بررسی مدیریت پروژه سازمانی EPM
هر کسب و کاری برای به موفقیت رسیدن نیاز به انجام دادن پروژه‌های مختلف است. برای این‌که بتواند این پروژه‌ها را به درستی و سر وقت انجام دهد نیازدارد به مدیریت پروژه روی آورد. مدیریت پروژه با روش‌های مختلفی انجام می‌شود که هر کدام مناسب پروژه‌های خاص یا شرکت‌هایی با سایز بزرگ یا کوچک هستند. در اغلب مواقع سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ که باید چندین پروژه را همزمان انجام دهند از مدیریت پروژه سازمانی یا EPM استفاده می‌کنند. در این مقاله به توضیح کامل این‌که مدیریت پروژه سازمانی EPM چیست و چه کاربردهایی دارد خواهیم پرداخت.
مدیریت پروژه سازمانی EPM چیست؟
EPM که مختصر عبارت Enterprise Project Management یا به عبارتی به معنای مدیریت پروژه سازمانی است به روشی برای مدیریت پروژه‌های متعدد به صورت همزمان است. در این روش از مدیریت پروژه هدف اصلی ساده سازی مدیریت پروژه در سراسر یک شرکت است. هدف EPM پیوند دادن اهداف و مقاصد شرکت با پروژه‌های در حال انجام است تا اطمینان حاصل شود که شرکت منابع خود را به مکان‌های مناسب در زمان مناسب هدایت می‌کند. یک نکته که درباره هدف مدیریت پروژه سازمانی EPM وجود دارد هماهنگ کردن پروژه‌های نامرتبط برای رسیدن به اهداف یکسان شرکت است.
EPM بیشتر بر این سؤال متمرکز است که چگونه می‌توان تجارت را در یک محیط چند پروژه‌ای «تطبیق پذیرتر پاسخگوتر و در نتیجه سودآورتر» کرد.
تاریخچه مدیریت پروژه سازمانی
اگر بنا باشد نگاهی به پیشینه مدیریت پروژه سازمانی بیندازیم به پیش از دهه 90 میلادی خواهیم رسید. در حقیقت تا سال‌های 1990 تقریبا اغلب شرکت‌ها مدیریت پروژه را به صورت تک پروژه‌ای پیش می‌بردند. اما یک دهه بعد همه چیز متفاوت شد چرا که تمرکز بیشتر بر این واقعیت بود که یک شرکت احتمالا دیگر فقط یک پروژه برای انجام نخواهد داشت. بنابراین ممکن است چند پروژه وجود داشته باشد که بخشی از یک یا چند برنامه متفاوت باشند. با این حال تمامی این پروژه‌ها از منابع انسانی و تجهیزات یکسانی استفاده می‌کنند. از این‌رو لازم است یک شرکت بداند برای هر پروژه چه اندازه از منابع خود استفاده می‌کند و تداخلی بین کارها پیش نیاید. بنابراین پروژه‌ها طبق برنامه و با دقتی یکسان پیش برود.
مزایا استفاده از سیستم مدیریت پروژه سازمانی
اگر هنوز نسبت به پیاده سازی این سیستم مدیریت پروژه در سازمانتان تردید دارید لازم است بدانید مزیت استفاده از سیستم مدیریت پروژه سازمانی EPM چیست؟ تا بهتر بتوانید نسبت به انتخاب آن تصمیم گیری کنید. بزرگ‌ترین امتیاز انتخاب EPM برای یک شرکت این است که می‌تواند شیوه‌های مدیریت پروژه فعلی را به طور قابل توجهی بهبود بخشد تا با اهداف استراتژیک شرکت هماهنگی بیشتری داشته باشد.
اگر می‌خواهید بدانید این سیستم مدیریتی چطور می‌تواند به شما و کارکنانتان کمک کند با برخی مزایای آن آشنا شوید. البته گاهی نیاز است طبق دستور العمل مسیر بحرانی هم عمل کنید.
شما را به منابع مورد نیازتان مجهز می‌کند
اولین مزیت استفاده از سیستم مدیریت پروژه سازمانی EPM امکان تخصیص منابع به تفکیک پروژه است. با این روش شما می‌توانید مطمئن شوید منابع مورد نیاز هر پروژه را در اختیار دارید. علاوه بر این‌ها دیگر بودجه شما صرف یک پروژه خاص نمی‌شود چرا که بین پروژه‌های مختلف تقسیم شده است. بنابراین نگرانی بابت کمبود بودجه نخواهید داشت. علاوه بر این‌ها تشخیص عملکرد ضعیف در یک پروژه نیز بعهده این سیستم خواهد بود. یک سیستم مدیریت پروژه سازمانی پس از شناخت ضعف‌های پروژه تغییرات لازم برای کاهش زیان را نیز توصیه می‌کند.
