تکنیک PERT؛ ابزاری مناسب جهت مدیریت پروژه‌ها

زمانی که از شروع یک پروژه صحبت می‌شود اولین چیزی باید در مورد آن فکر شود، برآورد زمان لازم برای انجام آن و مدیریت درست پروژه موردنظر است. اگر این دو کار به خوبی انجام نشود، منابع سازمان به هدر می‌رود و نمی‌توان وقت دقیقی برای اتمام کار اعلام کرد. اما برای مدیریت پروژه‌ها نیاز است تا یکی از  تکنیک‌های مختلف انجام این کار مانند: تکنیک PERT را به کار بگیرید.

تکنیک PERT به شما کمک می‌کند تا بتوانید برآورد زمان اتمام پروژه‌ها را به راحتی انجام دهید و  روند انجام آن‌ها را طبق زمان تعیین‌شده به انجام برسانید. به این صورت هماهنگی بین واحدها افزایش پیدا می‌کند و منابع سازمان در جهت درست مصرف می‌شود و هدر نمی‌رود. در ادامه این مطلب تعریف دقیق این تکنیک، مزایا و معایب آن، انواع مدل‌های تخمینی قابل استفاده در هنگام استفاده از این روش و دیگر موارد پیرامون آن را مورد بررسی قرار می‌دهیم. پس توصیه می‌کنیم تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.

تکنیک PERT چیست؟

این تکنیک به برنامه‌ریزی و هماهنگی کارهای مختلف واحدهای متفاوت در یک پروژه کمک می‌کند و آن را ممکن می‌سازد. با استفاده از این روش مدیریت پروژه می‌توانید متوجه شوید که آیا کارها به صورت مناسب پیشرفت می‌کنند یا جلو نمی‌روند. روش فوق برای اولین‌بار در سال 1950 توسط ارتش ایالات متحده آمریکا جهت مدیریت برنامه موشکی زیردریایی پولاریس تعریف شد و توسعه پیدا کرد.

هنگام استفاده از این تکنیک باید توجه داشته باشید که اساس آن تعیین کارهای لازم و بحرانی برای اتمام یک پروژه است. به این کارها و رویدادهای بحرانی در اصطلاح Mile Stones یا مسافت‌نما گفته می‌شود. وضعیت این کارها موقعیت دقیق برنامه موردنظر را مشخص می‌کند و امکان تخمین زمان لازم برای اتمام دیگر کارهای باقی‌مانده را به شما می‌دهد. در این تکنیک کارها را به فعالیت‌های ریز تقسیم می‌کنند و سپس از نمودار برای نشان‌دادن وابستگی میان آن‌ها استفاده می‌شود.

قبل از اقدام به برنامه‌ریزی مدیریت پروژه بایستی بدانیم پروژه چیست؟ و تکنیک PERT چه کمکی می‌تواند به ما کند؟

برآورد زمان با تکنیک PERT در چه پروژه‌های استفاده می‌شود؟

به طور کلی برآورد زمان با تکنیک PERT برای پروژه‌هایی به کار می‌رود که نمی‌توان زمان انجام دقیقی برای آن‌ها تعیین کرد و زمان نسبت به هزینه فاکتور بسیار مهم‌تری به شمار می‌آید. در واقع هرچه زمان بیشتری در این پروژه استفاده شود هزینه نیز بالاتر می‌رود.

در ادامه نمونه هایی از کارهایی که برآورد زمان با تکنیک PERT برای آن‌ها کاربردی است و می‌توان تخمین وقت اتمام آن‌ها را با این تکنیک به انجام رساند را به شما معرفی می‌کنیم و شرح مختصر و مفید در مورد آن‌ها می‌دهیم

برآورد زمان پروژه‌های ساختمانی با تکنیک PERT

در ایران زمانی که یک پیمانکار ساخت یک بنا را شروع می‌کند، مصالح قیمت پایین‌تری نسبت به زمان اتمام آن دارند. این تفاوت قیمت باعث ایجاد ضرر و زیان اقتصادی برای فرد سازنده می‌شود؛ اما می‌توان با به کارگیری برآورد زمان با تکنیک PERT این مشکل را حل کرد. استفاده از این روش به پیمانکاران اجازه می‌دهد تا بتوانند تخمین درستی از زمان اتمام ساختمان موردنظر خودشان داشته باشند و با توجه به نیاز مصالح را تهیه و انبار کنند. به این صورت فرد می‌تواند مصالح را با قیمت پایین‌تر بخرد و از نظر اقتصادی دچار مشکل نشود.

