ویژگی های اهداف پروژه

هدف باید مشخص و روشن (Specific) باشد:

اهداف باید به‌روشنی مشخصات خروجی‌های پروژه را بازگو كنند. به‌ گونه‌ای كه اگر مدیر لایق دیگری جای مدیر فعلی را پر كند، بتواند به‌ راحتی منظور از كار را درك‌ كرده و آن را ادامه‌ دهد. از همكاران و صاحب‌نظران دیگر بخواهید اهداف پروژه‌ شما را مطالعه ‌كنند، سپس از آنها سوالاتی درباره‌ پروژه بپرسید، چگونگی درك آنها از منظور پروژه می‌تواند نشانگر موفقیت شما در تعریف هدف ‌باشد. پاسخ‌هایی گنگ به سئوالات شما و افرادی كه كاملا متوجه منظور پروژه نشده‌اند نشان‌دهنده‌ لزوم بازتعریف اهداف هستند. اهداف را با زبان ‌مهندسی و با لغات استاندارد مهندسی بیان‌ نمایید. هر چه هدف برای مدیر، طراحان، مجریان و سایر اعضای گروه كاری پروژه روشن‌تر باشد بهتر می‌توانند دركنار یكدیگر كار كرده و تلاش‌های خود را تنها معطوف به خواسته‌های پروژه ‌كنند. بهتر است مدیر، كلیه‌ ویژگی‌های خروجی پروژه را بررسی و آن را برای اطلاع عموم مكتوب ‌كند.

هدف باید واقعی (Realistic) و دست‌یافتنی باشد:

اهداف باید شدنی و در حوزه‌ واقعیت تعریف‌ شوند. تعیین دست‌یافتنی بودن یا نبودن اهداف بستگی به شرایط انجام‌ دهندگان پروژه و محیط اجرای پروژه دارد. ممكن‌ است هدفی كه در یك سازمان شدنی‌ است در سازمان دیگری نشدنی تلقی ‌گردد. هدف‌گذاران باید پیش ‌از آغاز هدف‌گذاری، شناخت جامعی از توان سازمان خود داشته ‌باشند. اگر اهداف در سطح توان سازمان تعریف ‌شوند كاركنان با آسودگی خاطر و اطمینان از توانایی‌های خود كار را آغاز و در فضایی به‌ دور از فشارهای عصبی كار را به پایان‌ می‌برند. از سویی باید به‌ یاد داشت كه سازمان‌ها می‌توانند توان خود را برای رسیدن به ‌یك هدف افزایش ‌دهند. همچنین، هدف‌گذاران پروژه باید از پروژه‌های موازی با پروژه‌ خود در سازمان و خروجی‌ها و تاثیرات احتمالی آنها بر این پروژه، آگاه‌ باشند.

هدف باید دارای بعد زمانی (Time Component) مشخص باشد:

در هدف باید به ‌روشنی مشخص‌ شود كه تا چه زمانی باید به ‌نقطه‌ مورد نظر رسید. نداشتن زمان تحویل مشخص برای اهداف، یعنی مشخص‌ نبودن آن. تعیین ‌زمان برای دستیابی به اهداف برمبنای واقعیات كار، محیط و توان سازمان محاسبه ‌می‌شود یا به ‌دلیل رقابت در محیط به‌ آن اجبار می‌شود. سازمان باید زمان را بشناسد و بداند كه انجام یك‌ كار تا چه‌ زمانی می‌تواند مفید باشد و پس ‌از آن، انجام‌ كار سود چندانی ندارد. گاهی اوقات باید با توجه به منابع در دست و چگونگی تخصیص آنها به پروژه، تغییراتی در هدف ایجاد نمود.

