسازی استفاده کنید تا بتوانید جهت بنای موردنظر را به درستی انتخاب کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از اطلاعات موجود تخمین اولیه هزینه‌ها را با استفاده از مدلسازی به انجام رساند.
چرخه حیات ساختمان در حین ساخت
در این مرحله از چرخه حیات ساختمان باید کارهایی مثل انتخاب مصالح رنگ ساختمان، تجهیز کارگاه و تهیه نقشه‌های موردنیاز را با استفاده از روش مدلسازی IBM انجام دهید.
چرخه عمر ساختمان پس از ساخت
در این مرحله پس از ساخت چرخه عمر ساختمان باید با استفاده از اطلاعات مربوط به مصالح ساختمانی و نوع آن‌ها و به کارگیری روش مدلسازی IBM نگهداری از بنای موردنیاز را به انجام برسانید.
سخن پایانی
چرخه عمر پروژه مفهومی است که باید هر مدیر پروژه‌ای آن را بشناسد و نسبت به فازهای مختلف آن اطلاعات کاملی داشته باشد تا مدیریت ناب صورت گیرد. به همین دلیل و برای کمک به شما در این مطلب تعریف دقیق آن تفاوتش با چرخه حیات محصول فازهای اجرایی این چرخه و دیگر موارد مربوط به آن را بیان کردیم تا به آشنایی کاملی در این زمینه بسیار مهم برسید.
دیدگاهتان را بنویسید