برآورد زمان پروژه‌های راه‌سازی با تکنیک PERT

پروژه‌های راه‌سازی بسیار کلان هستند و امکان تعیین زمان دقیق برای اتمام آن‌ها وجود ندارد. زیرا موانع موجود در راه انجام این کار بسیار زیاد است؛ اما امکان برآورد زمان با تکنیک PERT به صورت تقریبی وجود دارد. انجام این کار بسیار مهم است و به مدیران اجازه می‌دهد تا زمان و منابع لازم را بهتر مدیریت کنند. اگر این مدیریت به درستی صورت نگیرد امکان دارد که ساخت یک آزادراه یا بزرگراه سال‌ها طول بکشد.

مزایا تکنیک PERT شامل چه مواردی است؟

استفاده از تکنیک PERT مزیت‌های فراوانی دارد که باعث می‌شود تا بسیاری از افراد آن را به عنوان روش تخمین زمان پروژه خودشان انتخاب کنند. برخی از مهم‌ترین مزیت‌ها را در این بخش به شما معرفی می‌کنیم و در موردشان شرح کاملی می‌دهیم.

پیچیدگی پروژه‌های مختلف با استفاده از تکنیک PERT کاهش پیدا می‌کند

کارها و وظایف پروژه‌های بزرگ، سنگینی و پیچیدگی خاصی دارد این موضوع باعث می‌شود تا آن‌ها به خوبی پیشرفت نکند یا برنامه موردنظر برای مدت زیادی در حالت رکود باقی بماند. اما استفاده از این روش به شما اجازه می‌دهد تا بتوانید کارهای بسیار پیچیده را به وظیفه‌های کوچک و قابل انجام تبدیل کنید. به این صورت انجام آن کارها برای افراد آسان‌تر خواهد بود و پروژه موردنظر روز به روز پیشرفت خواهد کرد که مطلوب همه ارکان آن برنامه به شمار می‌رود.

باعث افزایش هماهنگی بیشتر بخش‌های مختلف می‌شود

هنگامی که تخمین درستی از زمان اتمام درست پروژه وجود ندارد امکان برنامه‌ریزی درست و تقسیم وظایف بین واحدهای متفاوت نیز ممکن نیست. به این صورت مدیران واحدها نمی‌دانند چه کاری را باید به انجام برسانند و کدام وظایف برعهده آن‌ها نیست. این موضوع همچنین باعث به وجود آمدن ناهماهنگی میان بخش‌های یک برنامه می‌شود و دوباره‌کاری‌های متعدد را در طول پروژه به وجود می‌آورد.

بنابراین باید به مدیریت پروژه اهمیت زیادی بدهید و سعی کنید تا آن را به درستی انجام دهید. تکنیک PERT این امکان را به شما می‌دهد و کمک می‌کند تا بتوانید برنامه‌ریزی خوبی انجام دهید و بین واحدهای مختلف هماهنگی لازم را ایجاد کنید.

سرعت امتحان‌کردن فرضیات با استفاده از تکنیک PERT افزایش پیدا می‌کند

برای انجام کارهای مختلف در طول پروژه‌ها فرضیات و روش‌های متعددی پیشنهاد می‌شود تا فعالیت موردنظر در کم‌ترین زمان ممکن و با بیشترین بازدهی به انجام برسد. اما این کار کمی زمان‌بر است و اگر با دقت انجام نگیرد می‌تواند باعث ایجاد صدمات زیادی شود. استفاده از این تکنیک کمک می‌کند تا بتوانید زمان تقریبی را برای تست‌کردن این فرضیات در نظر بگیرید و آن‌ها را در ابعاد کوچک به انجام برسانید.

به این صورت سرعت انجام آن‌ها افزایش قابل‌توجهی پیدا خواهد کرد و در صورت موفقیت‌آمیز نبودن آن‌ها ضرر چندانی به منابع وارد نمی‌شود. به این صورت شما می‌توانید روند عادی پیشرفت پروژه را به خوبی پیش بگیرید و در هنگام انجام آن خللی پیش نمی‌آید.