پشتیبانی اضافی برای تیم‌تان فراهم می‌کند
اگر زمانی با مسائلی مواجه شدید که فراتر از محدوده وظایف شماست، می‌توانید از یک دفتر مدیریت پروژه که با نام EPMO شناخته شده است کمک درخواست کنید. یک سیستم مدیریت پروژه سازمانی می‌تواند راهنمایی‌هایی در مورد چگونگی حل مسائل ارائه دهند یا از تیم رهبری بخواهند در صورت نیاز وارد عمل شوند. EPMO همچنین می‌تواند برای حمایت از رشد حرفه‌ای شما راهنمایی و آموزش ارائه دهد.
نرخ موفقیت پروژه را بالا می‌برد
به طور معمول تیم‌ها هر هفته 30 درصد زمان بیشتری را صرف کارهای تکراری می‌کنند. EPM این مشکل را برطرف می‌کند و کارها را طوری برنامه ریزی می‌کند که نه تنها تداخلی بین پروژه‌ها به‌وجود نیاید، بلکه دوباره کاری نیز وجود نداشته باشد. این مساله می‌تواند نرخ موفقیت پروژه‌ها را بالاتر ببرد چرا که با زمانبندی دقیق تقسیم کارها و رفع مشکلات احتمالی احتمال سر وقت انجام شدن کارها را بالا برده و به موجب آن پروژه‌های موفق‌تری را می‌توانید به نتیجه برسانید.
استانداردهای کلی مدیریت پروژه را بهبود می‌بخشد
مدیریت پروژه سازمانی EPM یک چارچوب ثابت برای گزارش‌دهی فرآیندهای مدیریت ریسک و متمرکز کردن پروژه و وظایف دارد. وقتی از این دستورالعمل پیروی کنید می‌توانید هماهنگی پروژه‌ها را با استانداردهای بیشتری انجام دهید و به طور کلی کارهایتان با یک روال متداول و مرتب پیش برود.
چه چیزی یک مدیریت پروژه سازمانی را به موفقیت می‌رساند؟
شاید برایتان این سوال به‌وجود بیاید که رمز موفقیت مدیریت پروژه سازمانی EPM چیست؟ در کنار تمامی مزایایی که درباره پیاده سازی مدیریت پروژه سازمانی EPM گفته شد این روش می‌تواند اطمینان حاصل کند که هر پروژه در راستای اهداف کلی سازمان حرکت می‌کند. علاوه بر این‌ها به افراد در شرکت شما کمک می‌کند بتوانند از شیوه‌های یکسانی برای پروژه‌های مختلف پیروی کنند و دانش کافی برای غلبه بر مسائل و مشکلات احتمالی یک پروژه کسب کنند. این متمرکز بودن و رشد همگانی می‌تواند موفقیت و رشد شرکت شما را نیز به‌همراه داشته باشد.
کاربرد مدیریت پروژه سازمانی EPM
شاید همه سازمان‌ها و شرکت‌ها نیاز به پیروی از این روش مدیریت پروژه نداشته باشند. اگر بخواهیم به طور کلی بگوییم کاربرد مدیریت پروژه سازمانی EPM چیست؟ می‌توانیم آن را این‌طور بیان کنیم که اگر تیم شما در پیگیری پروژه‌های جاری و نظارت موثر بر پیشرفت و نتایج آن‌ها مشکل دارد EPM می‌تواند بهترین راه‌حل شما باشد.
ابتدا ساختار شرکت باید برای پشتیبانی از سیستم EPM تنظیم شود که ممکن است تغییراتی را در شرکت ایجاد کند. قبل از انتقال به EPM تیم مدیریت باید ساختار فعلی شرکت را تجزیه و تحلیل کند موانع بالقوه را از نقطه نظر عملیاتی شناسایی کند و تصمیم بگیرد که آیا این یک استراتژی خوب بلند مدت است یا خیر. پس از بررسی این موارد مدیریت پروژه سازمانی در شرکت پیاده سازی می‌شود.
سخن پایانی
بدون شک شما هم تمایل دارید کسب و کارتان رشد کرده و ارتقا پیدا کند. اگر پروژه‌های متعددی را در دست گرفته‌اید که هدایت و پیگیری آن‌ها برای تیم فعلی شما با مشکلاتی همراه است، توصیه می‌شود روش مدیریت پروژه خود را به مدیریت پروژه سازمانی EPM تغییر دهید. هر چند لازم است پیش از آن حتما اطلاعات کاملی درباره این‌که مدیریت پروژه سازمانی EPM چیست و چطور می‌تواند به سازمان شما کمک کند کسب کنید تا بتوانید پروژه‌هایتان را به بهترین شکل پیش ببرید. همچنین می‌توانید از آموزش برنامه ریزی کنترل پروژه نیز کمک بگیرید.
دیدگاهتان را بنویسید