کارتابل بروزرسانی و تاییدات پروژه ها

بسیار پیش می آید که بعد از راه اندازی EPM در سازمان ها، به این نتیجه می رسیم که مدل ثبت وضعیت و تایید آن که توسط Project Server انجام می شود مناسب نبوده و نیازهای سازمان را پوشش نمی دهد.

ضعف های این مدل به گفته کاربران اینها هستند:

بعد از اینکه منبع پروژه، وضعیت را ثبت و ارسال می کند، پیش از اینکه مدیر وضعیت، وضعیت ارسالی را تایید کند، منبع می تواند آن را تغییر دهد.
مراحل تایید قابل سفارشی سازی نیست و تنها مدیر وضعیت می تواند تایید را انجام دهد. در نتیجه نمی توانیم گام های تاییدات را تغییر دهیم. در صورتی که بیش تر سازمان ها نیاز دارند که تاییدات را در چند مرحله و توسط افراد مختلفی که توسط قواعد خودشان مشخص می شوند، انجام دهند.
امکان ضمیمه فایل هنگام وارد کردن وضعیت وجود ندارد.
تنها می توان درصد پیشرفت و تاریخ شروع و پایان را تغییر داد و مثلا نمی توان فیلد Actual Cost را هم تغییر داده و بعد از طی روال تاییدات در MSP به روز کرد.

یک کاربر ممکن است در یک یا چند پروژه به عنوان منبع، یک یا چند وظیفه برای وی تعریف شده باشد، هم چنین به همین صورت در پروژه ای مدیر وضعیت (Status Manager) باشد. در صورتی که وظیفه ای به شخصی اختصاص داده شود و هنوز یک بار هم برای این وظیفه وضعیت ثبت نکرده باشد، در صفحه اصلی پیامی نمایش داده شده تحت عنوان وظیفه ی جدید به شما اختصاص داده شده است و با کلیک بر روی لینک آن نمای زیر نمایش داده می شود:

می توان ستون های درصد تکمیل، هزینه واقعی، تاریخ شروع و پایان را تغییر داد و تغییرات را ذخیره کرد.

بعد از اعمال تغییرات لازم می توان یک یا چند وظیفه را انتخاب کرده و وظایف را برای مدیر پروژه ارسال کرد:

هنگامی که لیست وظایف زیاد باشد می توان وظایف را به صورت افزایشی یا کاهشی مرتب نمود و یا فیلترهای مربوطه را بر روی آن ها اعمال کرد. برای هر وظیفه ای تاریخچه ای در کارتابل ثبت می شود. با انتخاب وظیفه مربوطه و زدن گزینه مشاهده تاریخچه می توانید کارهای صورت گرفته بر روی وظیفه مذکور را مشاهده کنید.

با بهره گیری از ماژول کارتابل تاییدات، تایید کننده که مدیر وضعیت وظیفه ارسال شده می باشد می تواند ستون های درصد تکمیل، هزینه واقعی، تاریخ شروع و پایان را بروز نماید و نهایتا مواردی که می خواهد را با انتخاب تیک کنار هر مشخص کرده و تایید نماید. بدین ترتیب این وظیفه نه تنها برای منبع مربوطه بلکه برای مدیر وضعیت هم غیرفعال می شود و وظیفه تایید شده وارد کارتابل مدیر ارشد میگردد.

مزیت های کارتابل تاییدات

سطوح تایید توسعه یافته

1- سطوح تایید قابل تغییر می باشد: در این کارتابل منبع تسک مربوط به خود را پس به روز کردن (درصد پیشرفت زدن) به مدیر پروژه ارسال کرده، مدیر پروژه به مدیر ارشد و مدیر ارشد به مدیر PMO. سطوحی که جهت تایید یک تسک برای این کارتابل در نظر گرفته شده قابلیت افزایش و کاهش را دارد.

2- مقدار گرفتن ستون Actual Cost : فیلد Actual Cost از جمله فیلدهایی است که به صورت دستی توسط کاربر نمی توان به آن مقدار داد و توسط خود نرم افزار محاسبه می شود، ولی در این محصول این قابلیت در نظر گرفته شده و کاربر می تواند در این فیلد مقدار وارد کند.

3- منبع پس از اینکه تسک مربوط به خود را جهت تایید به مدیر خود ارسال نماید، دیگر قادر به ویرایش تسک خود نبوده مگر اینکه این تسک توسط مدیر رد شود و یا جریان تاییدات به طور کامل طی شود.

4- ضمیمه کردن فایل: کاربر ممکن است مایل باشد جهت تفهیم بهتر کار انجام شده توسط خود به مدیر ذی ربط، تسک خود را به همراه سندی برای مدیر مربوطه جهت تایید ارسال نماید. این کار مسئله مهمی در بسیاری از سازمان ها می باشد که در این محصول امکان این امر میسر شده است.

5- مشاهده تاریخچه: با انتخاب هر وظیفه و زدن دگمه مشاهده تاریخچه تمامی شرایطی برای وظیفه مربوطه اتفاق افتاده بود را نشان می دهد.

6- زدن ریسک و مخاطرات: با زدن دگمه های ثبت ریسک و ثبت مخاطرات، به ترتیب به صفحه مربوط به ریسک و مخاطرات سایت پروژه برای پروژه مربوطه ورود کرده و می توان ریسک و مخاطره ثبت کنید.

همچنین دو نوع گزارش برای این کارتابل گزارش مربوط به تسک های تخصیص داده شده و گزارش مربوط به تسک های به روز نشده به صورت پیش فرض در ماژول قرار داده شده است. یکی از امکاناتی که در این کارتابل وجود دارد امکان ثبت ریسک و مخاطره برای هر پروژه ای است. با انتخاب این گزینه به صفحه لیست مربوط به ثبت ریسک ها در سایت پروژه ورود می کنید و می توانید ریسک مورد نظر خود را ثبت کنید. برای ثبت مخاطره هم بدین شکل می توان عمل نمود.