مشخص شدن میزان کارآیی کارکنان و سرعت پیشرفت کار

وقتی کارهای پروژه به فعالیت‌های کوچک تبدیل می‌شود، اندازه‌گیری میزان کارایی انجام آن‌ها بسیار راحت‌تر می‌شود. این موضوع کمک می‌کند تا بتوان عملکرد کارکنان بخش‌های متفاوت را به درستی و با دقت بیشتری ارزیابی کرد و در صورت بروز کم‌کاری علتش را به طور مناسب تعیین کرد. این کار کمک می‌کند تا سرعت پیشرفت برنامه موردنظر بیشتر شود و انجامش در زمان کوتاه‌تری به انجام برسد. اما برای دستیابی به تمامی این موارد باید از تکنیک PERT استفاده کنید و آن را در این جهت به کار بگیرید.

معایب  تکنیک PERT چیست؟

این تکنیک دارای معایب بسیار کمی است که باید در هنگام بررسی این روش آن‌ها را نیز در نظر بگیرید. در ادامه یکی از این معدود مشکل‌ها را برای شما بیان می‌کنیم تا نسبت به آن آگاهی لازم را پیدا کنید.

امکان بروز خطای انسانی در جمع‌آوری داده‌هایش زیاد است

داده‌های مورداستفاده در این تکنیک با استفاده از انسان و به صورت تقریبی جمع‌آوری می‌شود. همین موضوع احتمال ایجاد خطا در هنگام برآورد با استفاده از آن را زیاد می‌کند. به همین دلیل باید اطلاعات را با وسواس زیادی بررسی کنید تا از صحت آن‌ها اطمینان کافی حاصل کنید و همچنین در هنگام برنامه‌ریزی خودتان احتمال وجود خطا را نیز در نظر بگیرید.

انواع مدل‌های تخمینی تکنیک PERT چیست؟

در هنگام استفاده از تکنیک PERT باید مدل‌های تخمینی را به کار بگیرید تا بتوانید برآورد را درست انجام دهید. سه مدل تخمینی TOPTL TLIKELY و TPESS در این تکنیک به کار می‌روند که آن‌ها را برای شما در ادامه شرح می‌دهیم و نحوه عملکردشان را باز می‌کنیم.

مدل تخمینی  TOPT

TOPT به عنوان مدل تخمینی خوش‌بینانه معرفی می‌شود. سریع‌ترین زمان لازم برای اتمام یک پروژه به عنوان زمان خوش‌بینانه معرفی می‌شود. البته در این مدل فرض بر این است که تمامی منابع در دسترس هستند و فعالیت‌های قبلی لازم به طور کامل تمام شده‌اند.

مدل تخمینی TLIKELY

این مدل با در نظر گرفتن موانع موجود معقول‌ترین و بهترین زمان ممکن برای انجام پروژه را پیشنهاد می‌کند.

مدل تخمینی TPESS

TPESS را به عنوان مدل بدبینانه می‌شناسند. در هنگام برآورد زمان با استفاده از این روش تمامی موانع و مشکلات در نظر گرفته می‌شود و حداکثر زمان لازم برای تکمیل پروژه را مشخص می‌کنند. همچنین در این نوع از مدل فرض بر این است که کمبود منابع وجود دارد و برای انجام پروژه امکانات لازم به سختی و با صرف‌کردن زمان زیاد تهیه می‌شود.

نمودار PERT چیست و برای رسم آن باید چه کارهایی را انجام داد؟

نمودار PERT به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند به راحتی جدول زمانی مربوط به انجام پروژه و بودجه‌ی مربوط به آن‌ها را تعیین کنند و نظارت مستمری روی پیشرفت پروژه و روند انجام آن داشته باشند. تحلیل این نمودار به سادگی قابل انجام است زیرا از خطوط ساده‌ای تشکیل شده است که اهداف و فعالیت‌های را به یکدیگر متصل می‌کند.