هدف باید كمی و قابل اندازه‌گیری (Measurable) باشد:

موفقیت یا شكست پروژه در دست‌یابی به اهداف باید به نوعی اندازه‌گیری شود. از این رو است كه اهداف باید دارای اجزای قابل اندازه‌گیری باشند و استانداردها یا همان خط‌كش اندازه‌گیری برای بررسی آنها پس ‌از دستیابی نیز مشخص‌ شود. هر پروژه باید دارای قلم قابل ‌تحویل كاملا تعریف ‌شده‌ای باشد كه بتوان كیفیت آن را با شاخص‌هایی معین اندازه‌ گرفت. هرچند مقوله‌ كیفیت در علوم ‌مهندسی حیاتی است اما نباید در امور مهندسی، كیفی سخن ‌گفت. در مهندسی، كلمات خوب و بد، اولین یا بزرگترین، مفهومی‌ ندارند. این شاخص‌ها هستند كه می‌توانند حكم‌ دهند چیزی تحت استانداردی مشخص قابل قبول‌ هست یا خیر. موفقیت پروژه تنها با تحویل به‌موقع اقلام ‌قابل‌ تحویل، تحت بودجه‌ مقرر معنا ‌دارد.

این ویژگی در اهداف از بحث‌برانگیزترین مسایل پروژه است. عده‌ای معتقدند در برخی پروژه‌ها نظیر پروژه‌های اجتماعی و فرهنگی، اهداف كیفی هستند و نمی‌توان آنها را اندازه‌ گرفت. این نظر درست ‌نیست. به هرحال باید به ‌شكلی از نقطه‌ توقف پروژه و موفقیت یا شكست آن آگاه ‌شد. هر نقطه‌ هدف كیفی، حتی احساسات را مهندسان باید به‌ شكلی قابل اندازه‌گیری درآورند. مثلا بالا بردن سطح آگاهی مادران‌، یك پروژه در حوزه‌ علوم‌ اجتماعی است. باید تعریف نمود كه میزان آگاهی فعلی در چه‌ حدی است و به‌ كدام نقطه‌ مشخص باید رسید.

هدف باید مورد توافق جمعی (Agreed Upon) باشد:

پیش‌ از آغاز پروژه كلیه‌ افراد كلیدی باید به اجماعی روی نتایج درخواستی یا همان اهداف پروژه برسند. اگر اجماع افراد درگیر در پروژه به‌دست‌ نیاید، پروژه پیش‌ از آغاز محكوم به شكست خواهد بود. چرا كه افراد مهم‌ درگیر در مورد خروجی‌ها كه بیانگر شكست یا پیروزی پروژه است توافقی ندارند و هر یك برداشتی از خروجی‌ها ارائه ‌می‌دهند. از این‌ رو نمی‌توانند همگی پروژه را تایید کنند. سعی‌ كنید توافق تمامی افرادی كه بعدها به تیم‌ پروژه اضافه‌ می‌شوند را نیز بر روی اهداف پروژه به‌ دست آورید. مطمئن‌ شوید كه كلیه‌ افراد اهداف را درك ‌كرده‌اند.

مسوولیت‌ها در دستیابی به هدف باید مشخص (Clear Responsibility) باشند:

هنگامی كه مدیر، مسئولیت سخت تحویل پروژه را بر عهده می‌گیرد باید مسئولیت سایر افراد در انجام هریك از قدم‌ها تا رسیدن به هدف را مشخص ‌كند. هنگامی كه اهداف پروژه برای افراد بازگو می‌شود، باید نسبت به مسئولیت‌هایشان نیز توجیه ‌گردند. مسئولیت هر فرد در تیم پروژه باید مشخص باشد و وی درقبال مسئولیتی كه برعهده ‌دارد، اختیار یا قدرت دریافت ‌كند و در نهایت نسبت به آن حسابدهی داشته‌ باشد. با تقسیم مسئولیت‌ها در لایه‌های بالایی سازمان، اختیار بیشتر و قدرت ‌كمتر، و در لایه‌های پایینی آن قدرت ‌بیشتر و اختیار كمتر وجود دارد. چگونگی توزیع قدرت و اختیار بسیار مهم است و از پروژه‌ای به پروژه‌ دیگر متفاوت می‌باشد.