دیدن این نمودار می‌تواند دید مناسبی نسبت به مشکلات و موانع موجود سر راه پیشرفت پروژه به شما بدهد و کمک کند تا بتوانید آن‌ها را سریع‌تر شناسایی و حل کنید. زیرا در هنگام رسم آن بدترین و بهترین سناریوهای ممکن برای پیشبرد برنامه موردنظر در نظر گرفته شده است.

نحوه‌ی رسم نمودار PERT

برای رسم نمودار Pert باید یکسری کارها را به ترتیب به انجام برسانید. گام‌های موردنیاز را در ادامه به شما معرفی می‌کنیم و آن‌ها را شرح می‌دهیم.

قدم اول: اهداف کلی پروژه را مشخص کنید

ابتدا باید هدف بلندمدت و کوتاه‌مدت پروژه موردنظر خودتان را تهیه کنید. سپس باید به سراغ کارهای موردنیاز برای رسیدن به این اهداف بروید و آن‌ها را به صورت لیستی بنویسید. به این صورت شما می‌توانید از کلیت پروژه مراحل انجام آن و وظایف موردنیاز برای رسیدن به هدف موردنظر دید کلی پیدا کنید.

قدم دوم: مجموعه مراحل موردنیاز را تعیین کنید

بعد از آن باید ترتیب انجام کارهای مربوط به پروژه را تعیین کنید. این ترتیب ممکن است که در طور انجام پروژه موردنظر تغییر کند و باید آن را در نظر بگیرید.

قدم سوم: نمودار شبکه‌ای اولیه را رسم کنید

نمودار شبکه شمایی از فعالیت موردنیاز و روابط بین آن‌ها است. نمودار فوق دایره‌ها و خط‌هایی دارد که ارتباط بین دایره‌ها را نمایش می‌دهد. هر دایره یک هدف و فعالیت را نشان می‌دهد و خط مشخص می‌کند رابطه دایره قبلی با دیگر موارد چیست.

قدم چهارم: جدول زمانی هر مرحله و نمودار را تکمیل کنید

بعد از انجام این کار باید زمان تقریبی انجام هر مرحله را محاسبه کنید. برای انجام این کار باید فرمول زیر را به کار ببرید:

۶ ÷ (بدبینانه + (واقع‌بینانه × ۴)  + خوش‌بینانه) = زمان پیش‌بینی‌شده

این کار را باید برای تمامی مراحل انجام دهید و سپس مقادیر آن را در نمودار Pert وارد کنید تا به طور دقیق این نمودار کامل و آماده شود.

اصطلاحات مورد استفاده در تکنیک PERT چیست؟

در هنگام استفاده از تکنیک PERT یکسری اصطلاحات به کار می‌رود که باید نسبت به آن‌ها آگاهی داشته باشید تا دچار گیجی در این زمینه نشوید. در ادامه برخی از مهم‌ترین آن‌ها را برای شما بیان می‌کنیم و شرحشان می‌دهیم.

• Float/Slack

مدت زمانی است که افراد می‌توانند در انجام یک وظیفه تأخیر داشته باشند بدون اینکه در انجام کل پروژه خللی به وجود آید.

• Critical Path

به طولانی‌ترین مسیر موجود در نمودار گفته می‌شود و این اصطلاح شامل ابتدا و انتهای این مسیر می‌شود.

• Lead Time

مدت زمانی را گویند که فرد باید وظیفه موردنظر خودش را بدون تأثیر روی دیگر کارها به انجام برساند.

• Fast Tracking

این اصطلاح برای وظایف و کارهایی به کار برده می‌شود که پشت سرهم و به دنبال هم انجام می‌شوند استفاده می‌گردد.

کلام آخر

تکنیک PERT یکی از معروف‌ترین روش‌ها برای مدیریت پروژه به شمار می‌رود استفاده از این روش به شما کمک می‌کند تا بتوانید برآورد زمان درستی جهت پروژه‌های خودتان به انجام برسانید. بنابراین باید نسبت به آن آگاهی پیدا کنید و این تکنیک را در هنگام مدیریت برنامه‌های مختلف خودتان به کار بگیرید. در این مطلب موارد مختلف مرتبط به این روش را برای شما بیان کردیم تا آن را بشناسید و بتوانید از این تکنیک در مدیریت پروژه‌های عمرانی ، نفت وگاز و…به نحو احسن استفاده کنید.